Als consultant sta je voor uitdagende taken en bied je inzichten aan verschillende klanten. Maar achter de schermen is het gebruik van de juiste software net zo belangrijk als je expertise. Of je nu zelfstandig werkt of deel uitmaakt van een consultancybureau, de juiste tools kunnen het verschil maken tussen efficiënt succes en frustratie.
In deze blog vertellen we je over de belangrijkste consultancy software. Lees je mee?
1. Tijdregistratie-, declaratie- en facturatie software
Voor het bijhouden van gewerkte uren, declaraties en facturatie in de consultancywereld is het gebruikelijk dat adviesbureaus een veelzijdige tijdregistratiesoftware kiezen. We beginnen met deze belangrijke consulting software, omdat het de basis vormt van je bedrijfsmodel. Het beïnvloedt zowel de manier waarop je werkt als de financiële stromen binnen je consultancybedrijf.
Als consultant is het opbouwen van vertrouwen essentieel. Daarom is het cruciaal dat de tijdregistratiesoftware gemakkelijk toegankelijk en transparant is voor je klanten. Dit betekent het volgende:
- Uren, kilometers en declarties. Gewerkte uren, gereden kilometers en andere declaraties registreren in de softwaretool.
- Klantportalen. Geef je klanten via klantportalen toegang tot dashboards waar ze real-time de voortgang van projecten kunnen volgen.
- Goedkeuringsprocessen. Betrek klanten bij het opzetten van goedkeuringsprocessen voordat facturen worden verzonden. Dit voorkomt administratieve overleggen tussen afdelingen, discussies achteraf over facturen en versnelt het betalingsproces.
- Factureren. Verstuur na goedkeuring automatisch en tijdig je facturen.
- Self-billing. Werkt je bureau met veel zelfstandige consultants die eigen facturen sturen, dan kan je dit proces vereenvoudigen met self-billing.
- Integraties. Sommige tijdregistratietools bieden extra opties zoals projectmanagement-, planning- en HRM-modules. Bekijk de mogelijkheden, maar onderzoek vooral of je eenvoudig andere software kunt integreren met de tijdregistratiesoftware. Let daarbij niet alleen op vaste integraties, maar ook op de mogelijkheden met een API.
2. Projectmanagement software
Het streven van elk consultancybureau is om al zijn projecten te beheren met eigen projectmanagementsoftware. Maar in de praktijk blijkt dit niet altijd haalbaar. Laten we eens kijken hoe consultancybureaus omgaan met projectmanagementsoftware:
- Projectmanagement software voor consultancy. Consultancybureaus maken gebruik van projectmanagementsoftware voor hun eigen projectadministratie en het beheer van klantprojecten. Deze software is vaak afgestemd op de specifieke behoeften en werkprocessen van het bureau. Hiermee kunnen projecten beheerd worden, resources toegewezen worden, de voortgang bijgehouden worden en kan er effectief samengewerkt worden binnen het consultancyteam.
- Klantspecifieke projectmanagementsoftware. Klanten die beschikken over hun eigen projectmanagementsoftware willen graag dat je die gebruikt. Voor een consultant is dit geen probleem. Je krijgt toegang tot het systeem van de klant en intern beheer je het project in je eigen software op hoofdlijnen. Het belangrijkste is dat consultants effectief kunnen communiceren en samenwerken met hun klanten.
- Integratie. Bij het kiezen van je eigen projectmanagementsoftware is het belangrijk om te kijken naar de integratiemogelijkheden met andere softwarepakketten. Onderzoek de API-mogelijkheden van de software.
- Populaire voorbeelden. Enkele populaire projectmanagementsoftware voor consultancybureaus zijn Trello, Asana en Jira.
3. CRM software
CRM, oftewel Customer Relationship Management, is een software die wordt gebruikt om klantgerelateerde informatie te beheren. Met CRM-software kun je klantgegevens, klantinteracties, het verkoopproces en contractbeheer organiseren. Het mooie van CRM-software is dat je hierbij niet afhankelijk bent van je klant.
- Integratie: Bij het kiezen van CRM-software is het belangrijk om te letten op de integratiemogelijkheden met populaire communicatieplatformen. Onderzoek ook de beschikbare API-mogelijkheden.
- Populaire voorbeelden: Enkele populaire CRM-software voor consultancybureaus zijn PerfectView, Pipedrive, Hubspot en Salesforce.
4. Communicatie software
Een cruciaal aspect van het werk van consultants is het communiceren met stakeholders bij de klant, externe partijen en het consultancybureau. Als consultant kun je niet voorspellen welk communicatieplatform alle klanten verkiezen. Je past je aan aan de communicatievoorkeuren van je klant, maar intern kun je natuurlijk wel afspraken maken over welke tool je als primair communicatieplatform gebruikt.
- Integratie: De grote communicatieplatformen bieden vaak mogelijkheden om de communicatie met je klanten te integreren in de CRM-software.
- Populaire voorbeelden: Voorbeelden van veelgebruikte communicatieplatformen zijn Slack, Microsoft Teams en Google Meet.
5. Analyse- en audit software
Bij de specifieke software die consultants gebruiken, neemt analyse- en auditsoftware een belangrijke plaats in. Auditsoftware stelt consultants in staat om de boekhouding van bedrijven te analyseren en te beoordelen. Daarnaast maken consultants gebruik van software om grote hoeveelheden data te analyseren.
- Integratie: Een voorbeeld van een analyseprogramma waarin alle data verzameld en geanalyseerd kan worden, is Microsoft Power BI. Deze tool biedt het voordeel dat analyses op een visueel aantrekkelijke en grafische manier kunnen worden weergegeven, waardoor het analyseren van data eenvoudiger en betrouwbaarder wordt. Een integratiemogelijkheid is bijvoorbeeld het veilig delen van deze analyses via klantportalen met geautoriseerde personen.
- Populaire voorbeelden: Enkele veelgebruikte audit- en analyse-software voor consultants zijn ACL Analytics, Microsoft Power BI en Tableau.
6. Presentatie software
Het creëren van professionele en overtuigende presentaties vormt een belangrijk, zij het tijdrovend, aspect van het werk van consultants. Vaak worden hiervoor PowerPoint en Keynote gebruikt. Door gebruik te maken van rapporten uit klantportalen en bijvoorbeeld Power BI, kan dit proces versneld worden en kunnen presentaties verrijkt worden met relevante gegevens.
- Integratie: Integratiemogelijkheden zijn vooral interessant voor het veilig delen van presentaties via klantportalen.
- Populaire voorbeelden: Enkele veelgebruikte tools voor het maken van presentaties zijn PowerPoint, Keynote en Prezi.
7. Samenwerkings software
Consultants werken vaak samen met verschillende collega’s aan documenten. Gelukkig is dit tegenwoordig geen probleem meer, aangezien er verschillende tools beschikbaar zijn om gezamenlijk aan documenten te werken. Als consultancybureau heb je mogelijk je eigen voorkeur, maar je kunt je gemakkelijk aanpassen aan de wensen van je klant of andere stakeholders.
- Integratie: In dit geval is integratie minder belangrijk, maar is het vooral van belang om af te stemmen met stakeholders. Als consultant ben je uiterst zorgvuldig in het verlenen van toegang tot specifieke documenten, omdat het vaak vertrouwelijke informatie betreft.
- Populaire voorbeelden: Enkele veelgebruikte tools voor het samenwerken aan documenten zijn Microsoft Office, Google Docs en Dropbox Paper.
8. Boekhoud software
De financiële administratie van een consultancybureau is een onmisbaar onderdeel en mag niet ontbreken in het assortiment consulting software. Als bureau heb je de vrijheid om te kiezen welke boekhoudsoftware je hiervoor wilt gebruiken.
- Integratie: Het is essentieel dat de boekhoudsoftware naadloos kan integreren met de tijdregistratietool. Boekhoudsoftware bevat vaak ook modules voor tijdregistratie en facturatie. Grote boekhoudpakketten richten zich echter minder op innovaties in deze modules, omdat de focus van deze bedrijven voornamelijk op de boekhouding ligt.
- Populaire voorbeelden: Enkele veelgebruikte boekhoudsoftwarepakketten voor consultancybureaus zijn Visma, Exact en Afas.
9. Veiligheids software
Als consultancybureau is het van cruciaal belang om samen te werken met betrouwbare softwareleveranciers, aangezien consultants regelmatig met gevoelige informatie werken. Het is essentieel om duidelijke afspraken te maken met zowel consultants als klanten over het gebruik van wachtwoordbeheerders, VPN’s en firewalls.
- Integratie: Hoewel integratie hier maar gedeeltelijk relevant is, moet het consultancybureau wel aandacht besteden aan digitale veiligheid en protocollen opstellen voor consultants. Voordat er wordt samengewerkt met een nieuwe klant, moeten er afspraken worden gemaakt over het gebruik van software en de toegang tot informatie. Vooral grote klanten hebben vaak hun eigen veiligheidsprotocollen die in de bedrijfsvoering moeten worden geïntegreerd.
Is een alles-in-eenpakket niet veel handiger?
Zou een alles-in-één-pakket handiger zijn voor consultancybureaus? Laten we eens kijken:
Op het eerste gezicht lijkt een alles-in-één-pakket altijd aantrekkelijk, omdat het alle benodigde tools in één bundel lijkt te bieden. Echter, in de praktijk blijkt vaak dat bepaalde functies ontbreken die juist handig zijn voor jouw bedrijf, waardoor je mogelijk moet investeren in aanvullende software of workarounds moet bedenken.
Gespecialiseerde softwaretools bieden extra functies die specifiek zijn afgestemd op de behoeften van consultancybureaus, waardoor je meer flexibiliteit hebt in het afstemmen van de software op jouw bedrijfsprocessen. Ze integreren vaak sneller nieuwe innovatietechnieken, waardoor je altijd up-to-date blijft met de nieuwste ontwikkelingen in de branche. Bovendien zijn gespecialiseerde tools gemakkelijk te integreren met andere softwarepakketten die je mogelijk al gebruikt, waardoor je een naadloze workflow kunt behouden en gegevens efficiënt kunt delen tussen verschillende systemen.
Conclusie
Consultants hebben ongetwijfeld nog veel meer specifieke expertises waarvoor er gespecialiseerde software beschikbaar is dan hierboven beschreven. We hebben ons gericht op de consulting software die essentieel is voor het businessmodel van consultancybureaus.
- Tijdregistratie- en declaratiesoftware: Deze vormen het hart van deze software, omdat ze ervoor zorgen dat het bureau tijdig kan factureren en de cashflow niet in gevaar komt. Daarnaast kunnen klanten betrokken worden bij het goedkeuringsproces en is self-billing ook een mogelijkheid.
- Integratie van software: Het vermogen om software met elkaar te integreren is belangrijker dan het zoeken naar een niet-bestaand allesomvattend softwarepakket.
TimeChimp gratis uitproberen?
TimeChimp sluit perfect aan op het businessmodel van consultancybureaus. Begin nu met je gratis proefperiode van 14 dagen en ontdek hoe je tijdregistratie en declaraties kunt vereenvoudigen, en hoe het de kern vormt van de consulting software die je gebruikt. Easy does it.
