Dringliche Projekte so weit das Auge reicht, Kunden brauchen scheinbar immer gleichzeitig volle Aufmerksamkeit und die To-do-Liste scheint nie kürzer zu werden. So oder so ähnlich sieht der Arbeitsalltag in großen Beratungsunternehmen oft aus. Effizientes Zeitmanagement ist also unterlässlich. Hier knüpfen wir heute an und erklären dir in diesem Blogpost genau, was die typischen Zeitfresser in Beratungsagenturen sind und wie du diese mit den richtigen Tipps und Methoden vermeiden kannst.
Merkmale und Zeitfresser in großen Beratungsfirmen
Lass uns erst mal die konkreten Probleme in Unternehmensberatungen definieren, bevor wir uns der Lösung widmen. Denn gerade große Agenturen weisen bestimmte Merkmale im Workflow auf, die ohne die richtigen Zeitmanagement-Methoden zu zeitfressenden Routinen werden können.
- Große Agentur = vielfältiger Kundenstamm
Je größter die Beratungsagentur, desto größer der Kundenstamm. Soweit so klar, doch das bedeutet auch, das Beratung im großen Stil mit einem besonders vielfältigen Spektrum an Herausforderungen und Kunden verbunden ist. Selbst wenn sich deine Agentur auf Kunden aus einer bestimmten Branche spezialisiert, unterscheiden sich die Aufgabengebiete für einzelne Projekt doch sehr stark. Besteht dein Kundenstamm etwa nur aus großen Versicherungsgesellschaften, gibt es je nach Kunde trotzdem allerlei unterschiedliche Herausforderungen die vom Risikomanagement über Data Compliance bis hin zur Optimierung der technologischen Infrastruktur des Unternehmens reichen können.
Potentieller Zeitfresser: Dazu brauchst du viele Ressourcen (sowohl menschlich als auch materiell), was für deine Agentur ein hohes Maß an Verwaltungsarbeit bedeutend.
- Interdisziplinäre Projektarbeit & Abrechnung
Beratungsarbeit ist Projektarbeit. Dafür wird in interdisziplinären Teams gearbeitet, während die Mitarbeiter oft in verschiedenen Teams an verschiedenen Projekten beteiligt sind. Diese variieren in ihrer Dauer; von kurzen Konzeptarbeiten bis hin zu langfristigen Projekten, die manchmal über mehrere Jahre andauern.
Potentieller Zeitfresser: Das führt zu einer weiteren verwaltungstechnischen Herausforderung; Neben den unterschiedlichen Stundensätzen oder pauschalen Aufwandsentschädigungen der einzelnen Berater müssen auch noch zusätzliche Projektkosten für eventuelle Reisen oder materielle Aufwände pro Kunde abgerechnet werden.
- Erwartungsmanagement mit verlässlichen Daten
Der Kunde hat sich etwas in den Kopf gesetzt, die Erwartungen sind aber komplett unrealistisch? Viele Berater raufen sich beim Erwartungsmanagement regelmäßig die Haare, denn gute soziale Fähigkeiten reichen oft nicht aus. Um die Kommunikation mit Kunden – vor allem jenen auf Führungsebene – reibungslos zu gestalten, brauchst du verlässliche Daten. Ohne die richtigen Informationen ist es für Unternehmensberater schwierig, eine realistischere Zielsetzung zu rechtfertigen.
Potentieller Zeitfresser: Das effiziente Sammeln, Speichern und Darstellen von Daten ist entscheidend, wenn du die Erwartungen von besonders ambitionierten Kunden im Zaum halten willst.
- Projektstatus & Ergebnisse kommunizieren
Als Berater musst du deinen Kunden regelmäßig Updates zum Fortschritt von Projekten und den erzielten Ergebnissen geben. In welchen Abständen das passiert hängt von den Vereinbarungen mit dem Kunden und der Dauer des Projekts ab. Aber je besser du deine Kunden einbindest, desto höher ist das Vertrauen in deine Arbeit. Außerdem kannst du eventuelle Probleme sowie falsche Erwartungen frühzeitig erkennen und rechtzeitig gegensteuern.
Potentieller Zeitfresser: Das Erstellen von Projektberichten und die Präsentation von Ergebnissen ist oft zeitaufwendig.
- Dokumentation & Evaluierung
Aus den Augen aus dem Sinn? Nicht bei Projekten in der Unternehmensberatung. Ein sauberer Projektabschluss ist immer mit einer detaillierten Evaluierung verbunden, damit du deinen Arbeitsablauf evaluieren und wenn nötig verbessern kannst. Dafür brauchst du genaue Informationen zu allen Ergebnissen und Auswirkungen deiner Arbeit auf das Kundenunternehmen.
Potentieller Zeitfresser: Das Zusammentragen und Auswerten aller Dokumente und Daten kann ohne die richtige Organisation mehr Zeit in Anspruch nehmen, als für diesen Schritt im Projektmanagement angemessen ist. Im schlimmsten Fall werden sogar wichtige Informationen übersehen und der Projekterfolg falsch eingeschätzt, was die Prozessoptimierung unmöglich macht.
Zeitmanagement-Tipps für mehr Effizienz
Wir wissen also wo die Herausforderungen für große Beratungsagenturen liegen, doch wie bewältigt man sie? Das Stichwort im Umgang mit diesen typischen Zeitfressern lautet “Effizienz”. Das klingt erstmal sehr vage. Aber keine Sorge, die folgenden 8 Tipps machen jeden Berater zu einem Zeitmanagement-Profi und ehe du dich versiehst laufen deine persönlichen Workflows sowie die Prozesse in deiner Agentur wie eine gut geölte Machine.
1. Datengetriebene Budgetierung und Planung
Dieser erste Tipp klingt selbsterklärend, denn natürlich liegt der Grundstein für erfolgreiche Beratung in einer realitätsnahen Budgetierung und durchdachten Projektplanung. Aber kluge Entscheidungen gründen auf Erfahrungswerten und Daten aus vergleichbaren, bereits abgeschlossenen Projekten. Das macht den intelligenten Einsatz von Softwarelösungen essentiell, um projektrelevante Informationen zu dokumentieren und später mühelos abzurufen.
So kannst du bei einem neuen Kundenprojekt zuerst auf Daten von früheren Projekten ähnlicher Größe zugreifen und diese als Maßstab nutzen, um die Ressourcen sowie den Zeitrahmen realistisch zu planen. Gleichzeitig kannst du so die Erwartungen deiner Kunden besser managen und Entscheidungen begründen.
2. Minimiere interne Besprechungen
Die wertvolle Zeit von Beratern sollte vorrangig der Lösung von Kundenproblemen gewidmet sein. Oft hört man das zynische Kommentar „This meeting could have been an E-Mail“, wenn es um unnötige Besprechungen geht. Als Projektleiter bist du also gefragt, den Umfang interner Meetings im Auge zu behalten. Eine Projektmanagement-Software hilft dir dabei, den Überblick zu bewahren. Vergleiche die geplanten Meetings verschiedener Teams. Finde heraus, welches Team die geringste Zeit mit internen Besprechungen verbringt und vergleiche ihren Workflow mit dem von anderen Teams. Die Erkenntnisse aus dieser Analyse kannst du dann mit dem Rest des Unternehmens teilen.
Durch die Reduzierung von internen Meetings verschaffst du deinen Beratern mehr Zeit, die sie für die Arbeit mit Kunden und der Entwicklung von Lösungen nutzen können.
3. Verknüpfe deine Business-Tools
Selbst umfangreiche Softwarelösungen decken nicht immer den gesamten Workflow einer Beratungsfirma ab. Erkunde verschiedene Tools, die Beratern beim Zeitmanagement helfen können oder deine Verwaltungsarbeit vereinfachen. Solche spezialisierten Anwendungen lassen sich via vorprogrammierte Integrationen oder eine API-Schnittstelle oft nahtlos mit anderen Softwarepaketen verknüpfen.
Indem du alle Daten zwischen Zeiterfassungs-, Projektmanagement-, Datenanalyse- oder Lohnabrechnungsprogrammen synchronisierst, vermeidest du Fehler und musst Informationen nicht mehr manuell übertragen. Die Möglichkeit zur Datensynchronisierung ist vor allem wichtig, wenn du beim Kunden mit anderen Programmen arbeiten musst.
4. Intelligente Projektzeiterfassung
Unter allen Business-Tools hat Zeiterfassungssoftware einen besonderen Stellenwert beim Zeitmanagement in der Unternehmensberatung. Denn diese muss den Anforderungen von komplexer, vielfältiger Projektarbeit entsprechen. Verlässliche und detaillierte Daten zur Arbeitszeit deiner Berater pro Kunde, Projektabschnitt und Aufgabe sind die Grundlage für die Optimierung von Prozessen. Halte am besten nach folgenden Merkmalen und Funktionen für intelligente Projektzeiterfassung Ausschau:
- Neben Arbeitszeiten können auch gesonderte Ausgaben erfasst und einzelnen Projekten, Kunden und Aufgaben zugeordnet werden.
- Es gibt mehrere Methoden zur Zeiterfassung wie Kalendereinträge, Timer oder Stempeluhren, wodurch deine Berater die für sie persönlich effizienteste Methode wählen können. Vor allem Lösungen für automatische Zeiterfassung sind hier besonders praktisch.
- Budget- und Proiektplanung sind direkt mit der Projektzeiterfassung verknüpft, wodurch der Fortschritt automatisch dokumentiert wird.
5. Eigenverantwortung fördern & Transparenz schaffen
Durch die Verwendung eines Zeitmanagement-Tools erhält das gesamte Team Einblicke in die individuelle Arbeitsproduktivität. Projektmanager können vergleichen, wie viel Zeit unterschiedliche Berater für einzelne Aufgaben benötigen, und diese Unterschiede analysieren. So wird die Eigenverantwortung gestärkt und Berater können untereinander Zeitmanagement-Best Practices austauschen.
Außerdem kann die Transparenz über individuelle Zeitaufwände dabei helfen, Engpässe frühzeitig zu erkennen. So können Ressourcen effizienter verwaltet werden und man wird unter Zeitdruck automatisch dazu angeregt, um Hilfe zu fragen.
6. Automatisierte Dashboards & Kundenportale einsetzen
Daten aus dem Projektmanagement- und Zeiterfassungstool können in eine Dashboard-Software eingespeist werden, wodurch du deinen Projekt- und Budgetstatus in Echtzeit abrufen kannst. Das spart deinen Beratern erheblich Zeit bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten. Noch effizienter ist allerdings die Nutzung von Kundenportalen. Viele Programme wie TimeChimp verfügen über diese Funktion, wodurch Kunden über einen persönlichen Link jederzeit auf den aktuellen Projekt- und Budgetstatus zugreifen können. So müssen keine Projektstatusberichte erstellt werden und das Reporting begrenzt sich auf kurze regelmäßige Check-in-Meetings, in denen relevante Daten oder Fragen besprochen werden.
7. Finanzverwaltung vereinfachen
Die Dokumentation von Arbeitsstunden und Ausgaben pro Projekt und Kunde vereinfacht die Arbeit der Verwaltungsabteilung. Aber auch Genehmigungs- und Freigabeprozesse sowie eine intelligente Verknüpfung von anderen Prozessen machen die Finanzverwaltung einfacher. Eine umfassende Web- und Mobile-App, die all diese Aspekte integriert, spart viel Zeit in der Verwaltung:
- Kunden können geleistete Arbeitsstunden und angefallene Ausgaben für das Projekt über Genehmigungsprozesse im Kundenportal freigeben, bevor sie weiterverarbeitet werden.
- Deine Finanzabteilung kann auf Basis von erfassten Daten Rechnungen schneller erstellen. So werden Fehler vermieden und der Cashflow wird durch schnelle Abrechnungen gefördert.
- Die Abrechnung mit freiberuflichen Beratern und anderen Freelancern durch Self-Billing vereinfacht werden.
8. Interne Bewertung optimieren
Wie bereits erwähnt, ist die Evaluierung von Kundenprojekten in Beratungsunternehmen gängige Praxis. Dennoch sollte die auch die interne Bewertung nicht vernachlässigt werden, denn sie kann dazu beitragen, bewährte Methoden zu identifizieren und die Effizienz von Beratungsprozessen kontinuierlich zu steigern.. Zeiterfassungssoftware sammelt dafür wertvolle Daten. Dein Kunde will, dass du die Zeiterfassung mit seiner Software erledigst? Dann frage nach der Möglichkeit, die Daten mit der internen Software in deiner Agentur auszutauschen. Denn besonders bei der Arbeit in mehreren Teams unter verschiedenen Projektmanagern ist es essentiell, Arbeitsabläufe zu vergleichen und zu bewerten. Wer erledigt Aufgaben signifikant schneller und warum? Teile diese Erkenntnisse mit den Teams, um voneinander zu lernen, oder organisiere firmenübergreifende Schulungen.
Fazit
Die Welt der Unternehmensberatung ist geprägt von dringlichen Projekten, einem hohen Aufwand bei der Verwaltungsarbeit und einem ständig wechselnden Kundenstrom – effizientes Zeitmanagement ist also von entscheidender Bedeutung. Effizientes Zeitmanagement ermöglicht es dir, dich auf die Kundenarbeit zu fokussieren, fundierte Entscheidungen zu treffen und den wachsenden Anforderungen der Branche gerecht zu werden. Ein multifunktionales Tool für Zeiterfassung und Projektmanagement wie TimeChimp hilft dir dabei, alle Herausforderungen zu meistern und Engpässe zu vermeiden oder frühzeitig darauf zu reagieren.
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