Het Nieuwe Werken: Hou grip op Digitaal Leiderschap met Timemanagement

De megatrend ‘het nieuwe werken’ zorgt ervoor dat de werkplekken in de digitale wereld zich blijven ontwikkelen en verbeteren. Hoe kunnen moderne managers het beste omgaan met alle veranderingen? Welke uitdagingen komen ze tegen bij het aansturen van hybride teams en hoe kunnen ze de laatste technologietrends blijven volgen? Het is helder: In het kader van ‘het nieuwe werken’ is het niet voldoende te zeggen dat we vanaf vandaag hybride gaan werken. In deze blog leggen we je uit waarom leiderschap 4.0 niet kan zonder slim timemanagement en hoe ‘het nieuwe werken’ succesvol kan worden geïmplementeerd.

Inhoud:

• Introductie: Digitaal Leiderschap & ‘Het Nieuwe Werken’
  - Kerncompetenties van digitaal leiderschap
  - Waarom is het nieuwe werken een trend?

• Grip krijgen op digitaal leiderschap
  - Uitdagingen in ‘het nieuwe werken’ concept
  - Eigen verantwoordelijkheid en timemanagement in plaats van micromanagement

• Implementatietips voor ‘het nieuwe werken’ en ‘digitaal leiderschap’

Digitaal leiderschap en ‘het nieuwe werken’

In tegenstelling tot wat de naam doet vermoeden, blijft digitaal leiderschap niet beperkt tot ICT-bedrijven. Zowel traditionele grote ondernemingen als moderne start-ups kunnen digitale leiderschapsmethoden goed gebruiken. Geen enkel bedrijf ontkomt aan verdere digitalisering en de bijbehorende uitdagingen.

Digitaal leiderschap wordt ook wel leiderschap 4.0 genoemd en gaat uit van de volgende kerncompetenties:

• Agile leiderschap: Werkomgevingen veranderen waar je bij staat en bedrijven moeten zich razendsnel aanpassen. Van de digitale manager wordt verwacht dat hij resultaatgericht werkt, wendbaar is en snel beslissingen kan nemen. Hij communiceert open, transparant en gelijkwaardig met zijn team.
• Hands-on mentaliteit & waardering: De manager heeft vertrouwen in zijn team en waardering voor de prestaties. Hij of zij accepteert dat er fouten worden gemaakt en creëert een omgeving waarin wordt geleerd van deze fouten. De manager zorgt dat werkprocessen rond routineklussen worden geoptimaliseerd en dat innovatie wordt omarmd. De digitale manager is dus echt onderdeel van het team.
• Bereidheid om risico’s te nemen: No guts, no glory. Leiderschap 4.0 betekent ook risico’s nemen. Je benadert problemen met een positieve grondhouding en durft te beslissen.
• Digitale knowhow: De moderne manager heeft naast de besproken sociale vaardigheden ook kennis van- en interesse in nieuwe technologie. Het signaleren van nieuwe trends en er handig op inspelen, kan je een voorsprong opleveren ten opzichte van de concurrentie.

Veel aspecten van digitaal leiderschap zijn gemakkelijk in te voeren afhankelijk van de digitale volwassenheid van je bedrijf. Er komt meer bij kijken als je ‘Het nieuwe werken’ volledig als concept wilt implementeren.

‘Het nieuwe werken’ behelst alle vormen van digitalisering van de werkomgeving en de bijbehorende veranderingen. Denk hierbij aan ontwikkelingen zoals de 4-daagse werkweek, thuiswerken, flexibele werktijden, teamwerkplekken en het delen van bureaus. Het betekent rekening houden met de veranderende eisen van de jongere generatie. Die is minder bezig met salaris en werktijden, maar hecht veel waarde aan gelijkwaardigheid, flexibiliteit, persoonlijke ontwikkeling en eist een veilige werkcultuur.

Grip krijgen op digitaal leiderschap

Niet alle aspecten van ‘het nieuwe werken’ kan je ondervangen met digitaal leiderschap. Je bedrijf moet aan bepaalde voorwaarden voldoen. Als je dit concept zonder plan en goede voorbereiding implementeert, is het gedoemd te mislukken.

Hieronder de meest voorkomende uitdagingen bij het introduceren van ‘het nieuwe werken’ als concept op een rijtje:

• Gebrek aan infrastructuur
• Apparatuur voor medewerkers: laptop en mobiele telefoon van de zaak, budget voor het opzetten van een geschikte externe werkplek
• IT-beveiliging & software: toegankelijk en veilig bedrijfsnetwerk, samenwerkingstools, projectmanagementsoftware, etc.
• Slim kantoorconcept: flexibel huren van werkplekken waar teams kunnen samenwerken, herinrichting van het kantoor gericht op het delen van bureaus, en een plan voor open ruimtes waar gemakkelijk kan worden samengewerkt.
• Acceptatie door medewerkers
• Gemeenschappelijk werkplan: regel via een onboarding proces dat alle medewerkers weten wat de afspraken zijn over het gebruik van de software en hardware.
• Begrip creëren: communiceer openlijk over de voordelen en de uitdagingen, bespreek zorgen, pas indien nodig het bedrijfsconcept aan om te gemoed te komen aan wensen van je medewerkers.
• Leiderschapsstijl
• Agile werkmethoden: Scrum of Kanban voor wendbaar projectmanagement.
• Digitaal leiderschap: Ben een coach voor je team die motiveert en inspireert in plaats van commandeert.
• Vertrouwen: Geef medewerkers meer vrijheid en leer als manager de kunst van het loslaten.
• Werk-privé balans: Respecteer de grenzen tussen werk en privé. Die kunnen makkelijk vervagen en vormen een risico op het maken van onnodige overuren met mogelijke burn-out klachten tot gevolg.

Eigen verantwoordelijkheid en timemanagement in plaats van micromanagement

Als je als manager denkt dat je medewerkers moet controleren, zit je op het verkeerde spoor. Micromanagen en het strikt monitoren van thuiswerkers staan haaks op de waarden van ‘het nieuwe werken’. Natuurlijk wil je, onafhankelijk van locatie, de prestaties van je team kunnen volgen. Daarnaast wil je medewerkers, indien nodig, helpen bij het creëren van een gezonde thuiswerkstructuur.

Je ontkomt daarom bij digitaal leiderschap niet aan effectief timemanagement. Hieronder volgen enkele waardevolle tips voor het implementeren van digitaal leiderschap en ‘het nieuwe werken’.

Eenvoudige urenregistratie: Probeer gratis

Implementatietips voor ‘het nieuwe werken’ en ‘digitaal leiderschap’

• Communiceer tijdig wanneer veranderingen ingaan. Geef medewerkers voldoende ruimte om zich aan te passen en eventuele zorgen bespreekbaar te maken. Betrek ze bij het veranderproces en ben geduldig. Samen geleidelijk veranderen werkt veel beter dan alle veranderingen in een keer door te willen voeren.
• Introduceer als basis voor effectief timemanagement een intelligente oplossing voor digitale urenregistratie. Dit is niet alleen een verplichting van het Europese Hof van Justitie, het is tevens een basisvoorwaarde om medewerkers verantwoordelijkheid te laten nemen voor hun eigen timemanagement. Het registreren van gewerkte uren zorgt ervoor dat medewerkers pauzes nemen en zich houden aan de werktijden. Het is manier om thuiswerkers te helpen de balans tussen werk en privé in de gaten te houden.
• Test verschillende software tools die je overweegt te gaan gebruiken en betrek je team bij de besluitvorming. Medewerkers zijn veel meer geneigd nieuwe software te omarmen als ze er zelf voor hebben gekozen. Je ontvangt bovendien waardevolle feedback over welke tool het beste past bij de workflow van je team. Dit is de beste manier om tools te selecteren waarmee je de administratieve processen in je bedrijf kan optimaliseren.
• Automatisering vereenvoudigt de workflow. Het synchroniseren van agendafuncties of het integreren van verschillende tools maken het delen van informatie en betere samenwerking binnen hybride teams gemakkelijker. Sta dus open voor moderne softwareoplossingen zoals automatische urenregistratie of het gebruik van kunstmatige intelligentie.
• Werken op projectbasis in gemengde teams. Werk niet langer volgens de lijnen van strikt gescheiden afdelingen, maar stel een projectteam samen op basis van de benodigde vaardigheden. In een projectteam zit voor elke competentie een persoon of groep mensen die verantwoordelijk is voor de succesvolle afronding van een onderdeel binnen het project. Iedereen in het projectteam heeft dus zijn eigen expertise, maar is medeverantwoordelijk voor het gehele project. De teams overleggen en wisselen onderling ideeën met elkaar uit. Een medewerker kan tegelijk deelnemen aan meerdere korte- of lange termijnprojecten. Dit maakt de werkdag gevarieerder en bevordert innovatie, het interne teambuildingproces en verhoogt de kans op efficiënte oplossingen.
• Introduceer persoonlijke ontwikkelplannen. ‘Het nieuwe werken’ gaat uit van eigen verantwoordelijkheid en persoonlijke ontwikkeling. Met een urenregistratietool op projectbasis is het mogelijk heldere rapportages te maken van de individuele prestaties van je teamleden. Deze informatie geeft de manager en de medewerker inzicht in welke talenten en vaardigheden verder kunnen worden ontwikkeld of waar meer ondersteuning nodig is. Praat open over opleidingsmogelijkheden en focus je als digitale manager op je coachende rol.

Ben je nog op zoek naar de juiste software om je timemanagement te verbeteren en overweeg je ‘het nieuwe werken’ model te introduceren? TimeChimp is een slimme, gebruiksvriendelijke urenregistratietool. De tool kan meer dan alleen uren en uitgaven per project vastleggen. De geïntegreerde modules voor projectmanagement en facturering zorgen dat een vrijwel volledige digitale workflow kan worden gerealiseerd. Een uitstekend voorbeeld van digitaal leiderschap.

Overtuig jezelf en test alle functies 14 dagen gratis. Begin vandaag nog of vraag een demo aan.