Dit zijn de resultaten
Het gebruik van TimeChimp heeft Datahub verschillende voordelen opgeleverd, waaronder een flinke tijdwinst. Hieronder staan drie van de belangrijkste voordelen opgesomd:
- Minder administratie en aanzienlijk meer tijd voor andere taken.
- Versnelde facturatie - tot wel 3x sneller.
- Volledig inzicht en transparantie richting klanten.
Succesvolle zelfsturende teams
en slimme procesverbetering
Datahub, opgericht door Max van Genderen, helpt organisaties bij het ontwikkelen en implementeren van data- en AI-strategieën. Met een zelfsturend team van 12 medewerkers richt Datahub zich op automatisering en het verbeteren van processen.
Max van Genderen legt uit: “Bij Datahub doen we dat als team. We zijn een zelfsturende organisatie en zochten een oplossing om deze manier van werken te ondersteunen.”
“We zochten een oplossing om processen te stroomlijnen voor ons zelfsturende team.”
De uitdaging? Een systeem vinden dat zowel de processen ondersteunde als aansloot op de behoeften van de teams. Max vertelt: “Ons oude urenregistratiesysteem gaf geen overzicht van de betaalstatus van facturen. We moesten zelf veel sheets maken om betalingen en werkuren bij te houden. Dit was erg foutgevoelig.”
“Ons oude systeem gaf geen duidelijk overzicht van de betaalstatus van facturen. We moesten zelf veel sheets maken om betalingen bij te houden. Dit was erg foutgevoelig.”
Integraties met HubSpot, Moneybird en Power BI voor de ideale workflow
Max over de samenwerking met andere tools in de workflow: “Veel oplossingen proberen alles in één tool te stoppen. Dat is voor ons niet specifiek genoeg.” De mogelijkheid om te integreren met andere tools was voor Datahub de reden waardoor ze voor TimeChimp kozen.
Max: "Voor onze CRM gebruiken we HubSpot dat we hebben gekoppeld aan TimeChimp.” Met deze koppeling maakt Datahub het mogelijk dat de workflow soepel verloopt, van lead naar offerte, naar klant en uiteindelijk naar factuur. Max: “TimeChimp maakt vervolgens eenvoudige urenregistratie mogelijk in combinatie met onze eigen branding voor facturatie. Waar we eerder veel tijd kwijt waren aan uren goedkeuren en projecttoewijzing, ligt dat nu bij de zelfsturende teams, met slechts een kleine eindcontrole. Het klantportaal bevordert de samenwerking met onze klanten.”
Met de implementatie van TimeChimp kon Datahub hun processen verder automatiseren. De integratie met Moneybird zorgde voor een professionele afhandeling van de facturatie. Max merkt op: “De integratie met Moneybird, de flexibiliteit en de mogelijkheden in TimeChimp zijn voor ons de ideale invulling van de complete keten.
“De integratie met Moneybird in combinatie met de flexibiliteit en de mogelijkheden in TimeChimp zijn voor ons de ideale invulling van de hele keten.”
Bovendien zorgt de native integratie met Power BI ervoor dat Datahub eenvoudig data kan visualiseren. Max zegt hierover: “We brengen alle data samen en dat visualiseren we met Power BI. TimeChimp speelt daar een grote rol in, omdat de tool een centrale rol speelt in ons proces.”
“We brengen alle data samen en dat visualiseren we met Power BI. TimeChimp speelt daar een grote rol in, omdat de tool een centrale plek heeft in ons proces.”
De inzichten die we uit Power BI halen, zijn degene die aanzetten tot actie. We kunnen bijvoorbeeld zien wanneer een klant nog niet bij is met zijn uren registreren of als medewerkers achterlopen.
Automatisering met oog op de toekomst
Door onze focus op automatisering en samenwerking met TimeChimp heeft Datahub ervoor gezorgd dat ze niemand meer nodig hebben op het gebied van administratie. Max: “De hele keten is zo geautomatiseerd met eigenaarschap dat het leidt tot een gestroomlijnde keten waarbij aan het einde van de keten alles in één keer klopt in. Voorheen waren we, nadat de maand afgesloten was, nog dagen bezig met zorgen dat de uren en bedragen goed stonden. Hierdoor moesten we langer wachten op ons geld. Dat is met deze automatisering verleden tijd.
“Voorheen waren we na de maandafsluiting dagen bezig met het controleren van uren en bedragen, waardoor we langer op betaling moesten wachten. Dankzij deze automatisering is dat verleden tijd.”
Max: “Op de dag van de afsluiting versturen we alle facturen naar de klant, in het formaat en met de kwaliteit die ze gewend zijn en voldoen we aan alle specifieke wensen en eisen van elke klant op hun factuur.”
Tot 3 keer sneller factureren
Een goede tijdregistratietool biedt grip op de operatie. Max: “Met TimeChimp hebben we niet alleen inzicht in de huidige organisatie, maar kunnen we ook toekomstige projecten plannen en uren registreren. Dat is van onschatbare waarde.”
“Met TimeChimp hebben we niet alleen inzicht in de huidige organisatie, maar kunnen we ook toekomstige projecten plannen en uren registreren. Dat is van onschatbare waarde.”
Max: “Urenregistratie is door TimeChimp onderdeel van ons dagelijks proces geworden. Dit zorgt ervoor dat deze taak niet ophoopt naar het einde van de maand, waardoor het langer duurt om je facturen te sturen en de kwaliteit te garanderen.
“Met TimeChimp hebben we ervoor gezorgd dat we tot 3x sneller kunnen factureren”
Tot slot voegt Max toe: Door onze focus op automatisering in combinatie met TimeChimp hebben we ervoor gezorgd dat we tot drie keer sneller factureren, omdat onze medewerkers gedurende de dag eenvoudig hun uren kunnen schrijven en er daardoor dus minder tijd aan kwijt zijn.
