Gute Projektmanagement-Tools erleichtern Ihnen die Arbeit erheblich. Mit den richtigen SaaS-Lösungen können Sie Ihr Team verbinden, Aufgaben organisieren und Ergebnisse erzielen, egal wo Sie sich befinden. In diesem Blog entdecken Sie die besten Tools für Projektmanager — kurz und übersichtlich erklärt.
1. Agiles Aufgaben- und Projektmanagement
Tools wie: Jira, Asana
Projektmanager müssen flexibel sein und Tools verwenden, mit denen Aufgaben und Zeit effizient verwaltet werden können. Im IT-Bereich sind Methoden wie Kanban und Scrum unverzichtbar. Tools wie Jira helfen Teams dabei, den Überblick zu behalten und ihren Arbeitsablauf zu optimieren.
Tipp zur Integration
Verwende eine Plattform wie Zapier, um Jira mit anderen Tools zu verbinden und Zeitaufzeichnungen automatisch mit bestimmten Aufgaben zu verknüpfen. Dies bietet einen sofortigen Einblick in den Fortschritt und die Termine des Teams.
2. Zeiterfassung
Tools wie: TimeChimp
Ein gutes Zeiterfassungstool ist für Projektmanager unerlässlich. TimeChimp macht es einfach, geleistete Arbeitsstunden zu verfolgen und sie mit bestimmten Projekten zu verknüpfen. Dies hilft bei der Erstellung genauer Berichte und der Budgetverwaltung.
Tipp zur Integration
Verbinden Sie TimeChimp mit Ihrem Buchhaltungssystem wie Moneybird, Exact oder E-boekhouden.nl. Diese Integration stellt sicher, dass registrierte Stunden automatisch zu den Rechnungen hinzugefügt werden, was Zeit spart und eine genaue Abrechnung gewährleistet.
3. Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Teams
Tools wie: Slack, Google Workspace, Microsoft Teams
Erfolgreiches Projektmanagement erfordert eine gute Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern. Mit Tools wie Slack und Microsoft Teams können Teammitglieder ganz einfach Nachrichten senden, Dateien teilen und für eine nahtlose Zusammenarbeit in andere Apps integrieren.
Tipp zur Integration
Verwenden Sie Slack als zentralen Kommunikationsknotenpunkt, indem Sie es mit Asana oder Google Calendar verbinden. Dadurch wird sichergestellt, dass Projektaktualisierungen und Termine automatisch geteilt werden, sodass die Teammitglieder immer auf dem Laufenden sind.
4. Finanzielle Verfolgung und Abrechnung
Tools wie: Moneybird, Xero, Exakt, Visma, E-boekhouden.nl, APHAS, Twinfield, WeFact, Schneller Start
Ein gutes Budgetmanagement und eine genaue Abrechnung sind für einen erfolgreichen Projektabschluss unerlässlich. Mit Buchhaltungsintegrationen wie Exact Globe, AFAS und Twinfield wird die Abrechnung automatisiert und Sie können Fehler durch doppelte Eingaben minimieren. Dies beschleunigt Ihre Verwaltungsprozesse und gibt Ihnen einen besseren Einblick in die Kosten pro Projekt.
Tipp zur Integration
Verbinden Sie TimeChimp mit Ihrem Buchhaltungssystem, zum Beispiel Exact Online, Moneybird oder E-boekhouden.nl. Dieser Link fügt Rechnungen automatisch Stunden hinzu, was Verwaltungszeit spart und eine genaue Abrechnung gewährleistet. Dadurch wird Ihr gesamter Abrechnungsprozess effizienter und transparenter.
5. Berichterstattung und Analyse
Tools wie: Power BI
Um das Projekt ordnungsgemäß überwachen zu können, ist eine detaillierte Berichterstattung wichtig. Power BI bietet Dashboards und Berichte, die Ihnen helfen, den Fortschritt, den Zeitaufwand und den Budgetstatus zu verstehen, sodass Sie Strategien anpassen und verbessern können.
Tipp zur Integration
Verbinden Sie Power BI mit Ihren Projekt- und Zeiterfassungstools, um in Echtzeit Einblick in Projektdaten zu erhalten. Das spart Zeit und macht es einfach, Berichte mit Kunden und Stakeholdern zu teilen.
6. Kundenbeziehungsmanagement mit CRM-Integrationen
Tools wie: HubSpot, Salesforce, Perfekter Ausblick, Pipedrive
Neben Projektmanagement und Zeiterfassung ist das Kundenbeziehungsmanagement sehr wichtig. Mit CRM-Integrationen wie Salesforce und HubSpot stehen Kundeninteraktionen und Projektinformationen im Mittelpunkt. Dadurch wird sichergestellt, dass die Kundendaten auf dem neuesten Stand bleiben und Sie effektiv auf Kundenbedürfnisse reagieren können.
Tipp zur Integration
Verbinden Sie Ihr CRM-System wie HubSpot oder Pipedrive mit TimeChimp, um Kundeninformationen und Projekte automatisch zu aktualisieren. Dadurch ist die Zeiterfassung mit bestimmten Kundenprojekten verknüpft, was den Überblick und die Kommunikation mit den Kunden verbessert.
7. Integrationen zur Gehaltsabrechnung
Tools wie: Loket.nl, Visma-Nummern
Für eine genaue und effiziente Gehaltsabrechnung sind Integrationen mit Gehaltsabrechnungssystemen wie Loket.nl und Visma Nmbrs unerlässlich. Auf diese Weise können Sie die von TimeChimp geleisteten Arbeitsstunden direkt mit Ihrem Gehaltsabrechnungssystem verknüpfen, wodurch die Gehaltsabrechnung automatisch und korrekt erfolgt.
Tipp zur Integration
Durch die Verbindung von TimeChimp mit Visma Nmbrs oder Loket.nl werden die registrierten Stunden automatisch an die Lohnverwaltung übertragen. Dies verhindert Fehler und spart Zeit im Vergütungsprozess.
Einen effektiven Arbeitsablauf einrichten
Die Einrichtung eines effektiven Workflows bedeutet nicht nur, Tools separat zu verwenden, sondern sie als Ganzes zu integrieren. Von Integrationen und Automatisierung kann sich wiederholende Aufgaben rationalisieren und den Datenfluss zwischen Tools ermöglichen. Hier sind einige Tipps für die Einrichtung eines nahtlosen Workflows:
Automatisieren Sie Prozesse mit Zapier
Sie können Zapier als Brücke zwischen all Ihren Geschäftstools verwenden. Verwenden Sie Auslöser und Aktionen, um manuelle Aufgaben zu ersetzen. Richten Sie beispielsweise einen Workflow ein, der eine automatische Slack-Nachricht an Ihr Team sendet, wenn ein Meilenstein in Ihrem Projektmanagement-Tool erreicht wird. Auf diese Weise kannst du Workflows automatisieren, indem du Apps verbindest und Auslöser für Aktionsabfolgen in deinen Tools festlegst.
Ihr Projektteam hat beispielsweise gerade einen Meilenstein in Ihrem Projektmanagement-Tool abgeschlossen? Richten Sie einen Auslöser ein, um automatisch eine automatische E-Mail oder Slack-Benachrichtigung an Ihren Kunden zu senden und ihn über die guten Neuigkeiten zu informieren. Auf diese Weise sparst du wertvolle Zeit und arbeitest intelligenter.
Wählen Sie API-freundliche Tools
Eine robuste API ermöglicht die Verbindung mehrerer Tools, sodass Daten zwischen Anwendungen automatisch aktualisiert werden. Dies hilft, Doppeleingaben zu vermeiden und bietet einen aktuellen Überblick.
Sicherheit und Compliance
Stellen Sie sicher, dass Sie Werkzeuge nach der Norm ISO 27001 erfüllen für optimale Sicherheit. Datenschutz ist unerlässlich, insbesondere bei der Zusammenarbeit zwischen Teams und externen Partnern. Mit den richtigen Integrationen und einem gut durchdachten Arbeitsablauf kann Ihr Projektmanagement effektiver, effizienter und sicherer werden.
Fazit
SaaS-Lösungen helfen Projektmanagern dabei, Projekte reibungslos laufen zu lassen. Die Leistungsfähigkeit dieser Tools kommt jedoch nur dann richtig zur Geltung, wenn sie gut integriert sind. Durch die Einrichtung von Automatisierung und nahtlosen Verknüpfungen zwischen Tools optimieren Sie Arbeitsabläufe und arbeiten nicht nur intelligenter, sondern auch schneller. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Ihren idealen Workflow zu erstellen und Ihr Projektmanagement auf die nächste Stufe zu heben.
