6 Tipps für effiziente Projektplanung ohne Micromanagement

Effektive Projektleitung ist gute Projektleitung – daher ist es wichtig zu wissen, wie Sie als Projektleiter die Produktivität Ihres Teams steigern können. Wir haben für Sie 6 Tipps für effiziente Projektplanung ohne Micromanagement vorbereitet, um Ihre Mitarbeiter zu motivieren, ohne sie unter Druck zu setzen.

1. Starten Sie mit detaillierter Projektplanung

Gute Kommunikation und Zusammenarbeit beginnt mit strukturierter Projektplanung. Wenn Ihr Team genau weiß, wer, wann, woran arbeiten muss und welche Deadlines einzuhalten sind, vermeiden Sie Unsicherheiten oder vergessene Aufgaben.

Doch bereits hier können Sie sich die Arbeit schwerer machen als nötig – etwa wenn Sie Ihre Projektpläne in Excel erstellen und an Mitarbeiter senden. Vor allem große Projekte mit vielen Projektphasen und Mitwirkenden enden so oft in einem unübersichtlichen Dschungel aus Spalten und Zeilen, in denen wichtige Aufgaben untergehen können. Das ist vor allem der Fall, wenn Ihr Team nur schnell Details im Plan über das Smartphone checken möchten, da die Dokumente nicht auf den kleinen Bildschirmen ausgelegt sind.  Und auch wenn cloudbasierte Spreadsheets spätere Anpassungen ermöglichen, so werden Ihre Mitarbeiter nicht darüber informiert und Informationen werden nicht rechtzeitig kommuniziert. Um das zu vermeiden, greift so mancher Projektleiter zu typischen Methoden im Micromanagement. Unzählige Follow-Up-Nachrichten sowie ständige Kontrolle schaffen ein Arbeitsklima ohne gegenseitiges Vertrauen und dafür mit umso mehr Leistungsdruck. Die Folge: Unmotivierte, frustrierte Mitarbeiter und ein Projekt, das in seiner Ausführung nicht chaotischer sein könnte. Das muss nicht sein.

Ein cloudbasiertes, vollständig integriertes Tool für Projektplanung & -management schafft Abhilfe: Mit TimeChimp können Sie und Ihre Mitarbeiter Projektpläne nach Aufgaben, Deadlines und Verantwortlichen filtern und werden per E-Mail über neue Aufgaben oder Änderungen benachrichtigt. So können Sie darauf vertrauen, dass Ihr Team gut informiert ist und seine Arbeit erledigt.

2. Lassen Sie die Zügel locker

Das bringt uns auch schon zum nächsten Punkt: Lassen Sie Ihren Teammitgliedern Luft zum Atmen und Raum, um ihre Arbeit zu machen. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern ständig über die Schulter schauen, geben Sie Ihnen das Gefühl, ihnen nicht zu vertrauen. Unser Tipp: Behandeln Sie Ihr Team wie Erwachsene. Schließlich sind sie das auch. Sonst ist wahrscheinlich, dass sich Teammitglieder untereinander absprechen, bevor sie zu Ihnen mit Fragen oder Anliegen kommen. Das kann zu unnötigen Verzögerungen oder gar Missverständnissen führen. Wenn Sie gesunden Abstand halten, schaffen Sie gegenseitiges Vertrauen und können sich auf wesentliche Aspekte Ihrer Arbeit konzentrieren, anstatt die hundertste Erinnerung an eine Deadline zu verschicken.

3. Passen Sie die Aufgabenverteilung an Mitarbeiter an

Jedes Teammitglied hat seine Stärken und Schwächen und ein guter Projektleiter nutzt dieses Wissen für eine effiziente Projektplanung. Deswegen sollte Sie Ihre Mitarbeiter in die Aufgabenverteilung mit einbeziehen. Jemand hat ein gutes Gespür für Zahlen, der andere möchte mehr Praxiserfahrung in der Content-Produktion sammeln? Nutzen Sie diese Interessen und Stärken bei der Definition von Rollen innerhalb des Projekts und Ihre Teammitglieder werden es Ihnen mit Motivation und guter Arbeitsleistung danken.

4. Stellen Sie Fragen

Natürlich möchten Sie als Projektleiter regelmäßig überprüfen, wie das Projekt voranschreitet, woran alle gerade arbeiten und ob Sie irgendwo helfen können. Dabei möchten Sie aber nicht zu herrisch wirken und Ihren Teammitgliedern diktieren, wie sie ihre Arbeit zu erledigen haben. Planen Sie sich in regelmäßigen Abständen kleine „Check-ins“ mit Ihren Mitarbeiten ein und stellen Sie Fragen: „Wie geht es Ihnen mit dem Workload? Ist diese Deadline noch realistisch? Wenn nicht: Was brauchen Sie (von mir), um diese Aufgabe rechtzeitig erledigen zu können?“

Achten Sie in der Kommunikation auf eine gute Balance zwischen Ihren klaren Erwartungen, Motivation und Verständnis.

5. Legen Sie Wert auf klare Kommunikation

Klare Kommunikation ist für Sie als Projektleiter entscheidend. Legen Sie deshalb bereits in der Phase der Projektplanung fest, welche Ansprechpartner für welche Projektbereiche zuständig sind und über welchen Kanal kommuniziert werden soll. Die im Tipp Nr. 5 angesprochenen Check-ins können bei kleinen Projekten mit dem gesamten Team abgehalten werden und bei größeren Projekten in mehrere Meetings mit den jeweiligen Mitgliedern von Teilprojekten. Planen und teilen Sie für dieses Meeting immer eine Agenda, fertigen Sie Besprechungsnotizen an und teilen Sie diese mit Ihren Mitarbeitern.

Auch klare Freigabeprozesse sind ein wichtiger Teil von guter Kommunikation im Projektmanagement. Nutzen Sie etwa digitale Genehmigungsprozesse, wenn Mitarbeiter etwa ihre Schichten tauschen möchten oder projektbezogene Ausgaben und Spesen deklarieren müssen.

6. Bitten Sie um Feedback

Nutzen Sie Ihre Check-ins und Meetings auch für Feedback. Bitte Sie Ihr Team um Anregungen für die Zusammenarbeit sowie Ihren Management-Stil und binden Sie sie in Entscheidungen ein. Dabei ist wichtig, dass Sie Ihr Team nicht spontan um Feedback bitten, sondern bereits in der zuvor geteilten Agenda auf die Möglichkeit hinweisen. Am besten stellen Sie konkrete Fragen: Benötigen Sie mehr Hilfe/Input von mir als Projektleiter? Haben Sie das Gefühl, offen mit mir sprechen zu können? Wie zufrieden sind Sie generell mit der Kommunikation? Welche Verbesserungsvorschläge haben Sie? So können sich Ihre Mitarbeiter vorbereiten und sie bekommen konstruktive Anregungen, wie Sie Ihren Management-Stil verbessern können.

Mit diesen 6 Tipps fehlt Ihnen nur noch ein praktisches, cloudbasiertes Programm für effiziente Projektplanung, wie etwa TimeChimp. Wir kombinieren Zeiterfassung und Projektverwaltung in einem Tool und sorgen für maximale Übersicht bei minimalem Aufwand. Behalten Sie Ihre Projektplanung, Budgets und Fortschritte jederzeit im Blick und teilen Sie den Echtzeit-Status mit Ihren externen Partnern über ein praktisches Kundenportal.

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