WBSO subsidie aanvragen in 2025: een complete handleiding
De WBSO is een subsidie die bedrijven financieel ondersteunt bij speur- en ontwikkelingswerk. In deze blog ontdek je hoe je in aanmerking komt en waarom administratie belangrijk is voor een aanvraag.
Betekenis WBSO en waarom is het belangrijk?
Nieuwe producten, technologieën en diensten ontwikkelen kost tijd en geld. Gelukkig is er in Nederland de WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk), een subsidie die bedrijven financieel ondersteunt bij ‘speur- en ontwikkelingswerk’ (S&O).
Dit kan onder andere bestaan uit:
- Onderzoek naar nieuwe technologieën of processen.
- Ontwikkeling van geheel nieuwe software of producten.
- Technologische verbeteringen die bijdragen aan innovatie.
WBSO subsidie: zo kom jij in aanmerking
Om in aanmerking te komen voor de WBSO-subsidie, moet je voldoen aan bepaalde voorwaarden, waaronder een nauwkeurige urenregistratie. De WBSO helpt bedrijven kosten voor innovatie te verlagen, of je nu een mkb, startup of groot bedrijf bent, als je investeert in onderzoek en ontwikkeling.
Wat zijn de voordelen van de WBSO?
Hieronder staan een aantal voordelen van WBSO opgesomd.
- Lagere loonkosten: De belangrijkste kostenpost voor veel bedrijven die innoveren, zijn de salarissen van medewerkers die aan projecten werken. Met de WBSO kun je een deel van deze loonkosten verlagen.
- Fiscale voordelen: De subsidie wordt toegepast als een aftrekpost op de loonheffing, waardoor je als bedrijf direct minder belasting betaalt.
- Toegang voor verschillende bedrijfstypes: Zowel startups als gevestigde bedrijven kunnen gebruikmaken van de regeling.
De WBSO is belangrijk voor bedrijven die willen blijven innoveren zonder financieel te worden geremd door de hoge kosten die dat vaak met zich meebrengt.
💡 Lees hier meer over belangrijke publicaties rondom de WBSO.
Voorwaarden voor de WBSO-subsidie
Om de WBSO-subsidie aan te vragen, moet je als bedrijf aan een aantal voorwaarden voldoen:
- Innovatieve werkzaamheden: Het werk dat je doet moet gericht zijn op de ontwikkeling van nieuwe technologieën, producten, processen of software.
- Nederlandse loonbelasting: Je bedrijf moet loonbelasting betalen in Nederland.
- Nauwkeurige urenregistratie: Een gedetailleerde urenregistratie is verplicht om aan te tonen dat je daadwerkelijk S&O-werkzaamheden verricht.
- S&O-verklaring: Je moet een S&O-verklaring hebben, die je ontvangt nadat je aanvraag is goedgekeurd door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).
De RVO is de instantie die de WBSO-aanvragen beoordeelt en de subsidie toewijst. Het is dus cruciaal dat je aanvraag voldoet aan alle voorwaarden en dat je administratie goed op orde is.
💡 Lees hier meer over hoe je aan WBSO aanvraagt via de RVO.
Waarom is urenregistratie nodig voor WBSO?
Een belangrijke voorwaarde voor WBSO-aanvragen is het nauwkeurig bijhouden van de S&O-uren van medewerkers, inclusief wie, wanneer en hoeveel tijd aan innovatieprojecten is besteed.
Waarom is dit zo belangrijk?
- Verantwoording: De WBSO-subsidie is een belastingvoordeel, dus je moet kunnen bewijzen dat je aan de voorwaarden voldoet. Een gedetailleerde urenregistratie toont hoeveel tijd en middelen aan S&O-projecten zijn besteed.
- Controle: De overheid kan audits uitvoeren. Zonder goede registratie riskeer je terugvordering van de subsidie, met financiële gevolgen..
- Transparantie en efficiëntie: Een goede administratie biedt inzicht in je processen, waardoor je snel kunt bijsturen bij problemen of tijdsoverschrijdingen.
🎙️ Luister hier naar onze podcast over subsidies vinden en aanvragen.
Hoe hou je een S&O administratie bij?
Zodra je begint met een S&O-project, is het belangrijk om meteen de administratie bij te houden – zelfs als je aanvraag nog niet is goedgekeurd. Zorg ervoor dat je alle brieven en beschikkingen van de RVO bewaart en houd de volgende onderdelen goed bij:
Urenregistratie
In je urenregistratie noteer je precies hoeveel tijd elke medewerker per dag aan S&O-activiteiten besteedt.
- Gebruik een urenstaat: Dit kan in Excel, maar je mag ook een systeem gebruiken dat beter aansluit op jouw manier van werken. Het belangrijkste is dat je de uren per dag, per project en per medewerker registreert.
- Flexibiliteit tussen projecten: Als een project minder tijd vraagt dan gepland, mag je de overgebleven uren verschuiven naar andere goedgekeurde S&O-projecten.
- Ziekte en verlof: Registreer geen uren voor medewerkers die ziek zijn of verlof hebben. Dit kan worden gecontroleerd.
- Regelmatig bijwerken: Werk je urenregistratie minstens elke 10 werkdagen bij om een actueel overzicht te houden.
Projectadministratie
Voor elk project moet je duidelijk vastleggen wat er is gedaan en hoe het werk vordert.
- Documenteer alles: Verzamel alle belangrijke documenten zoals rapporten, e-mails en ander bewijsmateriaal. Houd deze documenten geordend per project en zorg dat ze zijn voorzien van een datum en de naam van de opsteller.
- Voortgang bijhouden: Maak regelmatig een kort overzicht van de voortgang en bewaar alle documenten minimaal 7 jaar.
- Digitale hulpmiddelen: Voor softwareprojecten kun je systemen zoals Git (voor versiebeheer), Jira (voor het bijhouden van taken) gebruiken om je administratie te ondersteunen of een tool als TimeChimp (voor het bijhouden van uren op projecten).
Kosten- en uitgavenadministratie
Als je bij je WBSO-aanvraag hebt gekozen voor het bijhouden van werkelijke kosten en uitgaven, moet je deze kunnen aantonen.
- Gebruik een kostenmodel: Je kunt gebruikmaken van het WBSO-invoermodel (Excel), maar je mag ook je eigen methode hanteren, zolang het overzichtelijk en compleet is.
- Bewaar alle documenten: Houd alles bij wat je uitgaven ondersteunt, zoals facturen, betaalbewijzen, contracten en boekingen.
- Gedeeld gebruik: Als een aankoop, zoals een machine, ook voor andere bedrijfsactiviteiten wordt gebruikt, moet je precies berekenen welk deel voor het S&O-project is ingezet en dit opnemen in je administratie.
- Op tijd afronden: Zorg ervoor dat je administratie van kosten en uitgaven binnen 2 maanden na afloop van het kalenderjaar compleet is.
Door deze stappen goed te volgen, voldoe je aan de eisen van de RVO en voorkom je problemen bij de controle van je WBSO-aanvraag.
WBSO aanvraag: de deadlines in 2025
Je kunt WBSO maximaal vier keer per jaar aanvragen, met een minimale aanvraagperiode van drie maanden per keer. De belangrijkste deadlines voor het indienen van een aanvraag zijn:
- 31 maart 2025: Voor projecten vanaf 1 april 2025.
- 30 juni 2025: Voor projecten vanaf 1 juli 2025.
- 30 september 2025: Voor projecten vanaf 1 oktober 2025.
- 20 december 2025: Voor projecten vanaf 1 januari 2026.
Let op: aanvragen moeten altijd vóór 23:59 uur op de deadline worden ingediend bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Te late aanvragen schuiven door naar de eerstvolgende startperiode.
Hoe werkt de aanvraagtermijn?
Een veelgestelde vraag bij het aanvragen van WBSO is hoe de minimale termijn van drie maanden precies werkt.
- Elke WBSO-aanvraag moet voor minimaal 3 maanden worden ingediend.
- Maximaal 4 aanvragen per jaar zijn toegestaan.
- De startdatum ligt altijd op de eerste dag van de maand, dus je kunt niet halverwege een maand beginnen.
Voorbeeldscenario
- Je vraagt op 31 mei WBSO aan:
- De eerstvolgende startdatum is 1 juli (niet 1 juni).
- Je moet WBSO aanvragen voor minimaal juli, augustus en september (3 maanden).
- Je vraagt op 30 juni WBSO aan:
- Startdatum wordt dan 1 juli.
- Minimale periode: juli, augustus en september.
- Je vraagt op 31 maart WBSO aan:
- Startdatum: 1 april.
- Minimale periode: april, mei, juni.
Je kunt niet op 31 mei een aanvraag doen voor een startdatum van 1 juni omdat:
- Je dan slechts 2 maanden (juni & juli) zou aanvragen (wat niet mag).
- De eerstvolgende mogelijke startdatum na 31 mei is 1 juli.
- Je aanvraag minimaal voor juli, augustus en september moet zijn.
Wil je een periode eerder beginnen, dan moet je je aanvraag dus vóór 31 maart indienen om per 1 april te starten. Wil je vanaf 1 juni WBSO, dan had je dit vóór 31 maart moeten aanvragen.
Uitzonderingen
Er zijn twee belangrijke uitzonderingen op deze regel:
- Aanvragen na 30 september: Als je na 30 september een aanvraag indient, geldt het voordeel pas vanaf 1 januari van het volgende jaar.
- Aanvragen voor 1 januari: Wil je vanaf 1 januari gebruikmaken van de WBSO, dan moet je de aanvraag uiterlijk 20 december indienen. Doe je dit na 20 december, bijvoorbeeld op 21 december, dan gaat het voordeel op z'n vroegst in per 1 februari.
Mededeling realisatie: eindrapportage
Na afloop van het jaar waarin je WBSO hebt ontvangen, moet je een mededeling realisatie indienen bij de RVO. Dit houdt in dat je de daadwerkelijk gerealiseerde S&O-uren en eventuele kosten rapporteert.
- Deadline: Uiterlijk 31 maart 2025 voor de WBSO-periode van 2024.
- Verplicht voor alle bedrijven, ook als je minder uren hebt gemaakt dan verwacht.
Handleiding: aanvragen WBSO 2025
Het aanvragen van een WBSO-subsidie vereist een aantal stappen. Hieronder vind je een handig stappenplan om het proces soepel te laten verlopen.
Stap 1: Bepaal of je in aanmerking komt
Controleer of jouw bedrijf en R&D-projecten voldoen aan de WBSO-voorwaarden. De werkzaamheden moeten betrekking hebben op speur- en ontwikkelingswerk (S&O), zoals technisch onderzoek of softwareontwikkeling.
Stap 2: Verzamel de benodigde informatie
Voor je aanvraag heb je een goede beschrijving van:
- Projectomschrijvingen
- Doelstellingen
- Inschatting van de uren en kosten.
Veelvoorkomende fouten bij deze stap zijn:
- Onnauwkeurige urenregistratie
- Vage projectbeschrijvingen
- Onjuiste kosteninschattingen
Stap 3: Dien je aanvraag in bij de RVO
Het indienen van een WBSO-aanvraag gebeurt via het eLoket van de RVO. Volg onderstaande stappen om je aanvraag correct in te dienen:
- Log in op het eLoket
- Selecteer de juiste aanvraagprocedure: Kies 'Nieuwe aanvraag WBSO' en vul het digitale formulier in.
- Vul de projectgegevens in: Beschrijf de technische uitdagingen, doelstellingen en werkzaamheden van je R&D-project.
- Geef een schatting van de S&O-uren en kosten: Maak een onderbouwde inschatting van de te besteden uren en bijbehorende kosten.
- Controleer en verstuur je aanvraag: Controleer alle ingevoerde gegevens zorgvuldig en dien de aanvraag in vóór de gestelde deadline.
Na indiening ontvang je een bevestiging van de RVO. Binnen 3 maanden wordt beoordeeld of je aanvraag wordt goedgekeurd. Meer informatie over het aanvraagproces vind je hier.
Stap 4: Houd een nauwkeurige urenregistratie bij
Na goedkeuring van je aanvraag moet je de S&O-uren en werkzaamheden nauwkeurig bijhouden. Dit is waar TimeChimp enorm kan helpen:
- Eenvoudig uren bijhouden: Registreer WBSO-uren in één klik
- Goedkeuren: Keur uren eenvoudig goed met volledige goedkeurhistorie
- Makkelijke export. Exporteer direct in RVO-formaat, pasklaar voor je aanvraag.
Stap 5: Dien je realisatie door
Aan het einde van het jaar moet je de daadwerkelijk gerealiseerde S&O-uren rapporteren aan de RVO. Zorg ervoor dat je dit vóór 31 maart van het volgende jaar doet om boetes of problemen te voorkomen. Je kunt dit eenvoudig regelen via de mededeling realisatie op de RVO-website.
Tips voor het aanvragen van WBSO
Een goede urenregistratie is essentieel voor WBSO. Maar hoe zorg je ervoor dat dit proces soepel verloopt? Hier zijn enkele praktische tips:
- Registreer dagelijks: Vraag medewerkers om dagelijks uren bij te houden om vergeten of onnauwkeurige registraties te voorkomen. Registreer uren uiterlijk 10 dagen na uitvoering.
- Duidelijke beschrijving van activiteiten: Zorg voor specifieke omschrijvingen van activiteiten, zoals "Onderzoek naar nieuwe algoritmes" in plaats van "Softwareontwikkeling".
- Maak gebruik van een urenregistratietool: Handmatige registratie is foutgevoelig. Tools zoals TimeChimp maken het makkelijker om uren nauwkeurig te registreren en rapportages automatisch te genereren.
- Zorg voor een projectstructuur: Verdeel je S&O-projecten in duidelijke fases of onderdelen en houd de uren per fase bij. Dit geeft overzicht en helpt bij het goedkeuren van de subsidie.
Hier zijn enkele veelvoorkomende valkuilen:
- Te laat indienen: De RVO accepteert geen aanvragen die na de deadline worden ingediend. Zorg ervoor dat je aanvraag volledig en op tijd is.
- Onvolledige aanvraag: Zorg ervoor dat alle documentatie, waaronder een nauwkeurige urenregistratie, is bijgevoegd. Een incomplete aanvraag kan leiden tot vertragingen of zelfs afwijzing.
- Vergeten administratie: Als je eenmaal de WBSO hebt aangevraagd, moet je blijven voldoen aan de administratieve eisen, ook nadat je de subsidie hebt ontvangen.
Tips voor registratie in TimeChimp
Als je gebruikmaakt van een tool zoals, kun je je urenregistratie eenvoudig en efficiënt organiseren. Hier zijn enkele tips voor het optimaliseren van je S&O-administratie in TimeChimp:
- Gebruik labels: Maak aparte labels aan voor je S&O-projecten, zodat je deze eenvoudig kunt onderscheiden van andere werkzaamheden. Hoe je labels aanmaakt lees je in dit hulpartikel.
- Exporteren naar Excel. Wil je jouw WBSO-uren exporteren naar Excel om deze makkelijk aan te kunnen leveren? Hier lees je hoe je makkelijk data uit TimeChimp exporteert naar Excel.
- Rapportages: Met TimeChimp maak je snel en makkelijk rapportages die voldoen aan de WBSO-eisen. Zo heb je altijd een duidelijk overzicht van je gegevens en ben je goed voorbereid op je aanvraag.
- Budgetten instellen. Ook kun je budgetten toevoegen aan WBSO-projecten, zodat je het budgetverloop kunt bijhouden. Dit bespaart je tijd bij het voorbereiden van je aanvraag.
Conclusie
De WBSO-subsidie biedt bedrijven een waardevolle financiële steun voor innovatie, maar vereist een zorgvuldige urenregistratie. Volg deze stappen om te voldoen aan de eisen van de RVO en optimaal te profiteren van de WBSO-regeling:
- Registreer dagelijks je uren: Zorg ervoor dat je uren per dag nauwkeurig worden vastgelegd.
- Houd een duidelijke projectstructuur aan: Zorg voor een overzicht van je innovatieprojecten, inclusief wie wat doet en hoeveel tijd eraan besteed wordt.
- Gebruik een tool zoals TimeChimp: Met TimeChimp kun je eenvoudig je uren bijhouden en voldoen aan de RVO-eisen.
Door deze stappen te volgen, kun je je WBSO-aanvraag eenvoudig en correct indienen.
onze nieuwsbrief
met TimeChimp
en boost je productiviteit.
Krijg controle over je urenregistratie
