Zeiterfassung im Consulting: Der ultimative Leitfaden

Als Berater ist es wichtig, Arbeitszeiten genau zu erfassen und zu verwalten. So stellen Sie etwa sicher, dass Sie für Ihre geleisteten Beratungsstunden bezahlt werden. Moderne Zeiterfassungstools helfen dabei. In diesem Leitfaden erklären wir die Bedeutung von Zeiterfassung für Consulting-Unternehmen, und stellen Ihnen Best Practices sowie wichtige Faktoren für die Wahl eines geeigneten Tools vor.

Warum ist Zeiterfassung unerlässlich für Berater?

Zeiterfassung ist neben Projektcontrolling eines der wichtigsten Werkzeuge, um die oft zahlreichen, parallel laufenden Beratungsprojekte erfolgreich abzuschließen und zeitnah abzurechnen. Hier die wichtigsten Punkte im Überblick:

• Genaue Daten statt lückenhafter Erinnerung
  Egal, ob Sie einfach einen Einblick in Ihre eigene Arbeitsleistung benötigen oder genaue Stundenprotokolle für die Abrechnung beim Kunden brauchen – ohne Zeiterfassung haben Sie keine verlässlichen Daten zur Hand.
• Produktivität überprüfen und steuern
  Durch genaue Arbeitszeiterfassung pro Aufgabe und Kunde können Sie die Arbeitsleistung von einzelnen Mitarbeitern, Abteilungen oder Ihnen selbst leichter beurteilen und – wenn nötig – steuern. Sie brauchen durchschnittlich länger für dieselbe Aufgabe als Ihr Kollege? Tauschen Sie sich aus, vielleicht nutzt er ein Ihnen unbekanntes Tool oder er macht dafür mehr Fehler. So oder so können Produktivität und Effizienz gesteigert werden.
• Transparenz gegenüber Kunden
  Vermeiden Sie Missverständnisse und Diskussionen um in Rechnung gestellte Arbeitsstunden, indem Sie genaue Stundenprotokolle führen. 40 Beratungsstunden auf der Rechnung machen Kunden misstrauischer, als eine detaillierte Auflistung aller Arbeitsschritte inklusive Zeitangabe und Stundensatz.
• Schnelle Abrechnung für zeitnahen Cashflow
  Je verlässlicher Sie die Zeiterfassung in Ihrem Arbeitstag führen, desto einfacher können Sie die erfassten Daten zur Abrechnung beim Kunden verwenden. Der vereinfachte Prozess sorgt dafür, dass Rechnungen schneller bezahlt werden.
• Mehr Effizienz mit automatischer Zeiterfassung
  Viele Anbieter von Zeiterfassungstools haben auch Lösungen für automatische Zeiterfassung in petto. Der TimeChimp Tracker beispielsweise verfolgt Ihre Aktivitäten im Hintergrund und Sie müssen am Ende des Tages nur noch auswählen, welche Aufzeichnungen Sie in Ihre Stundenerfassung aufnehmen wollen. So sparen Sie wertvolle Zeit für administrative Aufgaben.

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Best Practice: Projektzeiterfassung statt Stundenprotokoll

Wie bereits erwähnt ist Projektcontrolling ein ebenso wichtiges Werkzeug in der Erfolgsbeurteilung von Consulting-Unternehmen wie Arbeitszeiterfassung. Einfache Stundenerfassung ohne Zuweisung von Projekten ist deshalb nur eine Option, wenn zeitgleich immer nur an einem Projekt gearbeitet wird. Allerdings laufen Beratungsprojekte häufig parallel, wodurch diese Art der Zeiterfassung schnell zu einer für Kunden undurchsichtigen Kostenaufstellungen oder gar fehlerhaften Abrechnungen führt. Projektbasierte Zeiterfassung hingegen ermöglicht übersichtliches Projektcontrolling pro Kunde und Projektabschnitt sowie eine einfache und zuverlässige Abrechnung. Der Grundsatz Beratungsarbeit = Projektarbeit zeichnet sich hier besonders deutlich ab.

Die Kombination von Projektmanagement, Arbeitszeiterfassung und abschließender Projektabrechnung ist nicht nur effizient, sondern auch aufschlussreicher als bloße Präsenzzeiterfassung. Als Manager im Consulting erhalten Sie umfangreiche Daten über die Produktivität Ihrer Mitarbeiter. Ein Berater benötigt verhältnismäßig viel Zeit beim Schreiben eines Berichts? Ein anderer scheint bei Kundenprojekten in einer speziellen Branche besonders gut zu performen? Nutzen Sie diese Infos, um Ihre Mitarbeiter zu schulen und ihre Stärken optimal zu nutzen.

Das richtige Tool für Zeiterfassung im Consulting

Bei der Wahl des richtigen Zeiterfassungstools in der Consulting-Branche kommt es auf 3 wichtige Faktoren an:

1. Flexibilität: Als Berater ist das „4 + 1“-Modell (4 Tage beim Kunden, ein Tag im eigenen Büro) weit verbreitet. Doch auch die Entwicklung in Richtung Remote-Consulting fordert Flexibilität von einem Zeiterfassungstool. Eine Kombination aus Desktop-Anwendung und mobiler Time Tracking App ist daher die beste Lösung, und zwar auch bei der Dokumentation von Ausgaben.
2. Übersicht: Je mehr Details Sie mit dem Tool erfassen können, desto mehr Einsicht in die Produktivität Ihres Teams erhalten Sie. Neben der Zuordnung von Kunden und Projekten geben zusätzliche Informationen wie die Art der Aufgabe mehr Aufschluss über individuelle Arbeitsleistungen und die Effizienz innerhalb einzelner Kundenprojekte.
3. Integrationen: Automatisierte Prozesse sparen Zeit und sorgen für einen schnelleren Cashflow. Über eine Verknüpfung Ihrer Kalenderanwendung können Sie Ihre Zeiterfassung schnell vereinfachen. Oder synchronisieren Sie Ihre Buchhaltungssoftware oder Lohn- und Gehaltsabrechnung mit den erfassten Daten aus dem Zeiterfassungstool für eine übersichtliche Finanzverwaltung.

TimeChimp bietet eine flexible, übersichtliche sowie intelligente Lösung für digitale Zeiterfassung und vereinfacht die Verwaltung in Consulting-Unternehmen. Projektbasierte Zeiterfassung trifft auf effizientes Projektmanagement und ermöglicht eine schnelle Rechnungsstellung beim Kunden. Durch smarte Funktionen wie automatischer Zeiterfassung, Kundenportalen und dem Multiprojektmanagement-Tool behalten Sie stets alle Beratungsprojekte, Kunden und Mitarbeiter im Blick.

Easy does it.