Rentabilität und Umsatz steigern mit digitaler Zeiterfassung? Ja, das geht!

Den Umsatz und die Rentabilität zu steigern, ist für jedes Unternehmen wichtig. Ideen und Maßnahmen zur Umsatzsteigerung gibt es demnach wie Sand am Meer – aber hast du schon mal an digitale Ausgaben- und Zeiterfassung gedacht? Natürlich sicherst du dir keine Neukunden, nur weil dein Unternehmen ein Zeiterfassungstool nutzt. Und ein potenzieller Geschäftspartner wird vielleicht nicht direkt nach deinem Ausgabenmanagement fragen, bevor er mit dir zusammenarbeitet. Oder doch …?

In diesem Blog untersuchen wir, wie der Einsatz von Software für Zeit- und Ausgabenverwaltung dazu beitragen kann, Umsatz und Rentabilität in deinem Unternehmen zu steigern. Checke auch unseren früheren Blog, um alle Basics zum Thema Gewinnberechnung und Rentabilität zu erfahren.

Maßnahmen zur Rentabilitäts- und Umsatzsteigerung

Legen wir direkt los: Wir gehen auf 7 Maßnahmen zur Rentabilitäts- und Umsatzsteigerung ein und erklären, welchen direkten oder indirekten Einfluss digitale Zeit- und Ausgabenverwaltung hat.

1. Kostenanalyse: Wie kannst du deine Kosten senken, ohne die Qualität deiner Produkte oder Dienstleistungen zu beeinträchtigen? Indem du deine Geschäftsprozesse analysierst, kannst du Möglichkeiten für die Optimierung deines Workflows entdecken.
2. Direkter Einfluss einer Kosten- & ZeiterfassungssoftwareFür eine zuverlässige Kostenanalyse musst du wissen, wie viele Arbeitsstunden deine Mitarbeiter an bestimmten Produkten oder Dienstleistungen arbeiten. Zusätzlich musst du deine Ausgaben ebenfalls dem jeweiligen Projekt, bzw. der Dienstleistung oder dem Produkt zuordnen können. Achte bei der Wahl des Tools also darauf, dass alle nötigen Funktionen vorhanden sind.
3. Preisgestaltung: Hier kannst du deine Gewinnmarge erhöhen. Das Ziel kann natürlich auch sein, mehr Umsatz zu generieren und sich mit einer etwas niedrigeren Gewinnmarge zufrieden zu geben. Dafür senkst du den Preis. Führe gegebenenfalls eine Marktforschung durch und prüfe, wie du deine Preisstrategie gemäß den Erwartungen deiner Kunden anpassen kannst.
4. Direkter Einfluss einer Kosten- & Zeiterfassungssoftware
5. Um den Gewinn zu steigern, kannst du den Preis natürlich erhöhen. Das funktioniert allerdings auch durch eine Preissenkung, wenn du dafür mehr Produkte verkaufst. Auch für diese Überlegung brauchst du wieder eine genaue Übersicht deiner Produktions- und Arbeitskosten basierend auf allen Leistungen deiner Mitarbeiter.
6. Kundenorientierung: Stelle sicher, dass du deinen Kunden exzellenten Service bietest und baue bewusst eine langfristige Beziehung zu ihnen auf. Achte dafür genau auf ihre Bedürfnisse und nutze diese Informationen, um dein Produkt oder deine Dienstleistung attraktiver zu machen. Ein guter Kundenservice und Transparenz sind nicht nur gute Verkaufsargumente für Neukunden, sondern auch wichtig, um Bestandskunden zufriedenzustellen. Gehe aktiv auf Kundenbedürfnisse ein und sorge so für fortlaufende Innovation in der Gestaltung deines Angebots.
7. Direkter Einfluss einer Kosten- & Zeiterfassungssoftware
8. Gerade im Dienstleistungssektor oder für Unternehmen, die auf Projektbasis arbeiten, ist eine genaue Betriebsdatenerfassung wichtig für Verwaltung. Mit einer Zeitmanagementsoftware kannst du die aktuelle Arbeitsleistung pro Projekt über Dashboards überwachen und diese auch mit Kunden teilen. Mit solchen Kundenportalen bist du transparent und du kannst Kunden auch geleistete Stunden oder Ausgaben für die Abrechnung freigeben lassen. So beschleunigst du den administrativen Prozess für deinen Rechnungsstellungsprozess. All das steigert nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern trägt auch zu einem zeitnahen Cashflow bei.
9. Innovation: Verbessere dein Produkt beziehungsweise deine Dienstleistung oder führe zusätzlich eine Pro- oder Premium-Version in deinem Angebot ein, um einen höheren Verkaufspreis zu rechtfertigen.
10. Direkter Einfluss einer Kosten- & Zeiterfassungssoftware
11. Natürlich musst du auch in diesem Fall alle zusätzlichen Kosten im Auge behalten, die du für die Realisierung deiner Innovation aufbringen musst. Der Vorteil von verlässlicher Zeit- und Ausgabenerfassung sollte sich also von selbst erklären
12. Diversifizierung: Oder gehe in die andere Richtung und erweitere dein Produkt- oder Dienstleistungsangebot.
13. Direkter Einfluss einer Kosten- & Zeiterfassungssoftware
14. Pilotprojekte für neue Produkte oder Dienstleistungen sind kostspielig und bringen ein hohes Risiko mit sich. Dokumentiere daher alle Arbeitszeiten und sonstigen Kosten genau. So kannst du feststellen, ob dein neues Produkt eine geeignete Maßnahme zur Umsatzsteigerung ist oder ob es die Rentabilität deines Unternehmens steigern kann.
15. Automatisierung: Finde heraus, ob du deine Workflows weiter automatisieren kannst, und berechne, welchen Einfluss das auf diene Arbeitskosten und den Preis deines Produkts hat.
16. Direkter Einfluss einer Kosten- & Zeiterfassungssoftware
17. Durch verlässliche Betriebsdatenerfassung pro Projekt, Aufgabe und Kunde siehst du auf einen Blick, welche Abschnitte deines täglichen Workflows relativ teuer sind und möglicherweise durch Automatisierung optimiert werden können. Deine Mitarbeiter brauchen etwa zu lange, um alle Arbeitszeiten pro Projekt zu erfassen oder machen ständig Fehler? Vielleicht hilft automatische Zeiterfassung dabei, den Prozess zu vereinfachen.
18. Marketing & Promotion: Prüfe deine derzeitige Marketingstrategie und identifiziere noch nicht voll ausgeschöpfte Bereiche. Möglicherweise kannst du neue Zielgruppen ansprechen oder deine Medienstrategie noch etwas nachschärfen.
19. Indirekter Einfluss einer Kosten- & Zeiterfassungssoftware
20. Du willst das Marketingbudget für ein Produkt oder eine Dienstleistung erhöhen? Dann hat eine Erfassungssoftware vermutlich bereits zuvor bei der Kostenanalyse eine Rolle gespielt. Wenn du Kundenportale oder eine andere intelligente Softwarelösung für die Zusammenarbeit mit Partnern nutzt, kannst du das auch im Rahmen deiner Marketingstrategie öffentlich kommunizieren und bewerben.

So finanzierst du deine Maßnahmen

Willst du diese Maßnahmen nutzen, um den Umsatz und die Rentabilität zu steigern, brauchst du fast immer eine anfängliche Investition. Finde also heraus, wie viel Geld du dafür benötigst und entscheide, ob du deine Maßnahmen aus eigenen Mitteln finanzieren oder andere Möglichkeiten nutzen willst.

Eine digitale Kosten- & Zeiterfassungssoftware hilft dir dabei, die beste Strategie für deine eigene Situation zu finden. Wenn du dann bei Banken oder Investoren um Finanzierung bittest, sind deine erfassten Betriebsdaten ein wichtiges Beurteilungskriterium für deine Rentabilität. Banken möchten wissen, ob du ein eventuelles Darlehen zurückzahlen kannst, und Investoren möchten den Return of Investment (ROI) abschätzen können.

Zeiterfassung und Buchhaltung verknüpfen

Zeiterfassung ist oft eine Komponente innerhalb einer Buchhaltungssoftware, aber das kann ein Fallstrick sein. Für die meisten Buchhaltungsprogramme ist die Zeiterfassung nämlich nur ein Nebenprodukt und wichtige Funktionen zur Erfassung pro Projekt, Kunde oder Aufgabe fehlen. Zeitmanagement hat seinen eigenen Platz im Workflow. Eine spezialisierte Software nutzt zudem oft die neuesten Techniken wie Kalendersynchronisierungen, Zeiterfassung auf der Grundlage von biometrischen Daten sowie automatische Zeiterfassung. Mit dem richtigen Tool kannst du deine erfassten Daten optimal nutzen und sogar deinen Rechnungsstellungsprozess oder deine Buchhaltung über Verknüpfungen mit Drittanwendungen einbinden.

Fazit

Jedes Produkt und jede Dienstleistung können unterschiedlich dazu beitragen, die Rentabilität oder den Umsatz zu steigern. Wenn ein Produkt zwar eine niedrige Gewinnmarge hat, aber enorm zum Umsatz beiträgt, ist das nicht schlecht. Aber wenn ein Produkt mit hoher Gewinnmarge kaum zum Umsatz beiträgt und viele Arbeitsstunden erfordert, solltest du dich fragen, ob es sich noch lohnt.

Um hier den Überblick zu behalten und die richtigen Entscheidungen zu treffen, brauchst du zuverlässige Daten. Erfasse also deine Arbeits- und Projektzeiten sowie alle Ausgaben in einer digitalen Umgebung und nutze das volle Funktionsangebot deiner Software. Im besten Fall kann nicht nur deine Organisation, sondern auch deine Kunden davon profitieren, ohne dass du viel Zeit für unnötige Absprachen verlierst.

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