Heb je ook wel eens zo’n dag – of week – waarbij je keihard werkt, maar het idee hebt niet vooruit te komen? Je maakt te weinig uren voor de klant, schrapt amper to-do’s van je lijst af en ziet weinig vooruitgang. Heel vervelend natuurlijk, zeker als je afhankelijk bent van die uren voor de klant. Omdat er anders geen factureren verstuurd kunnen worden bijvoorbeeld, of omdat je jouw targets niet behaalt. Of je laat weinig vooruitgang zien in je werkzaamheden. We hebben het hier over twee verschillende zaken, namelijk declarabiliteit en productiviteit. Alhoewel er overeenkomsten zijn, zijn er wel degelijk ook (belangrijke) verschillen. Welke dat zijn leggen we je graag uit.
Wat zijn declarabele uren?
In bedrijven worden de werkuren meestal onderverdeeld in declarabele uren en niet-declarabele uren. De declarabele uren zijn alle uren die je maakt waarin je werkzaamheden verricht die je direct kunt doorberekenen aan je klant. Op een factuur aan een klant vind je dan ook alleen de declarabele uren terug. Het aantal declarabele uren zijn de uren waarin je werkt verricht die direct met de klant te maken hebben. Hier vallen geen uren onder die worden besteed aan bijvoorbeeld meetings, administratie of sales werkzaamheden. Dit noemen we de niet-declarabele uren
Wat is het verschil tussen declarabiliteit en productiviteit?
Productiviteit is het aantal uren die je hebt gewerkt in vergelijking met je contracturen. Als je in je werkweek van 40 uur 32 uur voor klanten werkt en de rest van de uren besteedt aan interne werkzaamheden, dan heb je een productiviteit van 80%.
Je declarabiliteit is het aantal uren van je productieve uren die je aan de klant kan doorberekenen. Elk bedrijf heeft een eigen percentage qua declarabiliteit waar naar gestreefd wordt; in de meeste bedrijven is dit ca. 70%. Omdat elk bedrijf kosten heeft, is het belangrijk dat de meeste gewerkte uren ook geld opleveren. Bij een declarabiliteit van onder de 50% wordt een onderneming als verlieslatend gezien.
Hoe bereken je declarabiliteit en productiviteit?
Je berekent de declarabiliteit van een medewerker door de declarabele uren te delen door de productieve uren. Als je je declarabiliteit en productiviteit wilt berekenen, is het belangrijk dat je inzicht hebt in je gewerkte uren en werkzaamheden. Dit doe je door je uren duidelijk te registreren, bijvoorbeeld met tijdregistratie software. Je productiviteit bereken je zo: neem je jaarlijkse contracturen en trek hiervan de verlof- en feestdagen en wekelijkse tijd voor reistijd, overleg etc. af. De overgebleven uren, worden de ‘norm-uren’ genoemd of de uren die je als medewerker kunt maken voor klanten. Je declarabiliteit kan ook worden berekend door naar je geregistreerde uren te kijken: hoeveel uren van je productieve uren waren declarabel?
Als medewerker is het mogelijk om enorm productief te zijn, maar weinig declarabel. Als je bijvoorbeeld over het afgesproken budget van een klant gaat omdat er meer uren worden gemaakt, dan kunnen deze extra uren vaak niet worden gefactureerd. Dat betekent dat niet al je productieve uren in rekening gebracht kunnen worden en je declarabiliteit dus minder wordt. Het is dus belangrijk om een goed inzicht te hebben in zaken als gemaakte uren, tarieven, kosten en beschikbare budget.
Hoe krijg ik inzicht in mijn declarabiliteit en productiviteit?
Zoals hier uitgelegd staat valt alles bij een goede urenregistratie. Als je per project goed bijhoudt welke uren declarabel zijn, en welke niet kun je een berekening maken die inzicht geeft in het verschil. Zo weet je of jij, je team, of je complete organisatie met de juiste dingen bezig zijn. Als je TimeChimp gebruikt voor je urenregistratie, krijg je automatisch inzicht in je declarabiliteit en productiviteit. Het is heel eenvoudig om je medewerkers uren te laten schrijven op de juiste klanten, projecten en activiteiten. Vervolgens kun je alle sturingscijfers in een oogopslag zien met dynamische filteropties. Dit zorgt voor grip en overzicht.
Hoe verhoog je jouw eigen productiviteit?
Vind je het lastig om te focussen? Word je steeds gebeld/gemaild/gestoord als je net lekker in een flow zit? Dan is het belangrijk om je productiviteit te verhogen. Dit kun je doen door even ‘offline’ te gaan. Zet je telefoon uit, zeg tegen je collega’s dat je een power hour houdt en vlammen maar! Goede doelen stellen, inspireert ook tot productiviteit. Stel persoonlijke doelen of doelen als een team en houd hiervan de vooruitgang bij.
Veel succes!
Zelf ervaren hoe eenvoudig je declarabiliteit en productiviteit bij kunt houden? Probeer TimeChimp dan 14 dagen gratis uit. Of volg een van onze webinars om te zien of onze oplossing voor urenregistratie aansluit bij jouw organisatie. Vragen? Neem dan contact met ons op via 020-7640860, info@timechimp.com of ons contactformulier. We helpen je graag verder.
