Im September 2022 entschied das Bundesarbeitsgericht, dass die Einrichtung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung Pflicht jedes Arbeitgebers ist. Alle Informationen zu bisherigen Ausnahmen und genauen Details des erweiterten Gesetzes haben wir Ihnen einfach und kompakt in diesem Artikel zusammengefasst. Hier ein Überblick zum Inhalt:
- Ab wann gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?
- Wichtige Eckpunkte laut EuGH im Überblick
- Bisherige Ausnahmen und neue Vorteile
Anschließend zeigen wir Ihnen unsere einfachen Lösungen für Arbeitszeiterfassung im Hinblick auf alle gesetzlichen Pflichten.
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung – ab wann gilt sie?
Die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts beruht auf dem sogenannten ‘Stechuhr-Urteil’ des EuGH von 2019. Laut diesem Urteil müssen Arbeitgeber ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ zur Arbeitszeiterfassung einrichten. Diese Pflicht gilt laut Einschätzung des BAG bereits jetzt, für alle Arbeitgeber. So überraschend die Meldung war, so hat sie auch weitreichende Folgen für Unternehmer und die Unsicherheiten häufen sich. Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr zu den wichtigsten Punkten des BAG-Urteils und wie die Umsetzung der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung aussehen soll.
Arbeitszeiterfassung im Gesetz: Eckpunkte im Überblick
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nach EuGH änderte das bestehende Gesetz vor allem im Hinblick auf die Vollständigkeit der Dokumentation. Vor 2019 mussten lediglich Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit detailliert erfasst werden. Das neuerliche und bereits gültige Urteil weitet die Dokumentationspflicht auf alle geleisteten Arbeitsstunden aus. Inwieweit die detaillierte Aufzeichnung von Anfang und Ende der Arbeitszeiten inklusive Pausen konkret geregelt wird, ist noch abzuwarten. Die Dokumentation von Pausenzeiten ist allerdings bereits praxisüblich, um die beidseitige Einhaltung der vereinbarten Erholungszeiten nachweisen zu können.
Die Art der Umsetzung ist weder vonseiten des BAG noch EuGH klar formuliert, wodurch Arbeitgeber (noch) die freie Wahl haben: Egal ob handgeschriebener Stundenzettel oder elektronische Zeiterfassung – laut Urteil bzw. Gesetz besteht derzeit keine klare Vorgabe. In der Regel lässt sich eine digitale Form der Arbeitszeiterfassung allerdings besser mit der gesetzlichen Pflicht vereinbaren. Denn Stunden von Mitarbeitern an unterschiedlichen Orten – etwa im Außendienst, auf Baustellen oder im Home-Office – lassen sich mittels mobilen Lösungen zentral von überall erfassen.
Wie die sogenannte Vertrauensarbeitszeit laut EuGH gehandhabt wird oder ob sie gar komplett endet, ist noch nicht restlos geklärt. Das Stechuhr-Urteil von 2019 schreibt eine Pflicht zur Kontrolle der Arbeitszeiten vor, während diese beim Vertrauensarbeitszeitmodell eigentlich wegfällt. Der Verzicht auf Kontrollen soll den Arbeitnehmern mehr Flexibilität ermöglichen, kann aber auch zur Arbeitsverdichtung und Stress aufgrund mangelnder Nachvollziehbarkeit der Tätigkeiten führen. Grundsätzlich schließen sich Vertrauensarbeitszeit und die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung laut EuGH aber nicht gegenseitig aus. Mitarbeiter können ihre Zeiten weiterhin flexibel einteilen und von überall aus arbeiten, solange der Arbeitgeber dies ermöglicht. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung im Gesetz schreibt lediglich die nachvollziehbare Dokumentation dieser Stunden vor.
Arbeitszeiterfassung ist Pflicht – nicht ohne Grund
Für Arbeitgeber steht fest: Die Einrichtung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung ist Pflicht – ohne Ausnahmen. Bislang waren nur bestimmte Berufsgruppen und Branchen zur Dokumentation der Arbeitszeiten verpflichtet. Darunter fielen etwa geringfügig Beschäftigte sowie Unternehmen in Baugewerbe und Gastronomie, wodurch Schwarzarbeit verhindert werden sollte. Die Erweiterung des Gesetzes durch das EuGH-Urteil macht minutengenaue Arbeitszeiterfassung für alle ab der 0. Arbeitsstunde verpflichtend.
Was zuerst nach Bürokratie und übermäßiger Kontrolle durch den Arbeitgeber klingt, hat jedoch Vorteile für beide Seiten:
Für Arbeitnehmer: Das EuGH-Urteil weist darauf hin, dass ohne die Pflicht zur täglichen Arbeitszeiterfassung weder die regulären Arbeitsstunden noch geleistete Überstunden verlässlich ermittelt werden können. Das macht es für Arbeitnehmer „äußerst schwierig oder gar praktisch unmöglich[…], ihre Rechte durchzusetzen“, wird argumentiert. In Zukunft ist es so einfacher nachzuweisen, ob alle Rechte des Arbeitnehmers berücksichtigt wurden. Das betrifft zum Beispiel die Einhaltung der wöchentlichen Höchstarbeitszeit inklusive Überstunden als auch Ruhezeiten.
Für Arbeitgeber: Eine nachvollziehbare Arbeitszeiterfassung ist nicht nur eine lästige Pflicht des Arbeitgebers, sondern der Grundstein eines transparenten Arbeitsverhältnisses. Digitale Lösungen für Zeiterfassung sorgen außerdem für maximale Übersicht bei minimalem Aufwand. So können Apps, Online-Portale und physische Stempeluhren mit einer einzelnen Software vernetzt werden, wodurch die Stunden aller Mitarbeiter an allen Standorten zentral erfasst werden. Die gesammelten Daten geben auch Aufschluss über die Produktivität unterschiedlicher Teams und können bei der effizienten Gestaltung von Einsatzplänen helfen. Idealerweise sorgt eine Verknüpfung mit dem Lohnabrechnungssystem dafür, dass manuelle administrative Aufgaben wegfallen.
Elektronische Zeiterfassung laut EU-Pflicht: So klappt’s
Elektronische Zeiterfassung erlebt einen Aufschwung seit der Entscheidung des BAG, die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung laut EU-Richtlinien einzuführen. Doch auch davor waren die Vorteile klar: Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Übersicht für Arbeitnehmer sowie Arbeitgeber.
Wenn Sie bisher kein digitales Zeiterfassungssystem in Ihrem Unternehmen hatten oder nach einer einfachen und zentralen Lösung suchen, sind Sie mit TimeChimp gut beraten:
- Erfassen Sie Arbeitszeiten mobil über die iOS- oder Android-App, im Online-Portal oder über ein stationäres Terminal (Stempeluhr).
- Erstellen Sie effiziente Dienstpläne dank eines 360°-Überblicks zu Verfügbarkeiten, Überstunden und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter.
- Verknüpfen Sie TimeChimp mit Ihrem Lohnabrechnungsprogramm.
Mit der TimeChimp App zur Arbeitszeiterfassung erfüllen Sie alle gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber und sparen sich wertvolle Zeit für administrative Aufgaben.
