Cashflow berekenen: formule & voorbeeld voor easy analyses

Inzicht in de cashflow per project kan, afhankelijk van de bedrijfsstructuur, het financiële beheer en het projectmanagement aanzienlijk verbeteren. We leggen in deze blog uit hoe je de projectgebaseerde cashflow berekenen kan, welke formule je kan toepassen en geven we een voorbeeld hoe een jaarlijkse cashflowanalyse en een kasstroomoverzicht eruit kan zien.

Inhoud:

1. Wanneer bereken je de cashflow per project?
2. Cashflow per project berekenen: Formule
3. Kasstroomoverzicht & cashflowanalyse: Voorbeeld
4. Praktische tips

1. Wanneer bereken je de cashflow per project?

Het berekenen van de cashflow op projectbasis kan helpen om de jaarlijkse cashflowanalyse te verbeteren. Dit is natuurlijk vooral van toepassing als je werkzaam bent in projectgestuurde branches zoals IT, consultancy of detachering. Je vergemakkelijkt het financiële beheer en de projectplanning dankzij het gedetailleerde inzicht in de financiële prestaties van het bedrijf op projectniveau.

Met de cashflowberekening per project zie je in één oogopslag welke projecten een positieve of negatieve cashflow genereren. Deze informatie kan je gebruiken om snel en onderbouwd beslissingen te nemen met betrekking tot toekomstige investeringen en projecten.

Je kan vrij eenvoudig beoordelen hoe het staat met de rentabiliteit van verschillende projecten en snel verbeterpunten signaleren. De gedetailleerde inzichten in de financiële prestaties van afzonderlijke projecten stellen jou als team- of projectleider in staat gerichte maatregelen te nemen die de algehele prestaties van het bedrijf ten goede komen.

2. Project Cashflow berekenen: Formule

Om de kasstroom op projectbasis te berekenen, moeten alle verwachte inkomsten en uitgaven aan het project worden toegeschreven.

Voorbeelden van projectinkomsten zijn:

• Betalingen van de klant (abonnement, betaalde facturen, aanbetalingen, enz.)
• Geïnvesteerd eigen vermogen

Voorbeelden van projectkosten zijn:

• Materiaalkosten
• Personeelskosten (gewerkte uren x uurloon per medewerker)
• Huur / lease van voertuigen, gereedschappen, ruimtes, enz.

Vervolgens maak je een kasstroomoverzicht door het verschil tussen inkomsten en uitgaven te berekenen. Dat is zo eenvoudig als het klinkt. Om de cashflow te berekenen, heb je voldoende aan de volgende formule:

💡 Cashflow = inkomende geldstromen – uitgaande geldstromen

Tip: Je kan deze berekening ook toepassen op deelprojecten en de prestaties vergelijken met het hoofdproject. Op deze manier kan je onderzoeken waar de zwakke schakels zitten. Of voer een cashflowanalyse uit op alle projecten van een bepaalde klant om te beoordelen of de algehele samenwerking winstgevend is.

3. Kasstroomoverzicht & Cashflowanalyse: Voorbeeld

Het addertje onder het gras is dat je in het kasstroomoverzicht alle kosten van het project meeneemt, zowel directe als indirecte kosten. Directe kosten zijn bijvoorbeeld materiaalkosten, arbeidskosten en andere uitgaven die verband houden met het project. Indirecte kosten zijn terugkerende kosten zoals administratiekosten of algemene bedrijfskosten. Al deze uitgaven maken deel uit van je kasstroomoverzicht of cashflowberekening.

Cashflowberekening:

Jouw bouwbedrijf mag een kantoorgebouw gaan bouwen voor een grote klant. De geschatte directe kosten van het project bedragen 500.000 euro, terwijl de geschatte indirecte kosten 100.000 euro bedragen. Het bedrijf verwacht dat het gebouw binnen twee jaar zal worden gerealiseerd en dat gedurende deze tijd een bedrag van 1 miljoen euro aan inkomsten wordt gegenereerd.

Om de cashflow te berekenen, trek je de geschatte kosten af van de te verwachte inkomsten:

Cashflow = 1.000.000 euro – (500.000 euro + 100.000 euro) = 400.000 euro

De cashflow voor dit project is dus 400.000 euro.

Cashflowanalyse:

Vervolgens kan je een cashflowanalyse gaan maken en berekenen of het project binnen de huidige planning rendabel is.

Een gezonde cashflow betekent simpel gezegd dat je tijdens de uitvoering van een project aan je verplichtingen kan blijven voldoen. Daarom maak je voordat je beslist een project aan te nemen een cashflowanalyse. Uit deze analyse moet duidelijk blijken wanneer je verwacht kosten te moeten gaan maken en vanaf wanneer je baten kan verwachten. Deze balans moet positief zijn omdat je anders in financiële problemen kan komen. Er gaan meer bedrijven failliet aan een negatieve kasstroom dan aan lage winstmarges.

Blijkt de balans negatief kan je het project afwijzen of vooraf extra financiële middelen regelen door eigen vermogen in te zetten of een bedrijfskrediet af te sluiten.

Gedurende het hele project volg je de maandelijkse cashflow en voer je regelmatig tussentijdse cashflowanalyses uit. Hiervoor is het noodzakelijk dat je ervoor zorgt dat alle inkomsten en uitgaven van je project nauwkeurig worden geregistreerd zoals in deze afbeelding:

Tip: Gebruik een urenregistratietool inclusief een uitgavenmodule die werkt op projectbasis en waarmee medewerkers alle projectkosten consequent kunnen bijhouden. Zo raak je aan het einde van de maand niet verstrikt in talloze urenstaten en bonnetjes, maar heb je alle gegevens voor je cashflowanalyse binnen handbereik.

4. Praktische tips

Je hebt nu alle benodigde informatie om de cashflow per project te berekenen en beter inzicht te krijgen in de prestaties van jouw bedrijf. Maar voordat je jouw cashflowanalyse kan maken, moet je een basisstructuur neerzetten in jouw projectmanagementproces. Zonder een slimme workflow en zonder betrouwbaar vastgelegde gegevens ontaardt een kasstroomoverzicht van jouw projecten al snel in pure chaos.

Je kan jezelf veel tijd en stress besparen door urenregistratiesoftware op projectbasis te gebruiken. Hieronder een overzicht hoe de multifunctionele tool voor tijdregistratie van TimeChimp jou zou kunnen helpen:

• Registreer de uren van jouw medewerkers per project, taak of klant en bereken automatisch alle personeelskosten op basis van vastgestelde uurtarieven.
• Gebruik de uitgavenmodule in de browser of in de mobiele app om jouw projectkosten te registreren, waar en wanneer je maar wilt.
• Bepaal de financiële en/of tijdgebaseerde budgetten voor je (deel)projecten en monitor de status van deze budgetten gedurende het gehele project.
• Deel de actuele projectstatus via een klantenportaal met jouw zakelijke partners en laat de gewerkte uren en de projectkosten goedkeuren door de klant.
• Maak heel eenvoudig elektronische facturen rechtstreeks vanuit het project dashboard en zorg zo voor een snellere facturering en een gezonde cashflow.
• Koppel talloze zakelijke tools aan TimeChimp en synchroniseer alle gegevens voor een soepele salarisadministratie en boekhouding.

Wil je het zelf uitproberen? Start vandaag nog jouw gratis proefabonnement en test TimeChimp 14 dagen lang zonder enige verplichting.

Wij wensen je veel succes bij het berekenen van je cashflow op projectbasis!

‍