Tijdregistratie: de ultieme gids voor consultancybureaus

Als consultant is het belangrijk om je werktijden nauwkeurig te registreren en beheren. Als het goed is, kan je veel uren factureren. Moderne hulpmiddelen voor tijdregistratie helpen daarbij. In deze blog benadrukken we het belang van tijdregistratie in de consultancy industrie, en laten we je zien waar je in de praktijk op moet letten bij het kiezen van de juiste tool.

Waarom is tijdregistratie essentieel voor consultancy adviesbureaus?

Naast projectmanagement is tijdregistratie software een van de belangrijkste hulpmiddelen om de vele, parallel lopende consultancyprojecten tot een goed einde te brengen. En dus tijdig te kunnen factureren. We zetten de belangrijkste punten op een rijtje:

• Accurate data in plaats van een selectief geheugen
  Of je nu inzicht wil in je eigen werkprestaties of nauwkeurige uurlogboeken nodig hebt voor de facturering aan je klant: zonder tijdregistratie beschik je niet over betrouwbare data.
• Controleer en beheer de productiviteit
  Je kunt de werkprestaties van individuele medewerkers, afdelingen en jezelf gemakkelijker beoordelen en beheren als je de gewerkte uren per taak en klant nauwkeurig registreert. Heb je gemiddeld meer tijd nodig voor dezelfde taak als je collega? Praat met elkaar, misschien gebruiken ze een tool die je niet kent, of werken ze wel sneller, maar maken ze meer fouten. Hoe dan ook, is het verzamelen van betrouwbare data cruciaal als je efficiënter wil gaan werken en de productiviteit wil verhogen.
• Transparante klantrelatie
  Voorkom misverstanden en discussies over gefactureerde uren door ze nauwkeurig bij te houden. Veertig adviesuren op een factuur maken klanten wantrouwiger dan een gedetailleerde opsomming van alle uitgevoerde werkzaamheden, inclusief tijd en uurtarief.
• Snelle facturering voor gezonde cashflow
  Hoe betrouwbaarder je de tijd tijdens je werkdag bijhoudt, hoe eenvoudiger het is de klant te factureren. Facturen die kort na de werkzaamheden worden verstuurd, blijken bovendien sneller te worden betaald.
• Meer efficiëntie met automatische tijdsregistratie
  Veel tijdregistratie-tools hebben ook oplossingen voor automatische tijdregistratie. De TimeChimp Tracker houdt bijvoorbeeld op de achtergrond je activiteiten bij. Aan het eind van de dag beslis je welke registraties worden ingediend. Dat scheelt veel kostbare tijd die anders opgaat aan administratieve taken.

Start proefperiode

Uit de praktijk: Tijdregistratie op projectbasis werkt

Zoals gezegd, is projectmanagement even belangrijk als het bijhouden van de werktijden om het succes van consultancy adviesbureaus te kunnen meten. Het bijhouden van uren zonder deze toe te wijzen aan projecten werkt alleen als je zelfstandig aan één project of klant tegelijk werkt. Adviesprojecten lopen eigenlijk altijd parallel aan elkaar. Het niet op projectbasis registreren van gewerkte uren is dus foutgevoelig en kan leiden tot verwarrende kostenposten of zelfs incorrecte facturen.

Je verbetert en vereenvoudigt je projectmanagement als iedereen uren laat registreert per klant en in elke fase van een project. Dit maakt het bovendien makkelijker om betrouwbare factureren te versturen. Daarmee blijven we trouw aan het bekende uitgangspunt consultancy = projectmatig werken.

De combinatie van projectmanagement, tijdregistratie en een koppeling met je boekhoudpakket is niet alleen efficiënt, maar ook nauwkeuriger dan alleen registreren of iemand aanwezig is. Als manager van een consultancybureau of afdeling ontvang je uitgebreide gegevens over de productiviteit van je medewerkers. De ene consultant besteedt veel tijd aan het schrijven van rapporten. Iemand anders blijkt bijzonder goed te presteren in een bepaalde sector. Gebruik deze kennis om je werknemers aan te sturen, op te leiden en benut hun sterke punten optimaal.

De juiste tool voor tijdregistratie in consultancy

Onderstaande drie factoren zijn belangrijk bij het kiezen van de perfecte tijdregistratietool in de adviessector:

1. Flexibiliteit: In de consultancybranche wordt het ‘4 + 1’ principe gehanteerd. Vier dagen bij de klant, één dag op kantoor. Aangezien er in deze branche ook steeds meer ‘op afstand’ wordt gewerkt, moet het tijdregistratiesysteem flexibel in gebruik zijn. Een combinatie van een desktopapplicatie en mobiele app is daarom de beste oplossing. Ook voor het bijhouden van uitgaven en kilometerstanden.
2. Overzicht: Hoe meer details je met de tool kunt vastleggen, hoe meer inzicht je krijgt in de productiviteit van je team. Het registreren op basis van klanten en projecten is een ‘must-have’. Projecten verder kunnen opdelen in specifieke taken levert nog veel meer extra informatie op over prestaties en efficiëntie.
3. Integraties: Het automatiseren van administratieve processen bespaart tijd en zorgt voor een gezonde cashflow. Vereenvoudig je tijdregistratie door deze te koppelen met je agenda. Of synchroniseer je boekhoudpakket of salarisadministratie met de tijdregistratietool voor actueel financieel overzicht.

TimeChimp biedt een flexibele, makkelijke en slimme oplossing voor digitale tijdregistratie en maakt timemanagement bij consultancy adviesbureaus eenvoudiger. De op project gebaseerde tijdregistratie draagt bij aan efficiënt projectmanagement en maakt het mogelijk snel te factureren. Slimme functies zoals geautomatiseerde tijdregistratie en klantportalen helpen de projectmanager bij adviesprojecten, de directie, medewerkers en klanten via een systeem op de hoogte te houden. Easy does it.