Urenregistratie door werknemers: 5 veelvoorkomende fouten

Een foutloze wereld zou prachtig zijn, maar niemand is perfect. Dit geldt ook voor het onderwerp “foutieve urenregistratie”. Werknemers en werkgevers maken hierin helaas nog veel fouten. Afhankelijk van de situatie kan dit leiden tot problemen bij de salarisadministratie of zelfs juridische gevolgen hebben. Een nauwkeurige urenregistratie is van groot belang voor zowel werkgevers als werknemers. Bedrijven zijn niet alleen verplicht gewerkte uren te registreren, ze kunnen deze uren tevens monitoren en correct administreren. Het belang van foutloze urenregistratie voor werknemers is dat ze hun gewerkte uren en overuren eenvoudig kunnen aantonen en indienen. Met de juiste aanpak en passende maatregelen kan je de valkuilen van foutieve urenregistratie door werknemers en werkgevers makkelijk minimaliseren. Hieronder bespreken we de 5 meest voorkomende fouten die bedrijven maken bij het registreren van gewerkte uren en hoe je ze kan vermijden.

1. Onduidelijke afspraken en gebrek aan communicatie

Onduidelijkheid is vaak de oorzaak van fouten. Werkgevers onderschatten hoeveel voorbereiding er nodig is voordat je een tijdregistratiesysteem succesvol kan introduceren. Het maken van duidelijke afspraken en goede communicatie raakt vaak ondergesneeuwd. Als elke individuele werknemer de urenregistratie verschillend benadert en het belang ervan niet inziet, ligt onbetrouwbare en foutieve urenregistratie door werknemers op de loer.

Tip: Leg in een handleiding vast hoe vaak, wanneer en op welke manier de urenregistratie moet worden bijgehouden. Tegelijkertijd moet je vooraf de voordelen van nauwkeurige urenregistratie voor het bedrijf en je personeel duidelijk communiceren. Als je werknemers het eigen belang van urenregistratie inzien, zijn ze gemotiveerder en zorgvuldiger in het bijhouden van de gewerkte uren.

2. Ouderwetse en inefficiënte urenregistratiemethoden

Gebruik je nog steeds Excel voor de urenregistratie in jouw bedrijf? Chaos en fouten zijn dan eigenlijk onvermijdelijk. Excel tabellen zijn zowel voor de individuele werknemer als voor de administratie onoverzichtelijk. Het verzamelen van alle gegevens en het bijhouden van overuren in Excel is voor de salarisadministratie erg tijdrovend en foutgevoelig.

Tip: Gebruik slimme software die alle data opslaat in de cloud en naadloos past bij je dagelijkse werkproces. Een dergelijke urenregistratietool bevat vaak meerdere functies die aansluiten bij je bedrijf of de persoonlijke voorkeuren van je medewerkers. Of je nu gebruik maakt van een timer, een werkrooster, een digitale stempelklok of een andere oplossing: een digitale cloudgebaseerde tijdregistratietool zorgt voor een makkelijke en efficiënte gegevensoverdracht van werknemer naar administratie.

3. Gebrek aan integratie met externe applicaties

Nu we het toch hebben over gegevensoverdracht: het kan snel chaotisch worden als je voor de salarisadministratie naast tijdregistratiesoftware nog veel andere businesstools gebruikt, zoals boekhouding, projectmanagement enz. Het ‘stapelen’ van SaaS-softwareprogramma’s kan prima, maar moet je zorgvuldig doen. Het is alleen nuttig wanneer je de data niet alsnog handmatig moet overzetten. Helaas kunnen tools, die zichzelf presenteren als de ‘all-in-one’ oplossing, meestal niet alle belangrijke workflows afdekken.

Tip: Kies een tijdregistratietool die naast extra beheerfuncties ook integraties met andere externe applicaties mogelijk maakt. Is er geen voorgeprogrammeerde koppeling met de door jou gewenste business tool beschikbaar, vraag dan of je IT-afdeling een koppeling via een API-interface kan maken. Je kan natuurlijk ook de softwareleverancier vragen dit te regelen als onderdeel van de onboarding. Op deze manier kan je bijvoorbeeld je urenregistratie synchroniseren met je boekhouding zonder dat je handmatig gegevens hoeft over te zetten.

4. Gebrek aan respect voor privacy

Big brother is watching you? Nee, bedankt. Als je medewerkers zich enorm gecontroleerd voelen en zich zorgen maken over hun privacy, kan dit leiden tot foutieve urenregistratie door werknemers. Wederzijds wantrouwen vermindert de algehele bereidheid om de gewerkte uren nauwkeurig bij te houden. In het ergste geval kan een werknemer die zich voelt te zijn aangetast in zijn privacy, in de verleiding komen te frauderen met het bijhouden van de urenregistratie.

Tip: Vermijd het gebruik van vergaande technologie zoals camera’s op de thuiswerkplek of trackingsoftware die automatische alle activiteiten en pauzes doorgeeft aan de manager of de werkgever. Wil je als werkgever gebruik blijven maken van geautomatiseerde oplossingen om geheugenfoutjes uit te sluiten? Zorg er dan voor dat je werknemers voldoende controle hebben om niet het vertrouwen in de tool te verliezen. Bij de TimeChimp Tracker beslist de medewerker wanneer of hij de automatische tijdregistratie gebruikt. Het logboek is eerst alleen zichtbaar voor de werknemer die de urenregistratie na de nodige aanpassingen uiteindelijk zelf indient.

5. Het negeren van feedback van medewerkers

Blijven er vragen of zorgen van medewerkers over de manier van urenregistratie? Neem ze serieus! Het klinkt vanzelfsprekend, maar de feedback van werknemers is cruciaal, zeker als deze bijzonder negatief of afwijzend is. Het is vaak onwetendheid die het wantrouwen kan voeden en kan leiden tot ontevreden medewerkers en spanningen op de werkvloer.

Tip: Open een feedbackkanaal al voor de invoering van het nieuwe systeem en beantwoord vragen eerlijk, open en met respect. Begrijpt iemand de tool niet? Vraag in je team of dit voor meer mensen geldt en organiseer bijvoorbeeld een trainingssessie of maak een instructievideo. Weigert iemand volledig? Ga dan niet meteen in de verdediging, maar stel begripvolle vragen: Waarom voelt de medewerker zich zo? Begrijpt hij de wettelijke noodzaak van urenregistratie en ziet hij de voordelen die het hem kan opleveren? Welke tegenargumenten heeft hij? Meestal kom je met een beetje geduld toch tot een oplossing.

Conclusie

Een nauwkeurige registratie van gewerkte uren is van groot belang voor werkgevers en werknemers. Foutieve urenregistratie door werknemers kan je makkelijk vermijden door bovengenoemde fouten te voorkomen. Je kan verlies van vertrouwen, misverstanden of zelfs juridische problemen voorkomen met de juiste voorbereiding, een open houding en goede software. Door verantwoord om te gaan met de dagelijkse urenregistratie, kan je zowel een soepel administratief proces als de naleving van het arbeidsrecht garanderen.

Zoek je nog naar geschikte software om foutieve urenregistratie door werknemers te voorkomen? Start je gratis proefperiode bij TimeChimp en test 14 dagen vrijblijvend alle beschikbare functies.

Easy does it.

FAQs over urenregistratie door werknemers:

Wat zijn de gevolgen van foutieve urenregistratie door werknemers?

Het onjuist registreren van gewerkte uren kan juridische gevolgen hebben, zoals verlies van salaris of andere arbeidsrechtelijke geschillen.

Wat zijn de voordelen van nauwkeurige urenregistratie voor werknemers?

Nauwkeurige urenregistratie stelt werknemers in staat om hun werk te bewijzen, overuren correct te factureren en zich aan arbeidsrechtelijke bepalingen te houden.

Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn werktijden correct worden geregistreerd?

Registreer regelmatig en gedetailleerd je gewerkte uren, hou je aan de afgesproken werktijden en pauzes en vraag overuren aan volgens de geldende regels.