Eine fehlerfreie Welt wäre ein wundervoller Ort, aber leider ist niemand perfekt. Dasselbe gilt bei falscher Arbeitszeiterfassung. Fehler durch Arbeitnehmer sowie Arbeitgeber kommen bedauerlicherweise viel zu häufig vor. Und je nach Situation kann das zu Schwierigkeiten in der Gehaltsabrechnung oder gar zu rechtlichen Konsequenzen führen. Dabei ist eine genaue Zeiterfassung sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer von großer Bedeutung: Für Unternehmen ist Arbeitszeiterfassung nicht nur Pflicht, sie können so auch geleistete Arbeitsstunden überwachen und eine korrekte Verwaltung sicherstellen. Mitarbeiter profitieren ebenfalls von fehlerfreien Stundenprotokollen, da sie dadurch ihre geleistete Arbeit nachweisen und Überstunden korrekt abrechnen können.
Mit der richtigen Herangehensweise und passenden Methoden kannst du das Risiko von falscher Arbeitszeiterfassung durch Arbeitnehmer sowie Arbeitgeber allerdings minimieren. Wir stellen dir daher die 5 häufigsten Fehler vor, die Unternehmen bei der Erfassung von Arbeitszeiten machen und wie du sie vermeiden kannst.
1. Unklare Richtlinien & fehlende Kommunikation
Unklarheiten führen zu Fehlern. Oft unterschätzen Arbeitgeber, wie viel Vorarbeit bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems nötig ist. Vor allem das Festlegen von klaren Spielregeln und die Kommunikation wird gerne vernachlässigt. Wenn einzelne Mitarbeiter ihre Zeiterfassung unterschiedlich erledigen oder kein Verständnis für die Notwendigkeit haben, führt das zur unzuverlässigen oder falschen Arbeitszeiterfassung durch Arbeitnehmer.
Tipp: Halte schriftlich fest, wann, wie oft und in welcher Form die Zeiterfassung erledigt werden muss und teile dieses Playbook mit deinen Mitarbeitern. Gleichzeitig solltest du vorab klar die Vorteile von genauer Arbeitszeiterfassung für das Unternehmen sowie für dein Personal kommunizieren. Wenn deine Angestellten den individuellen Eigennutzen von Zeiterfassung erkennen, sind sie motivierter und gewissenhafter.
2. Altmodische und ineffiziente Zeiterfassungsmethoden
Du setzt noch immer auf Excel für die Zeiterfassung in deinem Unternehmen? Dann sind Chaos und Fehler vorprogrammiert. Nicht nur sind Excel-Tabellen sehr unübersichtlich für den einzelnen Mitarbeiter, sondern auch für deine Verwaltung. Denn das manuelle Zusammentragen von Daten für die Gehaltsabrechnung oder Überstundenprotokollierung ist zeitaufwendig und fehleranfällig.
Tipp: Verwende eine smarte Software, die sich gut in den täglichen Workflow einfügt und Daten in einer Cloud speichert. Ein solches Zeiterfassungstool beinhaltet oft unterschiedliche Funktionen, die zu deinem Unternehmen oder den jeweiligen Präferenzen deiner Mitarbeiter passen. Egal, ob Timer, Arbeitszeitkalender, digitale Stempeluhr oder eine andere Lösung: ein digitales und cloudbasiertes Zeiterfassungssystem macht die Datenübertragung für deine Verwaltung einfacher und effizienter.
3. Fehlende Integration mit Drittanwendungen
Wenn wir schon beim Thema Datenübertragung sind: wenn du eine Zeiterfassungssoftware zusätzlich zu zahlreichen anderen Business-Tools für Gehaltsabrechnung, Buchhaltung, Projektmanagement und Co. verwendest, wird es ebenso schnell chaotisch. Die Anhäufung von SaaS-Programmen und der darin erfassten Daten ist nur solange nützlich, bis du wieder alle Informationen manuell übertragen musst. Und selbst Tools, die sich als All-in-one-Lösung vermarkten, können meist nicht alle wichtigen Workflows abdecken.
Tipp: Wähle ein Zeiterfassungstool, das neben zusätzlichen Verwaltungsfunktionen auch Integrationen mit Drittanwendungen anbietet. Es besteht keine vorprogrammierte Verknüpfung zu deinem gewünschten Business-Tool? Dann frage nach einer Verknüpfung mittels API-Schnittstelle. Entweder kann deine IT-Abteilung dann die Verknüpfung selbst herstellen oder du bittest um eine Einrichtung durch den Softwareanbieter selbst im Rahmen des Onboardings. Dann kannst du zum Beispiel deine Arbeitszeiterfassung mit deiner Buchhaltung synchronisieren, ohne manuelle Datenübertragung.
4. Fehlender Respekt vor Privatsphäre
Big brother is watching you? Nein, danke. Wenn deine Mitarbeiter sich zu stark überwacht fühlen und Sorgen um ihre Privatsphäre bekommen, kann es ebenfalls zur falschen Arbeitszeiterfassung durch Arbeitnehmer kommen. Das gegenseitige Misstrauen senkt die allgemeine Bereitschaft zur verlässlichen Zeiterfassung. Im schlimmsten Fall lässt sich ein Mitarbeiter sogar zum Arbeitszeitbetrug verleiten, wenn er sich in seiner Privatsphäre verletzt fühlt.
Tipp: Verzichte auf invasive Technologie wie Kameras im Home-Office oder Tracking-Software, die alle Aktivitäten und Pausen automatisch an den Arbeitgeber meldet. Du willst trotzdem zu einer automatischen Lösung greifen, um etwa Fehler durch Gedächtnislücken zu vermeiden? Dann achte darauf, dass du deinen Arbeitnehmern immer noch genügend Kontrolle gibst, um ihnen Respekt und Vertrauen zu entgegenzubringen. Beim TimeChimp Tracker entscheidet etwa nur der Mitarbeiter selbst, wann die automatische Aufzeichnung startet. Das Protokoll ist zuerst nur für den Angestellten sichtbar, bevor er seine endgültige Zeiterfassung mit nötigen Anpassungen einreicht.
5. Ignorieren von Mitarbeiter-Feedback
Deine Angestellten haben immer noch Sorgen bezüglich der gewählten Zeiterfassungsmethode oder haben Fragen? Nimm sie ernst! Es klingt so selbstverständlich, aber das Feedback von Arbeitnehmern ist entscheidend, auch wenn es besonders negativ oder gar destruktiv ist. Ignoranz führt nur zu Misstrauen sowie Spannungen am Arbeitsplatz und unzufriedenen Mitarbeitern.
Tipp: Richte bereits vor der Einführung des neuen Systems einen Feedback-Kanal ein und beantworte Fragen ehrlich, offen und mit Respekt. Jemand versteht das Programm nicht? Frage im Team herum, ob es mehreren Leuten so geht und halte eine Trainingssession ab oder nimm ein Video mit der Anleitung auf. Jemand verweigert sich komplett? Gehe nicht gleich in den Abwehrmodus, sondern reagiere mit verständnisvollen Fragen: Warum fühlt der Mitarbeiter so? Versteht er die gesetzliche Notwendigkeit von Zeiterfassung und die Vorteile, die es ihm selbst bringen kann? Und welche Gegenvorschläge hat er? In der Regel kommt man so mit etwas Geduld trotzdem auf einen grünen Zweig.
Fazit
Die genaue Erfassung der Arbeitszeiten ist für Arbeitgeber und Arbeitnehmer von großer Bedeutung. Die oben genannten Fehler, die zur falschen Arbeitszeiterfassung durch Arbeitnehmer führen können, lassen sich allerdings vermeiden. Mit der richtigen Einstellung, Vorbereitung und Software beugst du gegenseitigem Vertrauensverlust, Missverständnissen oder gar rechtlichen Problemen vor. Indem Arbeitnehmer verantwortungsbewusst mit der täglichen Zeiterfassung umgehen, kann neben einer reibungslosen Verwaltung auch die Einhaltung des Arbeitsrechts gewährleistet werden.
Du bist noch auf der Suche nach einer geeigneten Software, um falsche Arbeitszeiterfassung durch Arbeitnehmer zu vermeiden? Starte ein kostenloses Probeabo bei TimeChimp und teste alle Funktionen 14 Tage lang, ohne Bindung oder Zahlungsangaben.
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FAQs zum Thema
Welche Konsequenzen kann eine falsche Arbeitszeiterfassung durch Arbeitnehmer haben?
Eine falsche Arbeitszeiterfassung führt zu falschen Gehalts- oder Projektabrechnungen, was die gesamte Verwaltung verfälscht. Kann der Arbeitgeber eine mutwillige Manipulation durch den Arbeitnehmer nachweisen, kann das auch zu arbeitsrechtlichen Streitigkeiten oder gar einer fristlosen Kündigung führen.
Welche Vorteile hat eine genaue Arbeitszeiterfassung für Arbeitnehmer?
Eine genaue Arbeitszeiterfassung ermöglicht Arbeitnehmern den Nachweis ihrer erbrachten Leistungen, sorgt für eine korrekte Abrechnung von Überstunden und die Einhaltung arbeitsrechtlicher Bestimmungen.
Wie kann ich sicherstellen, dass meine Arbeitszeiten korrekt erfasst werden?
Du kannst sicherstellen, dass deine Arbeitszeiten korrekt erfasst werden, indem du ein geeignetes System nutzt und regelmäßig alle Start-, End- und Pausenzeiten im Detail dokumentierst. Gib eventuelle Überstunden immer ordnungsgemäß an und plane dir am besten täglich ein kurzes Fenster für die Erfassung deiner Arbeitszeiten ein.
