De WBSO is een subsidie die bedrijven financieel ondersteunt bij speur- en ontwikkelingswerk. In deze blog ontdek je hoe je in aanmerking komt, waarom nauwkeurige administratie belangrijk is voor een succesvolle aanvraag én hoe je je urenregistratie eenvoudig kunt verbeteren om te profiteren van deze subsidie.
Wat is de WBSO en waarom is het belangrijk?
Nieuwe producten, technologieën en diensten ontwikkelen kost tijd en geld. Gelukkig is er in Nederland de WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk), een subsidie die bedrijven financieel ondersteunt bij ‘speur- en ontwikkelingswerk’ (S&O).
Met ‘speurwerk’ wordt specifiek onderzoek bedoeld dat gericht is op het vinden van nieuwe oplossingen, technieken of methodes binnen een technologie of proces. Dit kan onder andere bestaan uit:
- Onderzoek naar nieuwe technologieën of processen.
- Ontwikkeling van geheel nieuwe software of producten.
- Technologische verbeteringen die bijdragen aan innovatie.
In aanmerking komen voor de WBSO
Om in aanmerking te komen voor deze subsidie, moet je als bedrijf aan bepaalde voorwaarden voldoen, waaronder een nauwkeurige urenregistratie. Hierover vertellen we je later meer.
De WBSO is een fiscale regeling die bedrijven helpt bij het verlagen van de kosten voor innovatie. De overheid moedigt hiermee bedrijven aan om te investeren in onderzoek en ontwikkeling. Of je nu een mkb-bedrijf, startup of groot bedrijf bent, als je bezig bent met de ontwikkeling van innovatieve producten, processen of software, kun je in aanmerking komen voor de WBSO.
Wat zijn de voordelen van de WBSO?
Hieronder staan een aantal voordelen van WBSO opgesomd.
- Lagere loonkosten: De belangrijkste kostenpost voor veel bedrijven die innoveren, zijn de salarissen van medewerkers die aan projecten werken. Met de WBSO kun je een deel van deze loonkosten verlagen.
- Fiscale voordelen: De subsidie wordt toegepast als een aftrekpost op de loonheffing, waardoor je als bedrijf direct minder belasting betaalt.
- Toegang voor verschillende bedrijfstypes: Zowel startups als gevestigde bedrijven kunnen gebruikmaken van de regeling.
De WBSO is dus belangrijk voor bedrijven die willen blijven innoveren zonder financieel te worden geremd door de hoge kosten die dat vaak met zich meebrengt.
💡 Lees hier meer over belangrijke publicaties rondom de WBSO.
Voorwaarden voor de WBSO-subsidie
Om de WBSO-subsidie aan te vragen, moet je als bedrijf aan een aantal voorwaarden voldoen:
- Innovatieve werkzaamheden: Het werk dat je doet moet gericht zijn op de ontwikkeling van nieuwe technologieën, producten, processen of software.
- Nederlandse loonbelasting: Je bedrijf moet loonbelasting betalen in Nederland.
- Nauwkeurige administratie: Een gedetailleerde urenregistratie is verplicht om aan te tonen dat je daadwerkelijk S&O-werkzaamheden verricht.
- S&O-verklaring: Je moet een S&O-verklaring hebben, die je ontvangt nadat je aanvraag is goedgekeurd door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).
De RVO is de instantie die de WBSO-aanvragen beoordeelt en de subsidie toewijst. Het is dus cruciaal dat je aanvraag voldoet aan alle voorwaarden en dat je administratie goed op orde is.
💡 Lees hier meer over hoe je aan WBSO aanvraagt via de RVO.
Waarom is urenregistratie nodig voor WBSO?
Een van de belangrijkste voorwaarden voor het aanvragen van de WBSO-subsidie is dat je nauwkeurig bijhoudt hoeveel tijd je medewerkers besteden aan S&O-werkzaamheden. De RVO wil precies weten wie wat heeft gedaan, op welke dagen en hoeveel uren er aan de verschillende innovatieprojecten zijn besteed.
Waarom is dit zo belangrijk?
- Verantwoording: De WBSO-subsidie is een belastingvoordeel, en zoals bij elke vorm van belastingaftrek moet je kunnen bewijzen dat je aan de voorwaarden voldoet. Een gedetailleerde urenregistratie laat precies zien hoeveel tijd en middelen er aan S&O-projecten zijn besteed.
- Controle: De overheid kan audits uitvoeren om te controleren of bedrijven de subsidie terecht hebben ontvangen. Zonder een goede urenregistratie riskeer je terugvordering van de subsidie, wat niet alleen vervelend is, maar ook financiële gevolgen kan hebben.
- Transparantie en efficiëntie: Een goede administratie geeft inzicht in je eigen processen. Je kunt sneller bijsturen als blijkt dat een project meer tijd kost dan verwacht of als je andere knelpunten opmerkt.
🎙️ Luister hier naar onze podcast over subsidies vinden en aanvragen.
Hoe hou je een S&O administratie bij?
Zodra je begint met een S&O-project, is het belangrijk om meteen de administratie bij te houden – zelfs als je aanvraag nog niet is goedgekeurd. Zorg ervoor dat je alle brieven en beschikkingen van de RVO bewaart, en houd de volgende onderdelen goed bij:
Urenregistratie
In je urenregistratie noteer je precies hoeveel tijd elke medewerker per dag aan S&O-activiteiten besteedt.
- Gebruik een urenstaat: Dit kan in Excel, maar je mag ook een systeem gebruiken dat beter aansluit op jouw manier van werken. Het belangrijkste is dat je de uren per dag, per project en per medewerker registreert.
- Flexibiliteit tussen projecten: Als een project minder tijd vraagt dan gepland, mag je de overgebleven uren verschuiven naar andere goedgekeurde S&O-projecten.
- Ziekte en verlof: Registreer geen uren voor medewerkers die ziek zijn of verlof hebben. Dit kan worden gecontroleerd.
- Regelmatig bijwerken: Werk je urenregistratie minstens elke 10 werkdagen bij om een actueel overzicht te houden.
Projectadministratie
Voor elk project moet je duidelijk vastleggen wat er is gedaan en hoe het werk vordert.
- Documenteer alles: Verzamel alle belangrijke documenten zoals rapporten, tekeningen, e-mails en ander bewijsmateriaal. Houd deze documenten geordend per project, en zorg dat ze zijn voorzien van een datum en de naam van de opsteller.
- Voortgang bijhouden: Maak regelmatig een kort overzicht van de voortgang en bewaar alle documenten minimaal 7 jaar.
- Digitale hulpmiddelen: Voor softwareprojecten kun je systemen zoals Git (voor versiebeheer), Jira (voor het bijhouden van taken) gebruiken om je administratie te ondersteunen of een tool als TimeChimp (voor het bijhouden van uren op projecten).
Kosten- en uitgavenadministratie
Als je bij je WBSO-aanvraag hebt gekozen voor het bijhouden van werkelijke kosten en uitgaven, moet je deze kunnen aantonen.
- Gebruik een kostenmodel: Je kunt gebruikmaken van het WBSO-invoermodel (Excel), maar je mag ook je eigen methode hanteren, zolang het overzichtelijk en compleet is.
- Bewaar alle documenten: Houd alles bij wat je uitgaven ondersteunt, zoals facturen, betaalbewijzen, contracten en boekingen.
- Gedeeld gebruik: Als een aankoop, zoals een machine, ook voor andere bedrijfsactiviteiten wordt gebruikt, moet je precies berekenen welk deel voor het S&O-project is ingezet en dit opnemen in je administratie.
- Op tijd afronden: Zorg ervoor dat je administratie van kosten en uitgaven binnen 2 maanden na afloop van het kalenderjaar compleet is.
Door deze stappen goed te volgen, voldoe je aan de eisen van de RVO en voorkom je problemen bij de controle van je WBSO-aanvraag.
Tips voor het aanvragen van WBSO
Een goede urenregistratie is essentieel voor WBSO. Maar hoe zorg je ervoor dat dit proces soepel verloopt? Hier zijn enkele praktische tips:
- Registreer dagelijks: Vraag medewerkers om dagelijks hun uren bij te houden. Dit vermindert de kans op vergeten uren of onnauwkeurige registraties. Hoe consistenter je bent, hoe makkelijker de uiteindelijke rapportage wordt. Registreer uren minimaal 10 dagen na uitvoering.
- Duidelijke beschrijving van activiteiten: Zorg ervoor dat de beschrijvingen van de geregistreerde uren specifiek zijn. Bijvoorbeeld: "Onderzoek naar nieuwe algoritmes voor data-analyse" is beter dan "Softwareontwikkeling". Dit helpt om duidelijk te maken dat de werkzaamheden onder S&O vallen.
- Maak gebruik van een urenregistratietool: Handmatig uren bijhouden kan foutgevoelig zijn. Tools zoals TimeChimp maken het makkelijker om uren nauwkeurig te registreren, automatisch rapportages te genereren, en consistentie te waarborgen.
- Zorg voor een projectstructuur: Verdeel je S&O-projecten in duidelijke fases of onderdelen en houd de uren per fase bij. Dit geeft overzicht en helpt bij het goedkeuren van de subsidie.
Hoe dien je een WBSO-aanvraag in?
Je kunt elke maand tot en met de laatste dag een WBSO-aanvraag indienen via het online portaal van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Na goedkeuring gaat het belastingvoordeel al in vanaf de eerste dag van de volgende maand. Dien je bijvoorbeeld je aanvraag op 30 juni in? Dan profiteer je vanaf 1 juli van de voordelen.
Uitzonderingen
Er zijn twee belangrijke uitzonderingen op deze regel:
- Aanvragen na 30 september: Als je na 30 september een aanvraag indient, geldt het voordeel pas vanaf 1 januari van het volgende jaar.
- Aanvragen voor 1 januari: Wil je vanaf 1 januari gebruikmaken van de WBSO, dan moet je de aanvraag uiterlijk 20 december indienen. Doe je dit na 20 december, bijvoorbeeld op 21 december, dan gaat het voordeel op z'n vroegst in per 1 februari.
💡 Lees hier meer over belangrijke data met betrekking tot de WBSO.
Hier zijn enkele veelvoorkomende valkuilen:
- Te laat indienen: De RVO accepteert geen aanvragen die na de deadline worden ingediend. Zorg ervoor dat je aanvraag volledig en op tijd is.
- Onvolledige aanvraag: Zorg ervoor dat alle documentatie, waaronder een nauwkeurige urenregistratie, is bijgevoegd. Een incomplete aanvraag kan leiden tot vertragingen of zelfs afwijzing.
- Vergeten administratie: Als je eenmaal de WBSO hebt aangevraagd, moet je blijven voldoen aan de administratieve eisen, ook nadat je de subsidie hebt ontvangen.
Tips voor administratie in TimeChimp
Als je gebruikmaakt van een tool zoals, kun je je urenregistratie eenvoudig en efficiënt organiseren. Hier zijn enkele tips voor het optimaliseren van je S&O-administratie in TimeChimp:
- Gebruik labels: Maak aparte labels aan voor je S&O-projecten, zodat je deze eenvoudig kunt onderscheiden van andere werkzaamheden. Hoe je labels aanmaakt lees je in dit hulpartikel.
- Exporteren naar Excel. Wil je jouw WBSO-uren exporteren naar Excel om deze makkelijk aan te kunnen leveren? Hier lees je hoe je makkelijk data uit TimeChimp exporteert naar Excel.
- Rapportages: Met TimeChimp maak je snel en makkelijk rapportages die voldoen aan de WBSO-eisen. Zo heb je altijd een duidelijk overzicht van je gegevens en ben je goed voorbereid op je aanvraag.
- Budgetten instellen. Ook kun je budgetten toevoegen aan WBSO-projecten, zodat je het budgetverloop kunt bijhouden. Dit bespaart je tijd bij het voorbereiden van je aanvraag.
Conclusie
De WBSO-subsidie kan een grote financiële steun zijn voor bedrijven die innoveren, maar vereist wel dat je je urenregistratie op orde hebt. Door dagelijks uren te registreren, een duidelijke projectstructuur aan te houden en gebruik te maken van een tool zoals TimeChimp, kun je voldoen aan de eisen van de RVO en profiteren van de WBSO-regeling.
Zorg ervoor dat je op tijd bent voor de deadline van 30 september 2024 en voorkom valkuilen door je administratie zorgvuldig bij te houden.
