Alles, was Sie über die Beantragung eines WBSO-Zuschusses im Jahr 2024 wissen müssen.

Das WBSO ist ein Stipendium, das Unternehmen bei der Forschungs- und Entwicklungsarbeit finanziell unterstützt. In diesem Blog erfährst du, wie du dich qualifizieren kannst, warum eine korrekte Verwaltung wichtig für eine erfolgreiche Bewerbung ist und wie du deine Zeiterfassung ganz einfach verbessern kannst, um von diesem Zuschuss zu profitieren.

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Was ist das WBSO und warum ist es wichtig?

Die Entwicklung neuer Produkte, Technologien und Dienstleistungen kostet Zeit und Geld. Zum Glück gibt es in den Niederlanden den WBSO (Research and Development Work Promotion Act), einen Zuschuss, der Unternehmen bei „Forschungs- und Entwicklungsarbeiten“ (S&O) finanziell unterstützt.

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„Untersuchung“ bezeichnet spezifische Forschungsarbeiten, die darauf abzielen, neue Lösungen, Techniken oder Methoden innerhalb einer Technologie oder eines Prozesses zu finden. Dies kann Folgendes beinhalten:
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• Erforschung neuer Technologien oder Prozesse.
• Entwicklung völlig neuer Software oder Produkte.
• Technologische Verbesserungen, die zur Innovation beitragen.

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Eignung für das WBSO

Um sich für diesen Zuschuss zu qualifizieren, müssen Sie als Unternehmen bestimmte Bedingungen erfüllen, einschließlich einer genauen Zeiterfassung. Wir werden Ihnen später mehr darüber erzählen.
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Das WBSO ist ein Steuersystem, das Unternehmen hilft, Innovationskosten zu senken. Die Regierung ermutigt Unternehmen daher, in Forschung und Entwicklung zu investieren. Egal, ob Sie ein KMU, ein Startup oder ein großes Unternehmen sind, wenn Sie innovative Produkte, Prozesse oder Software entwickeln, können Sie sich für das WBSO qualifizieren.

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Was sind die Vorteile des WBSO?
‍Eine Reihe der Vorteile von WBSO sind unten aufgeführt.
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• Niedrigere Arbeitskosten: Die wichtigsten Kosten für viele Unternehmen, die innovativ sind, sind die Gehälter der Mitarbeiter, die an Projekten arbeiten. Mit dem WBSO können Sie einen Teil dieser Lohnkosten senken.
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• Steuerliche Vorteile: Der Zuschuss wird als Abzug von der Lohnsteuer angerechnet, sodass Sie als Unternehmen sofort weniger Steuern zahlen.
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• Zugang für verschiedene Geschäftstypen: Sowohl Startups als auch etablierte Unternehmen können das Programm nutzen.
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Das WBSO ist daher wichtig für Unternehmen, die weiterhin innovativ sein wollen, ohne durch die hohen Kosten, die dies oft mit sich bringt, finanziell gebremst zu werden.

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💡 Lesen Sie mehr darüber wichtige Veröffentlichungen über die WBSO.

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Voraussetzungen für den WBSO-Zuschuss

Um den WBSO-Zuschuss zu beantragen, müssen Sie als Unternehmen eine Reihe von Bedingungen erfüllen:
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• Innovative Aktivitäten: Ihre Arbeit sollte sich auf die Entwicklung neuer Technologien, Produkte, Prozesse oder Software konzentrieren.
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• Niederländische Lohnsteuer: Ihr Unternehmen muss in den Niederlanden Lohnsteuer zahlen.
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• Präzise Verwaltung: Eine detaillierte Zeiterfassung ist erforderlich, um nachzuweisen, dass Sie tatsächlich Forschungs- und Entwicklungstätigkeiten durchführen.
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• Stellungnahme von S&O: Sie müssen über eine Forschungs- und Entwicklungsbescheinigung verfügen, die Sie erhalten, nachdem Ihr Antrag von der Niederländischen Unternehmensagentur (RVO) genehmigt wurde.
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Die RVO ist das Gremium, das die WBSO-Anträge bewertet und den Zuschuss gewährt. Es ist daher wichtig, dass Ihr Antrag alle Bedingungen erfüllt und dass Ihre Verwaltung in Ordnung ist.

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💡 Lesen Sie mehr darüber wie bewerbe ich mich bei WBSO über die RVO.

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Warum ist eine Zeitregistrierung für WBSO erforderlich?

Eine der wichtigsten Voraussetzungen für die Beantragung des WBSO-Zuschusses ist, dass Sie genau verfolgen, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter für Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten aufwenden. Das RVO möchte genau wissen, wer was getan hat, an welchen Tagen und wie viele Stunden für die verschiedenen Innovationsprojekte aufgewendet wurden.

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Warum ist das so wichtig?

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• Rechenschaftslegung: Der WBSO-Zuschuss ist ein Steuervorteil, und wie bei jeder Form des Steuerabzugs müssen Sie nachweisen können, dass Sie die Bedingungen erfüllen. Eine detaillierte Zeitaufzeichnung zeigt genau, wie viel Zeit und Ressourcen für Forschungs- und Entwicklungsprojekte aufgewendet wurden.
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• Prüfung: Die Regierung kann Prüfungen durchführen, um zu überprüfen, ob Unternehmen den Zuschuss korrekt erhalten haben. Ohne eine ordnungsgemäße Zeiterfassung riskieren Sie, den Zuschuss zurückzufordern. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern kann auch finanzielle Folgen haben.
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• Transparenz und Effizienz: Eine gute Verwaltung bietet Einblick in Ihre eigenen Prozesse. Sie können Anpassungen schneller vornehmen, wenn sich herausstellt, dass ein Projekt mehr Zeit in Anspruch nimmt als erwartet, oder wenn Sie andere Engpässe feststellen.

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🎙️ Höre dir unsere an Podcast über die Suche und Beantragung von Subventionen.

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Wie führt man eine S&O-Verwaltung?

Sobald Sie ein Forschungs- und Entwicklungsprojekt beginnen, ist es wichtig, sofort Aufzeichnungen zu führen — auch wenn Ihr Antrag noch nicht genehmigt wurde. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Briefe und Bestellungen des RVO aufbewahren und die folgenden Punkte genau im Auge behalten:

Zeitregistrierung

In Ihrem Arbeitszeitnachweis erfassen Sie genau, wie viel Zeit jeder Mitarbeiter pro Tag für Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten aufwendet.
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• Verwenden Sie ein Arbeitszeitblatt: Dies kann in Excel erfolgen, aber Sie können auch ein System verwenden, das besser zu Ihrer Arbeitsweise passt. Das Wichtigste ist, dass Sie die Stunden pro Tag, pro Projekt und pro Mitarbeiter aufzeichnen.
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• Flexibilität zwischen Projekten: Wenn ein Projekt weniger Zeit in Anspruch nimmt als geplant, können Sie die verbleibenden Stunden auf andere genehmigte F&E-Projekte verlagern.
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• Krankheit und Urlaub: Erfassen Sie keine Arbeitsstunden für kranke oder beurlaubte Mitarbeiter. Dies kann überprüft werden.
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• Regelmäßig aktualisieren: Aktualisiere deine Zeiterfassung mindestens alle 10 Werktage, um einen aktuellen Überblick zu behalten.

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Verwaltung des Projekts

Für jedes Projekt müssen Sie klar aufzeichnen, was getan wurde und wie die Arbeit voranschreitet.
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• Dokumentiere alles: Sammeln Sie alle wichtigen Dokumente wie Berichte, Zeichnungen, E-Mails und andere Beweise. Ordnen Sie diese Dokumente nach Projekten und stellen Sie sicher, dass sie ein Datum und den Namen des Autors enthalten.
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• Verfolgen Sie den Fortschritt: Machen Sie sich regelmäßig einen kurzen Überblick über die Fortschritte und bewahren Sie alle Dokumente mindestens 7 Jahre lang auf.
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• Digitale Werkzeuge: Für Softwareprojekte kannst du Systeme wie Git (für die Versionskontrolle), Jira (für den Überblick über Aufgaben) verwenden, um deine Verwaltung zu unterstützen, oder ein Tool wie TimeChimp (um den Überblick über die Stunden an Projekten zu behalten).
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Kosten- und Ausgabenverwaltung

Wenn Sie sich bei der Bewerbung für WBSO dafür entschieden haben, die tatsächlichen Kosten und Ausgaben im Auge zu behalten, müssen Sie diese nachweisen können.
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• Verwenden Sie ein Kostenmodell: Sie können das WBSO-Eingabemodell (Excel) verwenden, aber Sie können auch Ihre eigene Methode verwenden, solange sie klar und vollständig ist.
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• Bewahren Sie alle Dokumente auf: Behalte den Überblick über alles, was deine Ausgaben unterstützt, einschließlich Rechnungen, Quittungen, Verträge und Buchungen.
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• Gemeinsame Nutzung: Wenn ein Kauf, z. B. eine Maschine, auch für andere Geschäftsaktivitäten verwendet wird, sollten Sie genau berechnen, welches Teil für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt verwendet wurde, und es in Ihre Unterlagen aufnehmen.
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• Pünktlich fertig: Stellen Sie sicher, dass Ihre Kosten- und Ausgabenverwaltung innerhalb von 2 Monaten nach Ende des Kalenderjahres abgeschlossen ist.
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Wenn Sie diese Schritte ordnungsgemäß ausführen, erfüllen Sie die Anforderungen der RVO und vermeiden Probleme bei der Überprüfung Ihrer WBSO-Bewerbung.

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Tipps zur Bewerbung für WBSO

Eine rechtzeitige Registrierung ist für WBSO unerlässlich. Aber wie stellen Sie sicher, dass dieser Prozess reibungslos abläuft? Hier sind einige praktische Tipps:
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1. Registriere dich täglich: Bitten Sie die Mitarbeiter, ihre täglichen Arbeitszeiten im Auge zu behalten. Dies reduziert die Wahrscheinlichkeit verpasster Stunden oder ungenauer Aufzeichnungen. Je konsistenter Sie sind, desto einfacher wird die Abschlussberichterstattung. Registrieren Sie Stunden mindestens 10 Tage nach der Ausführung.
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2. Klare Beschreibung der Aktivitäten: Stellen Sie sicher, dass die Beschreibungen der registrierten Stunden spezifisch sind. Zum Beispiel ist „Erforschung neuer Algorithmen für die Datenanalyse“ besser als „Softwareentwicklung“. Dies hilft deutlich zu machen, dass die Aktivitäten unter S&O fallen.
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3. Verwenden Sie ein Zeiterfassungstool: Das manuelle Nachverfolgen der Stunden kann fehleranfällig sein. Tools wie TimeChimp erleichtern die genaue Erfassung von Stunden, die automatische Generierung von Berichten und die Gewährleistung der Konsistenz.
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4. Stellen Sie eine Projektstruktur bereit: Teilen Sie Ihre Forschungs- und Entwicklungsprojekte in klare Phasen oder Teile auf und behalten Sie den Überblick über die Stunden pro Phase. Das verschafft einen Überblick und hilft bei der Genehmigung des Zuschusses.

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So reichen Sie eine WBSO-Bewerbung ein

Sie können jeden Monat bis zum letzten Tag einen WBSO-Antrag über das Online-Portal der Netherlands Enterprise Agency (RVO) einreichen. Nach der Genehmigung wird der Steuervorteil bereits am ersten Tag des Folgemonats wirksam. Reichen Sie Ihren Antrag beispielsweise am 30. Juni ein? Dann profitieren Sie ab dem 1. Juli von den Leistungen.

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Ausnahmen

Es gibt zwei wichtige Ausnahmen von dieser Regel:
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1. Bewerbungen nach dem 30. September: Wenn Sie nach dem 30. September einen Antrag stellen, gilt die Leistung erst ab dem 1. Januar des Folgejahres.
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2. Bewerbungen vor dem 1. Januar: Wenn Sie das WBSO ab dem 1. Januar nutzen möchten, müssen Sie den Antrag bis spätestens 20. Dezember einreichen. Wenn Sie dies nach dem 20. Dezember tun, zum Beispiel am 21. Dezember, wird die Leistung frühestens am 1. Februar wirksam.

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💡 Lesen Sie mehr darüber wichtige Daten rund um das WBSO.

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Hier sind einige der häufigsten Fallstricke:

• Späte Einreichung: Die RVO akzeptiert keine Anträge, die nach Ablauf der Frist eingereicht werden. Stellen Sie sicher, dass Ihre Anfrage vollständig und rechtzeitig ist.
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• Unvollständige Anfrage: Stellen Sie sicher, dass alle Unterlagen, einschließlich der genauen Zeiterfassung, enthalten sind. Eine unvollständige Anfrage kann zu Verzögerungen oder sogar zur Ablehnung führen.
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• Vergessene Verwaltung: Nachdem Sie sich für das WBSO beworben haben, müssen Sie auch nach Erhalt des Zuschusses die administrativen Anforderungen weiterhin erfüllen.

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Tipps zur Verwaltung in TimeChimp

Wenn du ein Tool verwendest wie TimeChimp, kannst du deine Zeiterfassung einfach und effizient organisieren. Hier sind einige Tipps zur Optimierung Ihrer Forschungs- und Entwicklungsverwaltung in TimeChimp:
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• Verwenden Sie Beschriftungen: Erstellen Sie separate Labels für Ihre F&E-Projekte, damit Sie sie leicht von anderen Aktivitäten unterscheiden können. Wie Sie Labels erstellen, erfahren Sie in dieser Hilfeartikel.
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• Export nach Excel. Möchten Sie Ihre WBSO-Stunden nach Excel exportieren? Hier können Sie nachlesen, wie exportiert einfach Daten von TimeChimp nach Excel.
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• Berichte: Mit TimeChimp können Sie schnell und einfach Berichte erstellen, die den Anforderungen des WBSO entsprechen. Das spart Ihnen Zeit bei der Vorbereitung Ihrer Bewerbung.

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Fazit

Der WBSO-Zuschuss kann eine großartige finanzielle Unterstützung für innovationsfreudige Unternehmen sein, erfordert jedoch, dass Sie Ihre Zeitregistrierung in Ordnung haben. Indem Sie die täglichen Stunden registrieren, eine klare Projektstruktur beibehalten und ein Tool wie TimeChimp verwenden, können Sie die Anforderungen der RVO erfüllen und vom WBSO-Programm profitieren.

Stellen Sie sicher, dass Sie pünktlich sind für die Frist vom 30. September 2024 und vermeiden Sie Fallstricke, indem Sie Ihre Aufzeichnungen sorgfältig führen.