Sie müssen regelmäßig extra Aufwand in die Verwaltung stecken, weil die Zeiterfassung durch Mitarbeiter unzuverlässig ist und sie vergessen zu stempeln? Vor allem seitdem der BAG geurteilt hat, dass die minutengenaue Arbeitszeiterfassung zu den Pflichten jedes Unternehmens gehört, sind schlampige oder unvollständige Stundenprotokolle besonders problematisch. Aber auch Ihr Personal muss sich erst daran gewöhnen, dass die tägliche Stundenerfassung nun ebenfalls Teil ihres Aufgabenbereichs ist. Mit den richtigen Methoden können Sie hier nachhelfen. Wir haben für Sie die folgenden 5 Tipps vorbereitet, um Ihre Mitarbeiter zur verlässlichen Zeiterfassung zu motivieren.
1. Erklären Sie, warum Zeiterfassung auch für Mitarbeiter wichtig ist
Zuverlässige Zeiterfassung hat auch für Mitarbeiter Vorteile. Vermutlich haben Sie schon erklärt, warum Sie als Arbeitgeber zur Zeiterfassung verpflichtet sind und wie Sie mit den erhobenen Daten auch den Unternehmenserfolg besser messen können. Wenn Ihre Angestellten trotzdem regelmäßig vergessen zu stempeln oder Stundenprotokolle abzugeben, können Sie auch über den entstehenden Eigennutzen motiviert werden. Neben der einfacheren Kontrolle der Einhaltung von Arbeitnehmerrechen wie Höchstarbeits- und Ruhezeiten oder die Auszahlung von Überstunden, ist auch die eigene Leistungsverfolgung für Mitarbeiter nicht uninteressant. Wer weiß, wie viel Zeit er wofür nutzt, kann sich gegenüber Vorgesetzten besser rechtfertigen, falls Aufgaben oder Projekte wegen zu hoher Auslastung nicht rechtzeitig fertig werden.
2. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran
Stellen Sie sicher, dass Ihre eigenen Stundenprotokolle immer sorgfältig geführt werden. Wer nicht mit gutem Beispiel vorangeht, kann von seinen Mitarbeitern keine verlässliche Zeiterfassung erwarten. Am besten nutzen Sie Ihre eigene Arbeitszeiterfassung als Vorbild. Vergessen Ihre Angestellten zu stempeln oder Protokolle einzureichen? Zeigen Sie Ihnen, wie Sie diese Aufgabe – etwa durch Erinnerungen oder Post-its – in Ihre Routine integriert haben. Im Falle von schlampig geführten Protokollen können Sie erklären, wie Sie bei der Dokumentation vorgegangen sind und wie Ihre Mitarbeiter die Zeiterfassung so einfach und schnell wie möglich erledigen können.
3. Gamification
Küren Sie Mitarbeiter mit besonders detaillierter und fehlerfreien Protokollen zum Zeiterfassungschampion des Monats / der Woche und belohnen Sie ihn mit einer kleinen Aufmerksamkeit wie einem Wanderpokal. Arbeitet Ihr Team in einem Büro, können Sie etwa Ihren internen Slack-Channel nutzen, um dort den Gewinner oder die Gewinnerin mit einem passenden GIF auszurufen. All das mag zwar wie ein großes Spektakel für eine so kleine Verwaltungsaufgabe wirken, der Wettbewerb sowie Spaßfaktor sorgen aber für Motivation bei Ihren Mitarbeitern.
4. Die Strafbüchse
Die Strafbüchse kommt aus der Kategorie „positive punishment“ und baut auf der vorigen Idee auf. Das Prinzip ist einfach: Stellen Sie eine Sparbüchse ins Büro oder in Ihre Abteilung und legen Sie fest, wie viel „Strafgebühr“ für vergessene oder schlampige Zeiterfassung anfällt. Ein Mitarbeiter hat zwar ein Stundenprotokoll eingereicht, es ist aber fehlerhaft? 50 Cent in die Strafbüchse. Ein anderer Angestellter hat komplett vergessen zu stempeln? Dieses Vergehen kostet ihn einen ganzen Euro. Mit der Zeit wird die Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter immer zuverlässiger und die Strafbüchse bleibt am Ende des Monats öfter leer. In der Anfangszeit können Sie den Inhalt der Büchse aber nutzen, um Ihren Mitarbeitern hin und wieder ein Bier nach Feierabend oder ein Eis im Sommer zu sponsern.
PS: Die Strafbüchse eignet sich auch für Selbstständige, die Ihre Zeiterfassung verbessern möchten.
5. Stellen Sie ein einfaches Zeiterfassungssystem zur Verfügung
Stellen Sie sicher, dass eine benutzerfreundliche Lösung zur Arbeitszeiterfassung in Ihrer Organisation implementiert wird. Chaotische und überladene Excel-Tabellen gehören nicht in diese Kategorie. Je einfacher Sie den Prozess gestalten, desto zuverlässiger und aussagekräftiger werden die gesammelten Daten. Vor allem cloudbasierte, digitale Systeme können Zeiterfassung für Mitarbeiter wesentlich vereinfachen.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Verbesserung der Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter!
