Arbeitszeiterfassung und Datenschutz: das sollten Unternehmen wissen

Die richtige Arbeitszeiterfassung ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein essenzieller Bestandteil eines reibungslosen Unternehmensablaufs. Doch dafür müssen Daten von Mitarbeitern gesammelt werden, die durch die DSGVO geschützt sind. Für Unternehmen entsteht also die Herausforderung, rechtskonforme Arbeitszeiterfassung und Datenschutz unter einen Hut zu bringen. In diesem Artikel erklären wir, welche Maßnahmen du unternehmen kannst, um alle Bestimmungen rund Arbeitszeiterfassung und Datenschutz einzuhalten.

So hängen Zeiterfassung & Datenschutz im Arbeitsrecht zusammen

Das Arbeitszeitgesetz legt klare Regeln zur Arbeitszeiterfassung fest, um die Arbeitsrechte der Mitarbeiter zu schützen. Aber werfen wir zuerst einen kleinen Rückblick auf den September 2022: Das sogenannte „Stechuhr-Urteil“ des EuGH wurde durch das Bundesarbeitsgericht bestätigt. Arbeitgeber sind demnach dazu verpflichtet, die täglichen Arbeitszeiten sowie Pausen ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren. Wichtig bei der rechtskonformen Zeiterfassung: Das bereitgestellte System muss für alle Mitarbeiter einfach zugänglich sein und die Daten zuverlässig und richtig erfassen.

Diese gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung ist im Hinblick auf den Datenschutz entscheidend, weil das Arbeitsrecht so die Rechtsgrundlage für die Erfassung und Verarbeitung von Arbeitszeitdaten bildet.

Die Bedeutung von Datenschutz bei Zeiterfassung

Arbeitszeitdaten nicht zur zufällig gesammelte Zahlen; Sie sind digitale Darstellungen der Arbeit, Anwesenheit und Existenz einzelner Mitarbeiter. Geraten diese Informationen in die falschen Hände, kann das schwerwiegende Folgen haben: von finanziellen Verlusten über Reputationsschäden bis hin zur Verletzung der Privatsphäre von Mitarbeitern. Daher gelten sie auch als personenbezogene Daten und fallen in Europa unter den Schutz der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Unternehmen mpssen also sicherstellen, dass die Verarbeitung der Daten rechtmäßig, fair und transparent erfolgt.

Denn angesichts der digitalen Revolution werden Cyber-Bedrohungen immer präsenter und das Thema Datensicherheit rückt als absolute Notwendigkeit in den Fokus. Datenschutz bei Arbeitszeiterfassung beinhaltet zudem mehr als nur den Schutz vor unbefugtem Zugriff. Es geht auch darum, die Integrität und Richtigkeit der erfassten Informationen sicherzustellen. Ungenaue oder manipulierte Arbeitszeitdaten können zu rechtlichen Konsequenzen, fehlerhaften Lohnberechnungen und einem allgemeinen Vertrauensverlust in das System sowie Spannungen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber führen.

Die Verantwortung des Arbeitgebers

Es ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung durch das Datenschutz-Gesetz, sondern auch eine moralische Verantwortung des Arbeitgebers, die Zeiterfassung von Mitarbeitern zu schützen. Die Gewährleistung der Datensicherheit ist nicht nur ein Zeichen von Professionalität, sondern auch eine Möglichkeit, das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten. Um neben gesetzlichen Bestimmungen auch die höchsten Sicherheits- und Datenschutzstandards zu erfüllen, müssen Arbeitgeber proaktive Maßnahmen ergreifen.

7 Aspekte des Datenschutzes bei Arbeitszeiterfassung

Datenschutz ist bei der Zeiterfassung deiner Mitarbeiter unerlässlich. Achte beim Umgang mit sensiblen Daten zur Arbeitszeiterfassung deshalb auf diese 7 Datenschutz-Aspekte:

1. Zweckbindung: Gib klar an, warum du die Arbeitszeitdaten deiner Mitarbeiter erfassen willst. Typischerweise sichern Unternehmen durch Zeiterfassung die Erfüllung von Arbeitsverträgen oder die Einhaltung von Arbeitszeitvorschriften. Aber auch organisatorischen Gründe wie Prozessoptimierungen können eine Rolle spielen. So oder so: Die erfassten Daten dürfen nicht für andere Zwecke verwendet werden, die nicht mit dem ursprünglichen Zweck in Einklang stehen.
2. Transparenz: Arbeitnehmer müssen darüber informiert werden, welche Daten erfasst werden, wie sie verarbeitet werden und zu welchem Zweck. Stelle diese Informationen in einer Datenschutzerklärung oder einem separaten Dokument bereit und sorge durch gute Kommunikation dafür, dass deine Mitarbeiter Zugriff darauf haben.
3. Datensparsamkeit: Sammle nur die Daten, die du für den Zweck der Arbeitszeiterfassung brauchst. Denn Datenschutz bedeutet auch Sparsamkeit, du sammelst also nie mehr Daten, als du eigentlich benötigst. Dieser Aspekt ist vor allem dann spannend, wenn du die Zeiterfassung über biometrische Daten (z. B. Fingerabdrücke) authentifizieren lässt. Für die Speicherung und Verarbeitung dieser besonders personenbezogenen Daten du die Einwilligung deiner Arbeitnehmer. Eine Ausnahme herrscht nur an Orten, für die hohe Sicherheitsvorschriften gelten, wie etwa Labore oder Tresore.
4. Sicherheit: Arbeitszeitdaten sollten angemessen geschützt werden, um unbefugten Zugriff, Verlust oder Diebstahl zu verhindern. Führe also technische und organisatorische Maßnahmen ein, wie eine geeignete Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.
5. Aufbewahrungspflicht und Fristen: Lege fest, wie lange Arbeitszeitdaten aufbewahrt werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Laut Gesetz müssen Arbeitszeitdaten mindestens zwei Jahre gespeichert werden. Oft wird die Zeiterfassung auch für die Lohnbuchhaltung verwendet, daher können die Daten auch sechs Jahre aufbewahrt werden. Nach Ablauf dieser Fristen sollten die Daten sicher gelöscht oder anonymisiert werden.
6. Rechte der Betroffenen: Arbeitnehmer haben das Recht, auf ihre erfassten Arbeitszeitdaten zuzugreifen, diese zu korrigieren oder löschen zu lassen. Das gilt, wenn die Daten ungenau oder nicht mehr erforderlich sind.
7. Datenübermittlung: Wenn du Daten an Dritte (z. B. einen externen Buchhalter) übermittelst, musst du auch die Datenschutzstandards des Dritten überprüfen. Auch wenn du intern alles richtig machst, trägst du als Unternehmen die Verantwortung dafür, dass die Daten deiner Mitarbeiter auch extern richtig verarbeitet werden.

Tipps für mehr Datensicherheit bei Zeiterfassung

Diese grundlegenden Aspekte des Datenschutzes sind eine gute Orientierungshilfe bei der Gestaltung eines sicheren und vertraulichen Systems zur Arbeitszeiterfassung. Doch es gibt viele zusätzliche Maßnahmen, die ebenfalls einen großen Unterschied machen können. Hier haben wir die wichtigsten Tipps gesammelt, um Zeiterfassung in deinem Unternehmen sicher und zuverlässig zu gestalten.

• Implementiere eine starke Authentifizierung: Fordere sichere Passwörter und erwäge eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), um unbefugten Zugriff auf das System zu verhindern.
• Verschlüssle sensible Daten: Stelle sicher, dass alle sensiblen Daten, einschließlich personenbezogener Daten, verschlüsselt sind. Das gilt bei der Datenübertragung sowie bei der Speicherung.
• Schränke den Zugriff ein: Verwalte die Zugriffsrechte auf das Zeiterfassungstool und sorge dafür, dass nur autorisiertes Personal Zugang zu sensiblen Informationen hat.
• Erstelle Backups: Regelmäßige Backups aller Daten verhindern, dass du sie im Falle einer Fehlfunktion oder eines Angriffs verlierst.
• Halte die Software auf dem neuesten Stand: Führe kontinuierlich Updates durch, um dein Zeiterfassungstool und die gesamte verwendete Software auf dem neuesten Stand zu halten.
• Schule deine Mitarbeiter: Bewusstsein ist der erste Schritt zur sicheren Arbeitszeiterfassung. Schule deine Mitarbeiter zu Best Practices im Datenschutz, wie z. B. dem sicheren Umgang mit Passwörtern oder wie man eine Phishing-E-Mail erkennt.
• Wähle ein zuverlässiges Zeiterfassungstool: Entscheide dich für ein zuverlässiges Zeiterfassungstool mit integrierten Funktionen für Datensicherheit. Überprüfe, ob das Tool internationalen Standards – etwa einer Zertifizierung nach ISO 27001 – entspricht.

Fazit

Effiziente Arbeitszeiterfassung, die den Datenschutz berücksichtigt, ist für jedes Unternehmen unverzichtbar. Indem du ein zuverlässiges und zertifiziertes Zeiterfassungstool wie TimeChimp nutzt und alle Tipps und Aspekte von DSGVO-konformer Zeiterfassung beachtest, sicherst du nicht nur die Einhaltung aller gesetzlicher Vorgaben, sondern auch das Vertrauen deiner Mitarbeiter und Kunden.

Du möchtest wissen, wie wir bei TimeChimp mit deinen Daten umgehen? Erfahre alles dazu in unserem Statement zu Datensicherheit.