Beantragung eines WBSO-Zuschusses im Jahr 2025: ein vollständiger Leitfaden

Das WBSO ist ein Stipendium, das Unternehmen bei der Forschungs- und Entwicklungsarbeit finanziell unterstützt. In diesem Blog erfährst du, wie du dich qualifizieren kannst und warum die Verwaltung für eine Bewerbung wichtig ist.

Die Bedeutung von WBSO und warum ist es wichtig?

Die Entwicklung neuer Produkte, Technologien und Dienstleistungen kostet Zeit und Geld. Zum Glück gibt es in den Niederlanden den WBSO (Research and Development Work Promotion Act), einen Zuschuss, der Unternehmen bei „Forschungs- und Entwicklungsarbeiten“ (S&O) finanziell unterstützt.

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Dies kann Folgendes beinhalten:
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• Erforschung neuer Technologien oder Prozesse.
• Entwicklung völlig neuer Software oder Produkte.
• Technologische Verbesserungen, die zur Innovation beitragen.

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WBSO-Zuschuss: So qualifizieren Sie sich

Um sich für diesen Zuschuss zu qualifizieren, müssen Sie als Unternehmen bestimmte Bedingungen erfüllen, einschließlich einer genauen Zeiterfassung. Wir werden Ihnen später mehr darüber erzählen. Das WBSO ist ein Steuersystem, das Unternehmen hilft, die Innovationskosten zu senken. Teilnahmeberechtigt sind Unternehmen, die in die Forschung und Entwicklung innovativer Produkte, Prozesse oder Software investieren, unabhängig davon, ob Sie ein KMU, ein Startup oder ein großes Unternehmen sind.
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Was sind die Vorteile des WBSO?
‍Eine Reihe der Vorteile von WBSO sind unten aufgeführt.
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• Niedrigere Arbeitskosten: Die wichtigsten Kosten für viele Unternehmen, die innovativ sind, sind die Gehälter der Mitarbeiter, die an Projekten arbeiten. Mit dem WBSO können Sie einen Teil dieser Lohnkosten senken.
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• Steuerliche Vorteile: Der Zuschuss wird als Abzug von der Lohnsteuer angerechnet, sodass Sie als Unternehmen sofort weniger Steuern zahlen.
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• Zugang für verschiedene Geschäftstypen: Sowohl Startups als auch etablierte Unternehmen können das Programm nutzen.
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Das WBSO ist wichtig für Unternehmen, die weiterhin innovativ sein wollen, ohne durch die hohen Kosten, die dies oft mit sich bringt, finanziell gebremst zu werden.

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💡 Lesen Sie mehr darüber wichtige Veröffentlichungen über die WBSO.

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Voraussetzungen für den WBSO-Zuschuss

Um den WBSO-Zuschuss zu beantragen, müssen Sie als Unternehmen eine Reihe von Bedingungen erfüllen:
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• Innovative Aktivitäten: Ihre Arbeit sollte sich auf die Entwicklung neuer Technologien, Produkte, Prozesse oder Software konzentrieren.
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• Niederländische Lohnsteuer: Ihr Unternehmen muss in den Niederlanden Lohnsteuer zahlen.
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• Präzise Verwaltung: Eine detaillierte Zeiterfassung ist erforderlich, um nachzuweisen, dass Sie tatsächlich Forschungs- und Entwicklungstätigkeiten durchführen.
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• Stellungnahme von S&O: Sie müssen über eine Forschungs- und Entwicklungsbescheinigung verfügen, die Sie erhalten, nachdem Ihr Antrag von der Niederländischen Unternehmensagentur (RVO) genehmigt wurde.
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Die RVO ist das Gremium, das die WBSO-Anträge bewertet und den Zuschuss gewährt. Es ist daher wichtig, dass Ihr Antrag alle Bedingungen erfüllt und dass Ihre Verwaltung in Ordnung ist.

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💡 Lesen Sie mehr darüber wie bewerbe ich mich bei WBSO über die RVO.

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Warum ist eine Zeitregistrierung für WBSO erforderlich?

Eine wichtige Voraussetzung für WBSO-Bewerbungen ist die genaue Erfassung der Forschungs- und Entwicklungszeiten der Mitarbeiter, einschließlich der Personen, die wann und wie viel Zeit für Innovationsprojekte aufgewendet wurden.

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Warum ist das so wichtig?

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• Rechenschaftslegung: Der WBSO-Zuschuss ist ein Steuervorteil, und wie bei jeder Form des Steuerabzugs müssen Sie nachweisen können, dass Sie die Bedingungen erfüllen. Eine detaillierte Zeitaufzeichnung zeigt genau, wie viel Zeit und Ressourcen für Forschungs- und Entwicklungsprojekte aufgewendet wurden.
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• Prüfung: Die Regierung kann Prüfungen durchführen, um zu überprüfen, ob Unternehmen den Zuschuss korrekt erhalten haben. Ohne eine ordnungsgemäße Zeiterfassung riskieren Sie, den Zuschuss zurückzufordern. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern kann auch finanzielle Folgen haben.
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• Transparenz und Effizienz: Eine gute Verwaltung bietet Einblick in Ihre eigenen Prozesse. Sie können Anpassungen schneller vornehmen, wenn sich herausstellt, dass ein Projekt mehr Zeit in Anspruch nimmt als erwartet, oder wenn Sie andere Engpässe feststellen.

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Wie führt man eine S&O-Verwaltung?

Sobald Sie ein Forschungs- und Entwicklungsprojekt beginnen, ist es wichtig, sofort Aufzeichnungen zu führen — auch wenn Ihr Antrag noch nicht genehmigt wurde. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Briefe und Bestellungen des RVO aufbewahren und die folgenden Punkte genau im Auge behalten:

Zeitregistrierung

In Ihrem Arbeitszeitnachweis erfassen Sie genau, wie viel Zeit jeder Mitarbeiter pro Tag für Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten aufwendet.
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• Verwenden Sie ein Arbeitszeitblatt: Dies kann in Excel erfolgen, aber Sie können auch ein System verwenden, das besser zu Ihrer Arbeitsweise passt. Das Wichtigste ist, dass Sie die Stunden pro Tag, pro Projekt und pro Mitarbeiter aufzeichnen.
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• Flexibilität zwischen Projekten: Wenn ein Projekt weniger Zeit in Anspruch nimmt als geplant, können Sie die verbleibenden Stunden auf andere genehmigte F&E-Projekte verlagern.
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• Krankheit und Urlaub: Erfassen Sie keine Arbeitsstunden für kranke oder beurlaubte Mitarbeiter. Dies kann überprüft werden.
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• Regelmäßig aktualisieren: Aktualisiere deine Zeiterfassung mindestens alle 10 Werktage, um einen aktuellen Überblick zu behalten.

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Verwaltung des Projekts

Für jedes Projekt müssen Sie klar aufzeichnen, was getan wurde und wie die Arbeit voranschreitet.
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• Dokumentiere alles: Sammeln Sie alle wichtigen Dokumente wie Berichte, E-Mails und andere Beweise. Ordnen Sie diese Dokumente nach Projekten und stellen Sie sicher, dass sie ein Datum und den Namen des Autors enthalten.
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• Verfolgen Sie den Fortschritt: Machen Sie sich regelmäßig einen kurzen Überblick über die Fortschritte und bewahren Sie alle Dokumente mindestens 7 Jahre lang auf.
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• Digitale Werkzeuge: Für Softwareprojekte kannst du Systeme wie Git (für die Versionskontrolle), Jira (für den Überblick über Aufgaben) verwenden, um deine Verwaltung zu unterstützen, oder ein Tool wie TimeChimp (um den Überblick über die Stunden an Projekten zu behalten).
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Kosten- und Ausgabenverwaltung

Wenn Sie sich bei der Bewerbung für WBSO dafür entschieden haben, die tatsächlichen Kosten und Ausgaben im Auge zu behalten, müssen Sie diese nachweisen können.
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• Verwenden Sie ein Kostenmodell: Sie können das WBSO-Eingabemodell (Excel) verwenden, aber Sie können auch Ihre eigene Methode verwenden, solange sie klar und vollständig ist.
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• Bewahren Sie alle Dokumente auf: Behalte den Überblick über alles, was deine Ausgaben unterstützt, einschließlich Rechnungen, Quittungen, Verträge und Buchungen.
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• Gemeinsame Nutzung: Wenn ein Kauf, z. B. eine Maschine, auch für andere Geschäftsaktivitäten verwendet wird, sollten Sie genau berechnen, welches Teil für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt verwendet wurde, und es in Ihre Unterlagen aufnehmen.
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• Pünktlich fertig: Stellen Sie sicher, dass Ihre Kosten- und Ausgabenverwaltung innerhalb von 2 Monaten nach Ende des Kalenderjahres abgeschlossen ist.
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Wenn Sie diese Schritte ordnungsgemäß ausführen, erfüllen Sie die Anforderungen der RVO und vermeiden Probleme bei der Überprüfung Ihrer WBSO-Bewerbung.

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WBSO-Bewerbung: Die Fristen im Jahr 2025

Sie können sich bis zu viermal im Jahr für WBSO bewerben, wobei die Mindestantragsdauer jeweils drei Monate beträgt. Die wichtigsten Fristen für die Einreichung eines Antrags sind:

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• 31. März 2025: Für Projekte ab dem 1. April 2025
• 30. Juni 2025: Für Projekte, die am 1. Juli 2025 beginnen.
• 30. September 2025: Für Projekte ab dem 1. Oktober 2025.
• 20. Dezember 2025: Für Projekte ab dem 1. Januar 2026.
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Bitte beachten Sie: Bewerbungen müssen immer vor 23:59 Uhr zum Stichtag bei der Niederländischen Unternehmensagentur (RVO) eingereicht werden. Verspätete Bewerbungen werden in die nächste Startperiode verschoben.

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Wie funktioniert die Bewerbungsfrist?

Eine häufig gestellte Frage bei der Bewerbung für WBSO ist, wie genau die Mindestdauer von drei Monaten funktioniert.
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• Jeder WBSO-Antrag muss für mindestens 3 Monate eingereicht werden.
• Maximal 4 Bewerbungen pro Jahr sind zulässig.
• Das Startdatum ist immer am ersten Tag des Monats, Sie können also nicht in der Mitte eines Monats beginnen.

Beispielszenario

1. Am 31. Mai bewerben Sie sich für WBSO:
   • Der nächste Starttermin ist der 1. Juli (nicht der 1. Juni).
   • Sie müssen sich mindestens vor Juli, August und September (3 Monate) für WBSO bewerben.
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2. Am 30. Juni bewerben Sie sich für WBSO:
   • Der Starttermin ist dann der 1. Juli.
   • Mindestdauer: Juli, August und September.
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3. Am 31. März bewerben Sie sich für WBSO:
   • Startdatum: 1. April.
   • Mindestzeitraum: April, Mai, Juni.

Sie können sich nicht für einen Starttermin am 1. Juni am 31. Mai bewerben, weil:

• Sie würden sich nur für 2 Monate (Juni und Juli) bewerben (was nicht zulässig ist).
• Der nächstmögliche Starttermin nach dem 31. Mai ist der 1. Juli.
• Ihre Bewerbung muss mindestens vor Juli, August und September eingereicht werden.
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Wenn Sie einen Zeitraum früher beginnen möchten, müssen Sie Ihre Bewerbung daher vor dem 31. März einreichen, um am 1. April zu beginnen. Wenn Sie WBSO ab dem 1. Juni haben möchten, sollten Sie sich vor dem 31. März dafür beworben haben.

Ausnahmen

Es gibt zwei wichtige Ausnahmen von dieser Regel:
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1. Bewerbungen nach dem 30. September: Wenn Sie nach dem 30. September einen Antrag stellen, gilt die Leistung erst ab dem 1. Januar des Folgejahres.
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2. Bewerbungen vor dem 1. Januar: Wenn Sie das WBSO ab dem 1. Januar nutzen möchten, müssen Sie den Antrag bis spätestens 20. Dezember einreichen. Wenn Sie dies nach dem 20. Dezember tun, zum Beispiel am 21. Dezember, wird die Leistung frühestens am 1. Februar wirksam.

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Ankündigung der Realisierung: Abschlussbericht

Am Ende des Jahres, in dem Sie WBSO erhalten haben, müssen Sie der RVO eine Realisierungsankündigung vorlegen. Das bedeutet, dass Sie die tatsächlich geleisteten Forschungs- und Entwicklungsstunden sowie etwaige Kosten angeben.
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• Frist: Spätestens am 31. März 2025 für den WBSO-Zeitraum 2024.
• Obligatorisch für alle Unternehmen, auch wenn Sie weniger Stunden als erwartet gearbeitet haben.
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Handbuch: Bewerbung für WBSO 2025

Die Beantragung eines WBSO-Zuschusses erfordert eine Reihe von Schritten. Im Folgenden finden Sie einen praktischen schrittweisen Plan, damit der Vorgang reibungslos abläuft.

Schritt 1: Ermitteln Sie Ihre Eignung

Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen und Ihre Forschungs- und Entwicklungsprojekte den Allgemeine Geschäftsbedingungen der WBSO. Die Aktivitäten müssen sich auf Forschung und Entwicklung (FuE) beziehen, beispielsweise auf technische Forschung oder Softwareentwicklung.

Schritt 2: Sammeln Sie die Informationen, die Sie benötigen

Für Ihre Anfrage haben Sie eine gute Beschreibung von:

• Beschreibungen der Projekte
• Tore
• Schätzung der Stunden und Kosten.
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Zu den häufigsten Fehlern in diesem Schritt gehören:

• Ungenaue Zeiterfassung
• Vage Projektbeschreibungen
• Falsche Kostenschätzungen

Schritt 3: Reichen Sie Ihre Bewerbung bei der RVO ein

Die Einreichung eines WBSO-Antrags erfolgt über die RVO-Zähler. Gehen Sie wie folgt vor, um Ihre Anfrage korrekt einzureichen:
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1. Loggen Sie sich in den ELOket ein
2. Wählen Sie das entsprechende Bewerbungsverfahren: Wählen Sie „Neue WBSO-Anfrage“ und füllen Sie das digitale Formular aus.
3. Füllen Sie die Projektdetails aus: Beschreiben Sie die technischen Herausforderungen, Ziele und Aktivitäten Ihres Forschungs- und Entwicklungsprojekts.
4. Schätzen Sie die F&E-Stunden und -Kosten: Machen Sie eine fundierte Schätzung der aufzuwendenden Stunden und der damit verbundenen Kosten.
5. Prüfen Sie Ihre Anfrage und senden Sie sie ab: Bitte überprüfen Sie alle eingegebenen Daten sorgfältig und reichen Sie den Antrag vor Ablauf der angegebenen Frist ein.

Nach der Einreichung erhalten Sie eine Bestätigung von der RVO. Innerhalb von 3 Monaten werden wir prüfen, ob Ihr Antrag genehmigt wird. Weitere Informationen zum Bewerbungsprozess finden Sie hier.

Schritt 4: Führen Sie genaue Zeitaufzeichnungen

Nach der Genehmigung Ihres Antrags müssen Sie die Forschungs- und Entwicklungszeiten und -aktivitäten genau verfolgen. Hier kann TimeChimp enorm helfen:

• Einfach den Überblick über die Stunden behalten: WBSO-Stunden mit einem Klick aufzeichnen
• Genehmigen: Genehmigen Sie ganz einfach Stunden mit vollständiger Genehmigungshistorie
• Einfacher Export. Exportieren Sie direkt im RVO-Format, bereit für Ihre Anfrage.

Schritt 5: Reichen Sie Ihre Realisierung ein

Am Jahresende müssen Sie der RVO die tatsächlich geleisteten Forschungs- und Entwicklungsstunden melden. Stellen Sie sicher, dass Sie dies vorher tun 31. März des Folgejahres dient der Vermeidung von Bußgeldern oder Problemen. Das können Sie ganz einfach über den Ankündigung der Realisierung auf der RVO-Website.

Tipps zur Bewerbung für WBSO

Eine rechtzeitige Registrierung ist für WBSO unerlässlich. Aber wie stellen Sie sicher, dass dieser Prozess reibungslos abläuft? Hier sind einige praktische Tipps:
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1. Registriere dich täglich: Bitten Sie die Mitarbeiter, ihre täglichen Arbeitszeiten im Auge zu behalten. Dies reduziert die Wahrscheinlichkeit verpasster Stunden oder ungenauer Aufzeichnungen. Je konsistenter Sie sind, desto einfacher wird die Abschlussberichterstattung. Registrieren Sie Stunden mindestens 10 Tage nach der Ausführung.
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2. Klare Beschreibung der Aktivitäten: Stellen Sie sicher, dass die Beschreibungen der registrierten Stunden spezifisch sind. Zum Beispiel ist „Erforschung neuer Algorithmen für die Datenanalyse“ besser als „Softwareentwicklung“. Dies hilft deutlich zu machen, dass die Aktivitäten unter S&O fallen.
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3. Verwenden Sie ein Zeiterfassungstool: Das manuelle Nachverfolgen der Stunden kann fehleranfällig sein. Tools wie TimeChimp erleichtern die genaue Erfassung von Stunden, die automatische Generierung von Berichten und die Gewährleistung der Konsistenz.
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4. Stellen Sie eine Projektstruktur bereit: Teilen Sie Ihre Forschungs- und Entwicklungsprojekte in klare Phasen oder Teile auf und behalten Sie den Überblick über die Stunden pro Phase. Das verschafft einen Überblick und hilft bei der Genehmigung des Zuschusses.

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Hier sind einige der häufigsten Fallstricke:
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• Späte Einreichung: Die RVO akzeptiert keine Anträge, die nach Ablauf der Frist eingereicht werden. Stellen Sie sicher, dass Ihre Anfrage vollständig und rechtzeitig ist.
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• Unvollständige Anfrage: Stellen Sie sicher, dass alle Unterlagen, einschließlich der genauen Zeiterfassung, enthalten sind. Eine unvollständige Anfrage kann zu Verzögerungen oder sogar zur Ablehnung führen.
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• Vergessene Verwaltung: Nachdem Sie sich für das WBSO beworben haben, müssen Sie auch nach Erhalt des Zuschusses die administrativen Anforderungen weiterhin erfüllen.

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Tipps zur Verwaltung in TimeChimp

Wenn Sie ein Tool wie verwenden, können Sie Ihre Zeiterfassung einfach und effizient organisieren. Hier sind einige Tipps zur Optimierung Ihrer Forschungs- und Entwicklungsverwaltung in TimeChimp:
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• Verwenden Sie Beschriftungen: Erstellen Sie separate Labels für Ihre F&E-Projekte, damit Sie sie leicht von anderen Aktivitäten unterscheiden können. Wie Sie Labels erstellen, erfahren Sie in dieser Hilfeartikel.
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• Export nach Excel. Möchten Sie Ihre WBSO-Stunden zur einfachen Lieferung nach Excel exportieren? Hier können Sie nachlesen, wie exportiert einfach Daten von TimeChimp nach Excel.
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• Berichte: Mit TimeChimp können Sie schnell und einfach Berichte erstellen, die den WBSO-Anforderungen entsprechen. So hast du immer einen klaren Überblick über deine Daten und bist bestens auf deine Anfrage vorbereitet.
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• Legen Sie Budgets fest. Sie können WBSO-Projekten auch Budgets hinzufügen, sodass Sie die Budgetentwicklung verfolgen können. Das spart Ihnen Zeit bei der Vorbereitung Ihrer Bewerbung.

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Fazit

Der WBSO-Zuschuss bietet Unternehmen wertvolle finanzielle Unterstützung für Innovationen, erfordert jedoch eine sorgfältige zeitliche Registrierung. Folgen Sie diesen Schritten, um die Anforderungen der RVO zu erfüllen und die Vorteile des WBSO-Systems voll auszuschöpfen:
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• Zeichne deine täglichen Stunden auf: Stellen Sie sicher, dass Ihre Stunden pro Tag genau aufgezeichnet sind.
• Achten Sie auf eine klare Projektstruktur: Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Innovationsprojekte, einschließlich der Personen, die was tun und wie viel Zeit dafür aufgewendet wird.
• Verwenden Sie ein Tool wie TimeChimp: Mit TimeChimp können Sie ganz einfach den Überblick über Ihre Stunden behalten und die RVO-Anforderungen erfüllen.
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Wenn Sie diese Schritte ausführen, können Sie Ihre WBSO-Bewerbung einfach und korrekt einreichen.