Projectmanager? 6 tips om effectief te zijn!

Als projectmanager hou je het overzicht en zorg je dat alles tot in de puntjes geregeld wordt. Maar ondertussen vragen veel meer zaken je aandacht, zoals het aansturen van je team en allerlei ongeplande zaken die tussendoor komen. Hoe zorg je voor een goede balans, zodat alles volgens plan verloopt? Hierbij zes tips die je daarbij helpen.

1. Zorg voor een gedetailleerd plan

Vertrouwen binnen je team is een belangrijke basis. Als je team weet waar ze aan moeten werken en wanneer de deadline is, dan is het ook veel makkelijker om dingen los te laten en te vertrouwen dat je team de taken oppakt en regelt. Dit betekent dat je een plan moet hebben met je doelen, het tijdsbestek en andere relevante informatie. Op het moment dat je investeert in je team en zorgt dat iedereen op één lijn ligt, is het veel gemakkelijker om je teamleden te vertrouwen in hun werkzaamheden.

2. Zet als projectmanager de juiste persoon op de juiste plek

Een ander aspect van vertrouwen is het weten dat je elk teamlid in zijn of haar kracht hebt staan. Als projectmanager is het belangrijk om te weten waar de sterktes en zwaktes van alle individuele teamleden liggen, zodat ze een rol hebben waarin ze initiatief willen nemen en met nieuwe ideeën durven te komen. Ga bijvoorbeeld met elk lid een gesprek aan, zodat je het werk vertrouwensvol uit handen kunt geven.

3. Durf uit de buurt te blijven

Op het moment dat je niet bij de teamleden in de buurt zit, kun je zelf geconcentreerder werken. Teamleden zullen zo eerder met elkaar sparren voordat ze naar jou toekomen. Uiteraard wil je betrokken blijven bij het project, maar een beetje afstand is gezond. Spreek af op welke momenten ze jou nodig hebben en wanneer niet. Uiteraard komen er onverwachte kleine vragen waar je nodig voor zult zijn, maar grotendeels kun jij je weer focussen op de dingen die echt jouw aandacht vereisen.

4. Benut vragen

Uiteraard zijn er momenten dat je wilt checken hoe het project ervoor staat en waar iedereen op dat moment mee bezig is. Vanzelfsprekend wil je dan niet te bazig overkomen. Door het stellen van vragen laat je merken dat je je teamleden betrekt en dat je niet commandeert hoe ze hun werk moeten doen. Een voorbeeld van zo’n vraag is: “Is het voor jou mogelijk om dit onderdeel morgen af te hebben? En is er iets wat je van mij nodig hebt wat jou verder helpt?” Uiteraard ben jij degene die verwachtingen helder moet krijgen, maar betrokken zijn is minstens zo belangrijk voor een positieve impact.

5. Wees helder over het communicatieproces

Effectieve communicatie is voor jou als projectmanager cruciaal. Daarom is het verstandig om communicatie-afspraken te maken al vanaf de start van het project. Hebben jullie een wekelijks overleg waarin je de voortgang bespreekt, of heb je juist een-op-eengesprekken? Dit kan natuurlijk per project anders zijn, maar is wel belangrijk om van tevoren helder te hebben bij alle teamleden. Tussentijds vragen om de stand van zaken is immers anticiperend.

6. Vraag om feedback

Vraag je team om feedback, zodat je je ook richting management kunt verantwoorden. Jij mag je teamleden bekritiseren als ze iets beter kunnen, maar dit geldt uiteraard ook andersom. Gebruik de feedback om jezelf te verbeteren, zodat jij en je (project)team steeds prettiger en effectiever met elkaar kunnen samenwerken. Ook is het mogelijk jezelf te verbeteren door uit te zoeken wat voor soort project manager jij bent. Zo leer je jezelf beter kennen en wordt je daardoor beter in het managen van jouw topteam.

Met bovenstaande tips (en natuurlijk de projectenmodule van TimeChimp 😉 ) word jij de ideale projectmanager!