Aanmaning: een uitgebreide gids voor betalingsherinneringen

Late betalingen zijn een kopzorg voor bedrijven, groot en klein. Ze kunnen de cashflow verstoren, de groei belemmeren en de relaties met klanten onder druk zetten. Daar komen aanmaningen, ook bekend als betalingsherinneringen, in beeld. In deze gids zullen we de technische details rondom aanmaningen ontrafelen en u voorzien van essentiële inzichten, tips, en zelfs een template om je leven gemakkelijker te maken.

Wat is een aanmaning?

Allereerst, wat houdt een aanmaning precies in? Een aanmaning, ook wel betalingsherinnering genoemd, is een schriftelijke boodschap die een bedrijf stuurt naar een klant met achterstallige betalingen, meestal in de vorm van een brief of e-mail. Het is bedoeld als een vriendelijke herinnering aan hun financiële verplichting. Deze berichten beginnen vaak vriendelijk en kunnen serieuzer worden als de schuld onbetaald blijft.

Wat is het verschil tussen een aanmaning en een herinnering?

(insert answer: legally no difference, just different wording) Aanmaning en betalingsherinnering zijn twee termen die hetzelfde beschrijven. Meestal gebruik je de term betalingsherinnering in het beginstadium van het aanmaningsproces, omdat het vriendelijker klinkt.

Is een betalingsherinnering wettelijk verplicht?

Het is wettelijk verplicht een betalingsherinnering of aanmaning te sturen, voordat je incassokosten in rekening mag brengen.

Wat is het verschil tussen een aanmaning en een rekeningoverzicht? Een rekeningoverzicht is een periodiek document dat gewoonlijk maandelijks aan klanten wordt verstrekt. Het bevat een overzicht van alle transacties in verband met een rekening gedurende een specifieke periode. Dit omvat uitgegeven facturen, ontvangen betalingen en het actuele rekeningsaldo. In tegenstelling tot een aanmaning is een rekeningoverzicht geen direct verzoek om betaling. Het dient eerder als informatief document om klanten te helpen hun financiële activiteiten bij een bedrijf of organisatie bij te houden.

Een alternatief voor het regelmatig versturen van rekeningoverzichten is het gebruik van een gepersonaliseerd online klantenportaal. Hiermee kunnen klanten niet alleen digitaal inzicht krijgen in al hun financiën met betrekking tot de samenwerking, maar ook in alle services die gekoppeld zijn aan de facturen. Denk hierbij aan projectstatussen en budgetrapporten. Dit biedt klanten een centrale hub voor het beheren van hun financiële transacties en projectgerelateerde informatie, waardoor het proces efficiënter en transparanter wordt.

Hoe schrijf je een betalingsherinnering (+ voorbeeld)

Nu je weet wat een aanmaning is, gaan we kijken hoe je een goede betalingsherinnering opstelt. Let op de volgende punten:

• Toon Een effectieve aanmaning is vriendelijk, maar duidelijk. Wees kort en respectvol, maar benadruk ook het belang van de betaling. Pas je toon aan, afhankelijk van de situatie.
• Vorm Meestal verstuur je betalingsherinneringen via e-mail, dat is eenvoudig en snel. Als je software aanbiedt, kun je ook in-app meldingen gebruiken, zoals pop-ups, om je klant aan de betaling te herinneren. Het sturen van een fysieke herinnering per post is minder gebruikelijk, maar kan worden overwogen voor extra urgentie voordat verdere juridische stappen worden genomen.
• Aanmaningskosten en rente op achterstallige betalingen Het rekenen van aanmaningskosten is normaal om klanten aan te moedigen hun schulden te betalen. Zorg ervoor dat je de wettelijke regels in jouw land kent en redelijke kosten in rekening brengt. De aanmaningskosten of rente op achterstallige betalingen kunnen een percentage van het openstaande bedrag, een vast bedrag of een trapsgewijze vergoeding zijn die stijgt naarmate de aanmaning vordert.

Heb je alle basisregels en voorschriften behandeld? Ga dan verder en maak je betalingsherinnering met behulp van dit voorbeeld van een herinneringsbrief:

Klik om het voorbeeld te zien

Vergeet niet om dit voorbeeld aan te passen met jouw specifieke bedrijfsgegevens, zoals het factuurnummer, de vervaldatum, het openstaande bedrag en de betalingsmethoden. Het personaliseren van de boodschap voegt een persoonlijk tintje toe en laat zien dat je toegewijd bent om het probleem op een vriendelijke manier op te lossen.

Begrip van het aanmaningproces

Nu je een voorbeeld van een betalingsherinnering hebt, laten we eens kijken naar de procedurele kant van het versturen van aanmaningen. Timing en toon spelen hierbij een cruciale rol.

Het is aanbevolen om een allereerste herinnering 2-3 dagen voor de vervaldatum te versturen. Dit is een korte, meestal geautomatiseerde boodschap waarin je de klant eraan herinnert dat de betaling binnenkort verschuldigd is. Aangezien de betaling nog niet te laat is, kun je nog geen aanmaningskosten in rekening brengen, maar je kunt wel de beschikbare betalingsmethoden vermelden. Als de klant nog steeds niet op tijd betaalt, kun je het aanmaningsproces starten.

Hoeveel betalingsherinneringen zijn wettelijk verplicht?

Je bent wettelijk verplicht minimaal 1 betalingsherinnering (aanmaning) te sturen voordat je incassokosten bij je klant mag rekenen. In de meeste landen en industrieën worden drie betalingsherinneringen als standaard beschouwd. Pas daarna kun je overgaan tot juridische stappen of het inschakelen van een extern incassobureau.

Eerste betalingsherinnering

Meestal wordt de eerste aanmaning kort na de vervaldatum verstuurd, doorgaans binnen 7-10 dagen na de vervaldatum. Het is belangrijk om in deze fase een vriendelijke toon te behouden en ervan uit te gaan dat de late betaling onbedoeld is. Mogelijk heeft je klant problemen gehad met hun betalingsmethode of zijn ze vergeten hun factureringsgegevens bij te werken na het overstappen naar een andere bank of creditcardmaatschappij. Het doel is om actie te ondernemen terwijl de klantrelatie behouden blijft.

Vaak is een eenvoudige herinnering op dit moment voldoende; het toevoegen van aanmaningskosten kan ook overwogen worden.

Tweede betalingsherinnering

Als de eerste herinnering geen resultaten oplevert, is het tijd voor een sterkere aanpak. Stuur de tweede herinnering ongeveer 14-21 dagen na de vervaldatum. Verander de onderwerpregel van de vriendelijke “betalingsherinnering” naar het dwingendere “aanmaning”. Verwijs naar de vorige herinnering en benadruk voorzichtig de urgentie van het afhandelen van het saldo, bijvoorbeeld door aanmaningskosten toe te voegen aan het uitstaande bedrag.

In sommige gevallen kan het zijn dat je moeite hebt om het uitstaande bedrag te betalen vanwege cashflowproblemen. Om escalatie te voorkomen, kun je proberen nieuwe betalingsvoorwaarden te onderhandelen door in contact te komen met een medewerker van onze financiële afdeling of flexibele betalingsmethoden aan te bieden. Dit kan betaling in termijnen omvatten of het uitstaande bedrag toevoegen aan je volgende factuur, vooral als je werkt met een factureringsmethode op basis van een abonnement.

Laatste Aanmaning

De laatste aanmaning is je laatste kans voordat we verdere stappen ondernemen, zoals juridische maatregelen of het inschakelen van een incassobureau. Stuur deze brief ongeveer 30-60 dagen na de vervaldatum. Maak duidelijk dat dit je laatste poging is om de schuld op een vriendelijke manier te regelen, ook door “laatste betalingsherinnering” of “laatste aanmaning” aan de onderwerpregel toe te voegen. Geef een deadline voor de betaling en leg uit wat de gevolgen zijn als er geen actie wordt ondernomen, zoals juridische stappen of het inschakelen van een incassobureau.

Tips om uw Facturatie- en Aanmaningproces te Vereenvoudigen

Het handmatig versturen van aanmaningen voor elke achterstallige factuur kost veel tijd en is tegenwoordig niet meer nodig. Hier zijn enkele tips om je facturatie- en aanmaningsproces gemakkelijker en efficiënter te maken:

• Gebruik Facturatie- en Boekhoudtools Veel boekhoudkundige en factureringssoftware-oplossingen bieden automatische betalingsherinneringen. Deze tools kunnen herinneringen via e-mail sturen volgens een schema. Ze houden bij wanneer herinneringen zijn verzonden en of ze zijn gelezen, wat waardevolle inzichten geeft in klantbetrokkenheid.
• Gebruik Online Klantenportals Creëer een persoonlijk klantenportaal waar klanten hun openstaande en betaalde facturen kunnen bekijken. Sommige tools zoals TimeChimp bieden ook een goedkeuringsstroom. Hiermee kan de klant de geregistreerde diensten goedkeuren voordat ze aan de factuur worden toegevoegd. Op deze manier voorkomt u ook late betalingen als gevolg van vragen of klachten over schijnbaar verkeerde facturen.
• Implementeer Betalingsvoorwaarden en Overeenkomsten Stel duidelijke betalingsvoorwaarden en overeenkomsten vast en communiceer deze met de klant. Verwijs naar deze voorwaarden bij het sluiten van een deal en herinner de klant eraan dat ze deze voorwaarden accepteren. Vermeld vervaldatums, boetes voor te late betaling en rentetarieven voor achterstallige betalingen. Schriftelijke voorwaarden kunnen te late betalingen ontmoedigen en een sterke juridische basis bieden bij geschillen.
• Bied Betalingsregelingen aan In sommige gevallen kunnen klanten moeite hebben om volledige betalingen te doen. Overweeg betalingsregelingen waarmee ze schulden in termijnen kunnen afbetalen. Dit behoudt de klantrelatie en herstelt de verschuldigde bedragen zonder de klant te verliezen.

In de zakenwereld zijn late betalingen helaas een veelvoorkomend probleem. Met een goed getimede en vriendelijk maar vastberaden geschreven aanmaning vergroot je je kans om tijdig betaald te worden en behoud je toch een positieve klantrelatie. Het helder communiceren van je betalingsvoorwaarden, het gebruik van klantenportalen en het aanbieden van flexibele betalingsregelingen kan je facturatieproces al verbeteren, waardoor het versturen van aanmaningen in eerste instantie misschien niet eens nodig is. Als je klanten toch achterlopen met betalingen, overweeg dan automatisering van het aanmaningsproces met een slimme facturerings-tool die geautomatiseerde betalingsherinneringen verstuurt. Zo kun jij je richten op waar je goed in bent: het laten groeien van je bedrijf.