Cashflow verbeteren: 5 Tips voor een effectievere projectadministratie

Als je een bedrijf runt, weet je hoe belangrijk effectief projectmanagement is. Een goede projectadministratie helpt je niet alleen de cashflow te verbeteren, maar ook bij het nauwkeurig meten van je projectresultaten. Kortom, in dit artikel geven we je tips en software-oplossingen om je projectmanagement te optimaliseren en daarmee je cashflow te verbeteren.

Waarom is effectief projectmanagement belangrijk voor de cashflow?

Effectief projectmanagement en een geordende projectadministratie zijn belangrijk om overzicht te houden op de inkomsten en uitgaven. Daarnaast helpen ze je tijdig knelpunten te signaleren. Je wil onaangename verrassingen voorkomen door tijdens een project alle personeel-, materiaal- en reiskosten zorgvuldig te registreren. Je overziet dan beter wanneer je tussentijdse facturen naar de klant moet sturen of het eigen vermogen moet aanspreken om de cashflow te verbeteren. Een chaotische projectadministratie kan leiden tot vertraging in de betaling door klanten dat vervolgens weer kan leiden tot problemen bij het betalen van je eigen rekeningen.

Zoals gezegd helpt een efficiënte projectadministratie bij het meten en verbeteren van je projectresultaten. Dankzij doeltreffend projectmanagement, krijg je inzicht in welke projecten, teams en klanten het meest winstgevend zijn en waar ruimte is voor verbetering.

Tips voor effectief projectmanagement

Dit klinkt allemaal nog een beetje als een open deur. We gaan hier dieper op in aan de hand van vijf handige tips. Dit zijn belangrijke punten om op te letten als jouw projectadministratie proces wilt optimaliseren:

1. Gebruik speciale software
   Er zijn veel speciale tools die je kunnen helpen je projectmanagement te optimaliseren. Je bent op zoek naar een tool waarmee je tijd en kosten beter kan beheren en waardoor je de cashflow beter kan monitoren. Let er daarom op dat de software de mogelijkheid heeft om uren- en andere uitgaven te registreren en deze kan koppelen aan afzonderlijke projecten en klanten. Met de juiste software kan je tevens budgetten in de gaten houden, automatisch facturen genereren en betalingen monitoren.
2. Gebruik de cloud
   Kies voor software die de gegevensverwerking in de cloud regelt. Dat is de effectiefste oplossing om overal bij je gegevens te kunnen en altijd een actueel statusoverzicht te hebben van je projecten en financiën. Hoe eenvoudiger jij en je team toegang hebben tot de tool, hoe makkelijker het voor iedereen wordt uitgaven te registreren. En dat maakt de tool betrouwbaarder. Let dus bij het kiezen van de juiste projectmanagementsoftware op de gebruiksvriendelijkheid van de tool.
3. Hanteer duidelijke betalingsvoorwaarden
   Bespreek en hanteer heldere betalingsvoorwaarden met je klanten. Maak een cashflowanalyse voordat je een project aanneemt. Hierin zet je de inkomende geldstromen af tegen de financiële verplichtingen per projectfase. Op deze manier kan je vaststellen wanneer jij jouw rekeningen moet betalen en hoeveel tussentijdse betalingsmomenten je met je klant moet afspreken. Neem in deze analyse mee wat de gevolgen zijn als je klant niet tijdig betaalt en hoe je dit eventueel financieel kan opvangen. Voorkom onverwachte complicaties of zelfs een (tijdelijke) projectstop vanwege gebrek aan financiële middelen.
4. Registreer alle gewerkte uren
   Registreer nauwkeurig de gewerkte uren van jezelf en het team en zorg dat je daar een passende vergoeding voor doorberekent. Deze zorgvuldige urenregistratie van alle medewerkers die bij het project betrokken zijn, helpt je bij het effectiever en winstgevender plannen van nieuwe projecten. Er zijn talloze software-oplossingen op de markt voor urenregistratie op projectbasis waaruit je kunt kiezen.
5. Vermijd onnodige uitgaven en respecteer je budget
   Maak vooraf een overzichtelijke budgetplanning om onnodige uitgaven te voorkomen. Tijdens het project is het van belang dat je niet alleen alle kosten registreert, maar ze ook afzet tegen het vooraf vastgestelde budget. Grootschalige projecten die je plant over meerdere maanden of zelfs jaren kan je eventueel opdelen voor een beter overzicht. Op deze manier blijkt tijdig of een (deel)project niet zo rendabel is als gehoopt en er een negatieve cashflow dreigt. Je kan dan teruggrijpen op je cashflowanalyse en besluiten besparingsmaatregelen te nemen, het budget te verhogen of extra betalingsmomenten met je klant af te spreken.

Pro-tip: Software voor je hele projectmanagement

Uit bovenstaande blijkt duidelijk dat effectief projectmanagement bijdraagt aan een positieve cashflow in je bedrijf. Veel projectmanagers verdwalen in het SaaS-jungle en gebruiken aparte tools voor urenregistratie, projectmanagement, uitgavenbeheer en facturering. Er zijn zelfs nog bedrijven die vasthouden aan verouderde oplossingen en deze gegevens bijhouden in Exel. Dat is vragen om misverstanden en dat is nergens voor nodig.

Met de multifunctionele urenregistratietool van TimeChimp laat je het SaaS-jungle gemakkelijk achter je:

• Eenvoudige urenregistratie op projectbasis op desktop of in de app, via een digitale prikklok, timer of automatische tracker.
• Overzichtelijke planning- en budget dashboards in de handige projectmanagementmodule.
• Transparante samenwerking met opdrachtgevers in het praktische klantenportaal.
• Snel kosten- en kilometers registreren in de uitgavenmodule.
• Automatisch gegenereerde elektronische facturen opmaken in je eigen huisstijl.
• Altijd volledig inzicht in de status van betalingen in het de facturatiemodule.

Wil je jezelf overtuigen? Start vandaag nog je gratis proefabonnement en ontdek hoe gemakkelijk projectmanagement kan zijn met TimeChimp. Wacht niet langer en laten we samen je cashflow verbeteren!