Mahnung schreiben: Dos & Don’ts bei Zahlungserinnerungen

Verspätete Zahlungen können für kleine als auch große Unternehmen zu echten Kopfschmerzen führen: Der Cashflow wird gestört, das Wachstum behindert und im schlimmsten Fall belastet das Scheiben von Mahnungen die Beziehung zu Kunden. Um das zu verhindern, muss die Mahnung im richtigen Ton und zur richtigen Zeit geschrieben werden. Dieser Leitfaden zum Mahnwesen hilft dir dabei.

Wir zeigen dir alle Dos and Don’ts für den Inhalt von Zahlungserinnerungen und stellen dir eine Vorlage zur Verfügung, mit der du eine freundliche Mahnung schreiben kannst. Abschließend haben wir auch noch einige Tipps und Tricks für dich parat, damit du zum wahren Experten für einen effizienten Ablauf im Mahnwesen wirst.

Was ist das Mahnwesen?

Bevor wir dir helfen, eine Mahnung zu schreiben, frischen wir erst dein Grundwissen zum Mahnwesen auf. Im Mahnwesen beschäftigst du dich mit der Verwaltung und Prüfung von ausstehenden Zahlungen sowie den möglichen Konsequenzen. Ist die Zahlung eines Kunden überfällig, startet der sogenannte Mahnlauf mit der ersten Mahnstufe.

Was ist das Ziel einer Mahnung?

Die Mahnung oder Zahlungserinnerung ist ein Schreiben, oft in Form eines Briefs oder einer E-Mail, die von einem Gläubiger (Unternehmen) an einen Schuldner (Kunden) gesendet wird. Aus rechtlicher Sicht ist eine Mahnung (egal ob schriftlich oder mündlich) notwendig, um den Schuldner förmlich in Verzug zu setzen, wenn er nicht fristgemäß bezahlt. Aus Beweisgründen wird allerdings die schriftliche Form empfohlen. In der Regel handelt es sich dabei um freundliche Zahlungserinnerungen, die die Schuldner an ihre finanzielle Verpflichtung erinnern sollen. Der zuerst sanfte Ton wird von Mahnstufe zu Mahnstufe fordernder und dringlicher.

Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?

Kurz gesagt: Es gibt keinen Unterschied. Rechtlich gesehen ist eine Zahlungserinnerung dasselbe wie eine Mahnung, solange sie eine klare Zahlungsaufforderung beinhaltet. Der wirkliche Unterschied liegt nur im Ton. ‘Zahlungserinnerung’ ist schlichtweg ein freundlicherer Begriff als ‘Mahnung’ und wird deswegen vor allem bei der ersten Mahnstufe bevorzugt verwendet.

Wie schreibt man eine Zahlungserinnerung? (Vorlage)

Die Basics zum Mahnwesen sind geklärt, jetzt ist es an der Zeit, eine Mahnung zu schreiben. Bevor wir dir unsere Vorlage für eine Zahlungserinnerung zeigen, hier noch ein paar generelle Dinge, auf die du achten solltest:

• Wie formuliere ich eine Zahlungserinnerung richtig?
  Eine gut geschriebene Zahlungserinnerung hält die Balance zwischen freundlichem Verständnis und bestimmter Forderung. Sei direkt, nimm aber auch Rücksicht auf die Situation deiner Kunden und passe deinen Ton je nach Mahnstufe an.
• In welcher Form sendet man eine Zahlungserinnerung?
  Eine Zahlungserinnerung per E-Mail ist die gängigste und einfachste Form eines Mahnschreibens. Wenn du Software als Dienstleistung anbietest, kannst du auch In-App-Benachrichtigungen wie Banner oder Pop-ups verwenden, um deinen Kunden an seine offene Zahlung zu erinnern. Das Versenden eines Mahnschreibens per Post hingegen ist eine relativ veraltete Methode. Allerdings kann eine letzte Mahnung im Briefkasten die Dringlichkeit und Ernsthaftigkeit der Situation unterstreichen, bevor rechtliche Schritte eingeleitet werden.
• Ab wann darf ich Mahngebühren verrechnen?
  Mahngebühren sind laut §§ 280, 286 BGB nur zulässig, wenn ein bereits in Verzug geratener Schuldner trotz Mahnung nicht bezahlt. Bei der ersten Mahnung bzw. Zahlungserinnerung darf also keine Mahngebühr erhoben werden. Nur in Ausnahmefällen gerätst du auch ohne Mahnung in Verzug. Und zwar wenn auf der Rechnung bzw. im Vertrag ein Fälligkeitsdatum nach dem Kalender gesetzt ist (z.B. bei der Miete) oder wenn im Gesetz festgelegt ist, wann du zahlen musst (z.B. bei Steuern).
• Wie hoch dürfen Mahngebühren sein?
  Es gibt zwar keine gesetzliche Obergrenze für Mahngebühren, trotzdem darf die Höhe der Gebühr nicht pauschal berechnet werden. Stattdessen darfst du nur die tatsächlich entstandenen Kosten durch Porto sowie Papier- und Druckkosten verrechnen. Verwaltungskosten gehören nicht dazu.
• Wie hoch dürfen Verzugszinsen sein?
  Du darfst laut § 288 Abs.1 S.2 BGB den Basiszinssatz plus weitere fünf Prozent verrechnen, wenn dein Kunde ein Verbraucher ist. Und bei B2B-Geschäften darfst du 9 Prozent zusätzlich zum Basiszinssatz auf den offenen Betrag aufschlagen.

Hast du alle Grundlagen und Vorschriften abgedeckt? Dann mach weiter und erstelle dein Mahnschreiben mit Hilfe dieser Vorlage für eine freundliche Zahlungserinnerung:

[Dein Logo]

[Firmenname | Adresszeile 1 | Adresszeile 2]

[Name des Kunden]
[Straße, Hausnummer]
[Postleitzahl, Ort]

Kundennummer: [1234] | Rechhnungsnummer: [6789] | Rechnungsdatum: [TT.MM.JJJJ]

Zahlungserinnerung

Rechnung #[Rechnungsnummer] vom TT.MM.JJJJ

Sehr geehrte(r) [Anrede + Name des Kunden],

leider konnten wir für die oben genannte Rechnung [6789] vom [TT.MM.JJJJ] keinen Zahlungseingang bis zum vereinbarten Zahlungstermin feststellen.

Im hektischen Alltag kann dies durchaus passieren, weshalb wir Sie freundlich darum bitten, den offenen Betrag von € [Betrag] spätestens bis zum [TT.MM.JJJJ] zu begleichen. Unsere Zahlungsdetails finden Sie am Ende dieses Schreibens sowie in der ursprünglichen Rechnung.

Sollten Sie den offenen Betrag bereits beglichen haben, können Sie dieses Schreiben als gegenstandslos betrachten.

Wir verstehen, dass unvorhergesehene Umstände Ihre finanzielle Situation beeinflussen können. Wenn dies der Fall ist, wenden Sie sich bitte so bald wie möglich telefonisch unter +49 123456789 oder per E-Mail an beispiel@mustermahnung.de, damit wir gemeinsam eine geeignete Lösung finden können.

Zahlungsdetails:

Rechnungsnummer: [Rechnungsnummer]
Rechnungsdatum: [Rechnungsdatum]
Neues Fälligkeitsdatum: [Fälligkeitsdatum]
Offener Betrag: € [Ausstehender Betrag]

Zahlungsempfänger: [Dein (Firmen)Name]
IBAN: [IBANXXX]
BIC / SWIFT-Code: [BICXSWIFT]

Mit freundlichen Grüßen,

[ggf. Name Kontaktperson]
[Name Unternehmen]
[Kontaktinformation]

Denke daran, diese Vorlage mit deinen eigenen Firmendetails anzupassen, einschließlich der Rechnungsnummer, des Fälligkeitsdatums, des offenen Betrags und der Zahlungsmethoden. Du kannst dem Schreiben auch eine Rechnungskopie beifügen, um sicherzustellen, dass dein Kunde alle nötigen Informationen hat.

Timing und Ablauf im Mahnwesen

Dieser Vorlage ist eine gute Grundlage, um deine erste Mahnungen zu schreiben. Doch auch das Timing, Ablauf und der Ton sind im Mahnwesen entscheidend, da Zahlungserinnerungen je nach Mahnstufe ernster und fordernder werden.

Im besten Fall musst du erst gar keine Mahnung schreiben. Dafür empfehlen wir dir, eine erste Erinnerung 2–3 Tage vor dem Fälligkeitsdatum zu senden. Hierbei handelt es sich nur um eine kurze Erinnerung, die du in deinem Rechnungsprogramm automatisch versenden kannst. Offensichtlich kannst du hier noch keine Mahngebühren erheben, aber du kannst überfällige Zahlungen durch schlichtes Vergessen verhindern.

Wenn dein Kunde immer noch nicht rechtzeitig bezahlt, kannst du mit dem tatsächlichen Mahnverfahren beginnen. Drei offizielle Zahlungserinnerungen gelten in den meisten Ländern und Branchen als Standard. Danach kannst du rechtliche Schritte einleiten oder ein externes Inkassbüro beauftragen.

Erste Mahnstufe

Normalerweise wird das erste Mahnschreiben kurz nach dem Fälligkeitsdatum verschickt. Eine gängige Praxis ist es, die erste Zahlungserinnerung etwa 7–10 Tagen nach dem Fälligkeitsdatum zu senden. In diesem Stadium bewahrst du einen freundlichen Ton und gehst davon aus, dass die verspätete Zahlung unbeabsichtigt ist. Die oben stehende Vorlage ist ideal dafür geeignet. Dein Ziel ist es, den Kunden zur Zahlung anzuregen, während du die Beziehung zum Kunden aufrecht erhältst.

Du kannst bereits eine angemessene Mahngebühr und/oder Verzugszinsen hinzufügen, aber in der Regel reicht eine einfache Erinnerung aus.

Zweite Mahnstufe

Wenn die erste Erinnerung keine Ergebnisse bringt, ist es an der Zeit für einen etwas bestimmteren Ansatz. Du kannst die zweite Mahnung etwa 14–21 Tage nach dem Fälligkeitsdatum schreiben. Passe deinen Ton an, indem du etwa den sanften Betreff „Zahlungserinnerung“ mit dem bestimmteren „Mahnung“ oder „Zahlungsaufforderung“ ersetzt. Erwähne die bereits vorgegangene Erinnerung und betone die Dringlichkeit der Zahlungsaufforderung, zum Beispiel durch das Verrechnen von Mahngebühren und/oder Verzugszinsen.

Für den Fall, dass dein Kunde aufgrund von Liquiditätsproblemen Schwierigkeiten mit der Zahlung des ausstehenden Betrags hat, kannst du neue Zahlungsbedingungen verhandeln. zu zahlen. Weise darauf hin, dass du Verständnis für die Umstände hast und gibt die Kontaktdaten einer Ansprechperson in deiner Finanzabteilung an oder biete direkt eine flexible Zahlungsmethode an. Dazu zählt etwa eine Ratenzahlung oder das Hinzufügen des ausstehenden Betrags zu(r) folgenden Rechnung(en), wenn du im Rahmen eines Abonnements abrechnest.

Dritte Mahnstufe (letze Mahnung)

Die letze Mahnung ist das finale Schreiben vor der Einleitung von rechtlichen Schritten oder der Beauftragung eines Inkassobüros. Sende die letzte Mahnung etwa 30–60 Tage nach dem Fälligkeitsdatum. Mache deutlich, dass dies dein letzter Versuch ist, die Angelegenheit freundlich zu begleichen und verwende den Betreff „letzte Mahnung“ oder „letzte Zahlungserinnerung“. Füge eine finale Zahlungsfrist hinzu und erkläre die Konsequenzen bei Nichtbeachtung, wie das Einleiten von rechtlichen Schritte oder die Weitergabe der Angelegenheit an ein Inkassobüro.

Rechnungs- und Mahnwesen vereinfachen

Natürlich kannst du deine Mahnungen manuell schreiben und versenden, das kann allerdings zur zeitaufwändigen Aufgabe werden und ist heutzutage wirklich nicht mehr notwendig. Optimiere deinen Prozess im Rechnungs- und Mahnwesen durch die folgenden Tipps und spar dir den Aufwand:

• Smarte Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme
  Intelligente Tools für Buchhaltung und Rechnungsverwaltung bieten Funktionen zum automatischen Senden von Zahlungserinnerungen. Diese Programme könnenfür dich Benachrichtigungen per E-Mail an deine Kunden senden, die einem vordefinierten Zeitplan folgen. Oft kannst du auch verfolgen, wann die Rechnung oder Zahlungserinnerung gesendet wurde, ob der Empfänger die E-Mail geöffnet hat und direkt sehen, ob der Betrag bereits beglichen wurde.
• Verwende Online-Kundenportale
  Klar ist es wichtig, dass du eine gute Finanzübersicht hast. Gib deinen Kunden einen ebenso guten Überblick, indem du ein persönliches Kundenportal einrichtest, das über einen gesicherten Link zugänglich ist. Hier kannst du alle offenen sowie bezahlten Rechnungen auflisten. Einige Tools wie TimeChimp bieten auch die Möglichkeit, einen Genehmigungs- und Freigabeprozess für die von dir erbrachten Dienstleistungen zu implementieren. So erfasst du einfach deine Arbeitszeiten und Kosten für ein Projekt und deine Kunden erhalten eine Benachrichtigung, dass die Einträge zuerst genehmigt werde müssen, bevor sie zur Rechnung hinzugefügt werden. Auf diese Weise vermeidest du auch verspätete Zahlungen aufgrund von Fragen oder Beschwerden über vermeintlich fehlerhafte Rechnungen.
• Klare Zahlungsbedingungen und Vereinbarungen
  Lege klare Zahlungsbedingungen und Vereinbarungen zu Beginn deiner Geschäftsbeziehung fest und kommuniziere sie. Die einfachste Lösung ist es, detaillierte Informationen zu Zahlungsbedingungen, Mahnungen und eventuellen Verzugszinsen oder Mahngebürhen in den allgemeinen Geschäftsbedingungen auf deiner Website festzuhalten. Dann kannst du ganz einfach beim Abschluss eines Kaufvertrags auf diese Zahlungsbedingungen in den AGB hinweisen. So informierst du deine Kunden ausreichend und hast auch eine solide rechtliche Grundlage, wenn Streitigkeiten auftreten.
• Biete flexible Zahlungspläne an
  In einigen Fällen können Kunden möglicherweise Schwierigkeiten haben, Zahlungen vollständig zu begleichen. Mach dir Gedanken, ob du flexible Zahlungspläne anbieten kannst, damit deine Kunden ihre Schulden in überschaubaren Raten begleichen können. So kannst du die Kundenbeziehung aufrechterhalten und den offenen Betrag im Laufe der Zeit zurückzugewinnen, ohne den Kunden zu verlieren.

In der Geschäftswelt sind verspätete Zahlungen eine bedauerliche Realität. Indem du deine Mahnung im richtigen Ton schreibst und zum richtigen Zeitpunkt versendest, kannst du offene Beträge zeitnah erhalten und eine gute Kundenbeziehung aufrechterhalten. Klare Zahlungsbedingungen in den AGB, das Verwenden von Kundenportalen sowie das Anbieten von flexiblen Zahlungsplänen können deine Rechnungsverwaltung bereits so weit verbessern, das du überhaupt keine Mahnungen schreiben musst. Hinken deine Kunden immer noch bei ihren Zahlungen hinterher? Dann automatisiere deinen Workflow im Mahnwesen mit einem intelligenten Abrechnungstool, das automatische Zahlungserinnerungen sendet. So kannst du dich auf das, was du am besten kannst – dein Unternehmen wachsen zu lassen.