Stundenabrechnung: Excel-Formeln & Alternativen

Verwendest du noch immer Excel für die Stundenabrechnung deiner Mitarbeiter? In der digitalen Welt von heute gibt es weitaus fortschrittlichere und effizientere Lösungen, um Arbeits- und Projektzeiten zu erfassen, zu verwalten und anschließend abzurechnen. Trotzdem ist Excel als Zeiterfassungstool weiterhin beliebt. In diesem Blog werfen wir einen Blick auf fünf Excel-Formeln, die du für die Zeiterfassung und Projektverwaltung in Excel verwenden kannst und zeigen dir, welche Alternativen es zu den guten alten Tabellen gibt.

Projektverwaltung in Excel: 5 hilfreiche Formeln

Arbeitest du in einem projektbasierten Unternehmen, wie einer Unternehmensberatung? Hier stoßt man als Laie bei der Verwaltung von abrechenbaren Arbeitsstunden in Excel schnell an seine Grenzen. Mit den folgenden fünf Formeln für Projekt- und Arbeitszeiterfassung in Excel kannst du schnell und effizient Stunden erfassen, Zeiten hinzufügen und Durchschnitte sowie Überstunden berechnen.

1. Gesamtstunden in Excel ausrechnen

Das Erste, was du beim Erfassen von Projektzeiten wissen möchtest, ist die Gesamtzahl der geleisteten Stunden pro Periode und Projekt. Mit der SUMME-Funktion geht das ganz einfach. Mit dieser Excel-Formel für Zeiterfassung kannst du Zeiten alle eines bestimmten Projekts oder eines bestimmten Zeitraums addieren.

Hier ein Beispiel: =SUMME(A2:A10)

„A2:A10“ steht für den Tabellen-Bereich, in dem die Arbeitsstunden eingegeben sind. Die Formel addiert alle Werte im Bereich zwischen den Zellen A2 bis A10.

So kannst du mühelos die Gesamtzeit für jedes Projekt oder jeden Zeitraum ausrechnen und somit einen genauen Überblick über den Zeitaufwand und den Fortschritt deiner Projekte erhalten. Diese Formel kann auch verwendet werden, um Kosten zu addieren, was wiederum für deine Kostenübersicht in Excel praktisch ist.

2. Stunden aus Dauer-Format in Dezimalschreibweise umwandeln

Oft ist es praktisch, Stunden vom Dauer-Format (00:00:00) in Dezimalschreibweise umzuwandeln. Das ist vor allem bei der Abrechnung von Projekten der Fall.

Hier ein Beispiel: =04:30:00 * 24

In dem Beispiel wird die Dauer von 4 Stunden und 30 Minuten in die Dezimalschreibweise (4,5 Stunden) umgewandelt, indem du den Wert einfach mit 24 multiplizierst. Diese einfache Excel-Formel ermöglicht es dir, Stunden schnell und genau in Dezimalwerte umzuwandeln.

3. Durchschnittliche Arbeitszeit pro Tag berechnen

Die durchschnittliche Arbeitszeit pro Tag bietet dir wichtige Einblicke in die Produktivität über einen bestimmten Zeitraum. Um dies zu berechnen, kannst du die MITTELWERT-Funktion in Excel verwenden. Diese Excel-Formel für Zeiterfassung berechnet den Durchschnitt einer Reihe von Zahlen.

Hier ein Beispiel: =MITTELWERT(B2:B10)

Ähnlich wie bei der SUMME-Funktion, steht B2:B10 für den Bereich, in dem die Arbeitszeiten pro Tag eingegeben sind. Excel berechnet den Durchschnitt der Werte in diesen Zellen, wodurch du einen Einblick in die durchschnittlichen geleisteten Stunden pro Tag bekommst.

Durch diese Formel kannst du die Produktivität in deinem Unternehmen genau verfolgen, wodurch du auch dein Projektmanagement sowie die Budgetierung effizienter machst.

4. Berechnung von Überstunden

Das Berechnen von Überstunden ist für Unternehmen sowohl für die Verwaltung von Arbeitskosten als auch für die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes wichtig. Mit der WENN-Funktion in Excel kannst du Überstunden einfach basierend auf vordefinierten Schwellenwerten berechnen.

Hier ein Beispiel: =WENN(B2>40; B2-40; 0)

Angenommen, in der Zelle B2 steht die Anzahl der gearbeiteten Stunden für eine Woche. Mit dieser Excel-Formel überprüfst du, ob die Anzahl der gearbeiteten Wochenstunden (B2) größer ist als 40. Wenn dies der Fall ist, werden Überstunden berechnet, indem der Wert von B2 von 40 abgezogen wird. Ist der Wert in B2 kleiner als 40, werden keine Überstunden berechnet und es wird der Wert 0 wiedergegeben.

5. Arbeitszeiten auf die nächste Viertelstunde runden

Das Runden der gearbeiteten Stunden auf die nächste Viertelstunde vereinfacht die Abrechnung. Dazu verwendest du die VRUNDEN-Funktion.

Hier ein Beispiel: =VRUNDEN(C2; 0,25)

In der Zelle C2 befindet sich die Anzahl der gearbeiteten Stunden, die du auf die nächste Viertelstunde runden möchtest. Die VRUNDEN-Funktion in Excel rundet die Anzahl der gearbeiteten Stunden auf das nächste Vielfache von 0,25, was 15 Minuten entspricht.

Excel-Vorlagen für Stundenabrechnung

Um dir die Arbeit etwas einfacher zu gestalten, stellen wir 5 Excel-Vorlagen für Stundenabrechnung kostenlos zur Verfügung. Lade einfach die Datei herunter, die am besten zu deinen Bedürfnissen passt, öffne sie in Excel oder Google Sheets und passe deine Daten an.

Dir sind diese Vorlagen zu kompliziert? Dann erfahre mehr über praktische Alternativen weiter unten in diesem Blogpost.

Einschränkungen von Stundenabrechnung in Excel

Excel ist ein mächtiges und beliebtes Werkzeug – für die Verwaltung von Arbeitszeiten ist es in Zeiten von Digitalisierung und Automatisierung allerdings nicht mehr ideal. Bei der Stundenabrechnung über Excel haben Manager als auch Mitarbeiter mit zahlreichen Einschränkungen zu kämpfen:

• Hohe Fehlerquote & Zeitaufwand: Durch die manuelle Eingabe von Arbeitszeiten in eine überladene Excel-Tabelle steigt das Risiko für Fehler. Noch dazu müssen deine Mitarbeiter unverhältnismäßig viel Zeit in die tägliche Stundenerfassung investieren. Diese Arbeitszeit könnte auch für Wichtigeres genutzt werden.
• Fehlende Übersicht & komplizierte Formeln: Entweder begnügt man sich in Excel mit simplen Protokollen ohne große Aussagekraft oder man muss manuell komplizierte Formeln anwenden, um eine Übersicht zur Arbeitsproduktivität von Mitarbeitern zu bekommen. Diese Formeln können durch Tippfehler leicht brechen oder falsche Ergebnisse liefern und der Fehler fällt oft erst zu spät auf. Effiziente Datenerfassung sieht anders aus.
• Eingeschränkter Zugriff & fehlende Automatisierung: Bei der Stundenerfassung in Excel gibt es keine Möglichkeit, Arbeitszeiten direkt von stationären Zeiterfassungssystemen wie Stempeluhren zu importieren. Auch sind die Tabellen nicht auf mobile Stundenerfassung ausgelegt und die direkte Lohn- und Gehaltsabrechnung ist durch fehlende Verknüpfungen nicht möglich.

Cloudbasierte & automatisierte Lösungen als Alternative

Doch wie sieht eine effiziente Lösung zur Stundenabrechnung aus? Statt sich mit Excel-Tabellen zu plagen, solltest du bei der Wahl eines geeigneten Tools auf zwei Schlagworte setzen: cloudbasiert und automatisiert. Ein intelligentes Zeiterfassungstool kann zahlreiche Verwaltungsprozesse automatisieren und bringt viele Vorteile:

• Mehr Zeit für Wesentliches: Die Zeiten langwieriger, manueller Eingaben sind vorbei. Benutzerfreundliche Tools ermöglichen automatische Zeiterfassung über Browser-Aktivitäten oder das Erstellen einfacher Stundennachweise innerhalb weniger Klicks. So sparst du Zeit und Geld.
• Verlässliche Daten immer und überall: Anstatt Daten aus mehreren Excel-Tabellen zusammenzutragen, kannst du deine digitalen Zeiterfassungssysteme einfach miteinander verknüpfen und Arbeitszeiten von Mitarbeitern an unterschiedlichen Standorten im Blick halten. Egal ob im Home-Office, in der Werkstatt oder auf der Baustelle.
• Durchgängig verknüpfte Prozesse: Die Automatisierung verbessert nicht nur die Effizienz deiner Stundenabrechnung. Durch Verknüpfungen mit Projektmanagement- und Rechnungsprogrammen kannst du erfasste Arbeitszeiten je nach Projekt, Mitarbeiter oder Kunde automatisch abrechnen. Die Synchronisierung von Daten geschieht in Echtzeit, wodurch aufwendiges Projektcontrolling oder falsche Rechnungen der Vergangenheit angehören.
• Optimaler Überblick: Alle erfassten Daten können in übersichtlichen Berichten veranschaulicht werden. Filter ermöglichen detaillierte Einsichten in die Arbeitsleistung und Stundenabrechnung je Mitarbeiter, Projekt oder Kunde, wodurch du Ressourcenfresser schneller erkennst und Anpassungen vornehmen kannst.

Einfache Stundenabrechnung mit TimeChimp

Verabschiede dich von unübersichtlicher, fehleranfälliger und aufwendiger Stundenabrechnung in Excel und vereinfache deine Zeiterfassung mit TimeChimp. Das intelligente Tool vereint deine projektbezogenen Prozesse von der Stundenerfassung bis zur Rechnungsstellung und ermöglicht einen vollständig automatisierten Verwaltungsprozess:

1. Mitarbeiter erfassen Arbeitszeiten und Ausgaben im Handumdrehen und weisen die Eingaben einem Projekt oder Kunden zu.
2. Kunden, Teamleiter oder Projektmanager kontrollieren und genehmigen die Eingaben.
3. Mit den integrierten Funktionen für Rechnungsverwaltung wandelst du deine Zeiterfassung sowie alle Ausgaben direkt in Rechnungen um, die über verknüpfte Drittanwendungen automatisch mit deiner Buchhaltung synchronisiert werden.

Alle Daten zu deiner Stundenrechnung werden in der zentralen Plattform gespeichert und sind über die mobile App oder in der Browser-Anwendung jederzeit abrufbar. Starte noch heute dein kostenloses Probeabo und teste TimeChimp unverbindlich 14 Tage lang.

Easy does it.