Automatische vs. digitale Zeiterfassung: Was ist besser für Ihr Unternehmen?

Digitale, cloudbasierte Tools zu Arbeitszeiterfassung sind längst nichts Neues mehr und lösen analoge Stundenprotokolle oder unübersichtliche Excelsheets zunehmend ab. Allerdings macht der Automatisierungstrend macht auch hiervor keinen Halt: Das Aufkommen von Software für automatische Zeiterfassung wirft die Frage auf, ob es denn um jeden Preis noch schneller und einfacher gehen muss. In welchen Situationen oder Branchen bringt autmatische Zeiterfassung tatsächlich einen Mehrwert? Und wie geht man bei der Umstellung mit dem Thema Datenschutz und Privatsphäre um? Wir beantworten alle Fragen zu diesem Thema.

1. Problemstellung: Zeiterfassung ist wichtig, aber zeitaufwendig
2. Lösungen im Vergleich
3. Vor- und Nachteile von digitaler Zeiterfassung
4. Vor- und Nachteile von automtatischer Zeiterfassung
5. Automatische Zeiterfassung = Zukunftsmusik?
6. Branchenspezifische Anwendung
7. Das Problem mit Datenschutz und Privatsphäre
8. Fazit

Problemstellung: Zeiterfassung ist wichtig, aber aufwendig

Durch Zeiterfassung werden wertvolle Daten gesammelt, mit denen zahlreiche Arbeitsprozesse in Unternehmen analysiert und optimiert werden können. Wie unterscheiden sich einzelne Mitarbeiter bei der Ausführung ihrer Tätigkeiten? Warum sind manche Abteilungen oder Teams produktiver als andere? Wo bilden sich Flaschenhälse und Engpässe? Doch auch abseits vom allgemeinen Performance Monitoring sorgt Zeitfasssung für mehr Produktivität in Unternehmen. Oft dienen die erfassten Arbeistsstunden als Grundlage für die Rechnungsstellung an Kunden oder für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Werden die Daten intelligent weiterverarbeitet, hilft eine konsequente und genaue Arbeitszeiterfassung bei zahlreichen weiteren Prozessoptimierungen von der Budgetierung und Planung über die Projektverwaltung bis hin zur Preiskalkulation für Produkte oder Dienstleistungen.

Das Problem: Die Qualitiät der Zeiterfassungsdaten ist abhängig von einzelnen Mitarbeitern und dem jeweiligen Zeiterfassungssystem. Analoge Zettelwirtschaft oder unübersichtliche Excelsheets gehören der Vergangenheit an und Digitalisierung sorgt für einfachere Prozesse, so viel ist mittlerweile klar. Doch nicht jede cloudbasierte Lösung gleicht der anderen und je nach Nutzzungssituation oder Branche gibt es präferierte Systeme. Mit dem technischen Fortschritt rund um künstliche Intelligenz stehen Unternehmen auch immer öfter vor der Qual der Wahl zwischen manueller, digitaler Zeiterfassung und intelligenten, automatischen Systemen.

Automatische vs. manuelle Zeiterfassung im Vergleich

Gleich vorweg: Sowohl manuelle digitale Zeiterfassung als auch automatische Zeiterfassung haben ihre Daseinsberechtigung. Im folgenden Abschnitt vergleichen wir die Vor- und Nachteile beider Zeiterfassungssysteme miteinander.

Manuelle digitale Zeiterfassung

Bei manueller digitaler Zeiterfassung verwenden Mitarbeiter eine cloudbasierte Software, um Arbeitsstunden zu erfassen und mit Aufgaben, Projekten und Kunden zu verknüpfen. In der Regel untstützt ein smartes Zeiterfassungstool die Verwendung am PC, Laptop sowie am Smartphone oder Tablet über eine App. Die Daten werden online gespeichert, mit anderen Abteilungen geteilt oder mit anderen Business-Tools synchronisiert, so dass Genehmigungs- und Rechnungsprozesse in einem digitalen Workflow geregelt werden können.

Je nach Softwareanbieter gibt es unterschiedliche Methoden für Zeiterfassung von digitalen Stechuhren und Stundenprotokollen über einen einfachen Timer bis hin zur intelligenten Synchronisierung von Kalenderanwendungen.

Vorteile:

• Benutzerfreundlich
• Kosteneffektiv
• Manuelle Verknüpfung mit Aufgaben, Projekten und Kunden
• Anpassbare Methoden je nach Projekt oder Workflow
• Einfache Integration mit externer HR- und Verwaltungssoftware

Nachteile:

• Mitarbeiter sind verantwortlich für pünktliche Zeiterfassung
• Genauigkeit der Daten ist abhängig vom Gedächtnis des Mitarbeiters

Automatische Zeiterfassung

Bei der automatischen Zeiterfassung wird künstliche Intelligenz verwendet, um die Arbeit zu protokollieren. Eingesetzte Technologien können die Anwendnung von Gesichtserkennung, GPS oder die Aufzeichnung von Browseraktivitäten umfassen. So können neben der Anwesenheit auch andere Performance-Faktoren von Mitarbeitern gemessen werden. Eine Software kann etwa über Kameras und Apps ermitteln, wie viel Zeit ein Verkäufer mit einem Kunden verbringt oder wie lange ein Arzt bei der Betreuung eines Patienten im Vergleich zu administrativen Aufgaben braucht. Der gängiste Anwendungsbereich von automatischer Zeiterfassung ist allerdings die Aufzeichnung von App- und Browseraktivitäten am PC.

Vorteile:

• Zeichnet automatisch auf, woran Mitarbeiter arbeiten.
• Zeitersparnis durch das Wegfallen von manuell erstellten Protokollen.
• Weniger fehleranfällig, Logbuch dient als Gedächnisstütze.

Nachteile:

• Spezialisierte Technologie ist oft kostspielig.
• Komplexe Technologie ist weniger flexibel einsetzbar und nur auf Aufgaben ausgerichtet, die sich in den exakt selben Mustern wiederholen.
• Der Einsatz von GPS und Kameras stellt eine Herausforderung für den Datenschutz dar und kann die Privatsphäre von Mitarbeitern verletzen.

Ist automatische Zeiterfassung Zukunftsmusik?

Kurz gesagt: Nein, automatische Zeiterfassung bietet echte Vorteile und wird in einigen Bereichen bereits intensiv genutzt. Vor allem große Unternehmen testen fortschrittliche Technologien wie diese, um die Arbeit ihrer Mitarbeiter zu beurteilen. Durch die automatische Tracking-Software wird die Produktivität gemessen und analysiert, wie der Arbeitsablauf optimiert werden kann. Dabei haben sich in der ein oder anderen Branchen bereits einige Best-Practices etabliert.

Best Practice: Automatische Zeiterfassung für Projektarbeit in Unternehmen

In IT-Organisationen und Unternehmensberatungen oder auch in Entsendungs- und Zeitarbeitsfirmen ist die genaue und rechtzeitige Erfassung von Arbeitsstunden essentiell, um den Fortschritt von Projekten zu überwachen. Gleichzeitig bildet die Stundenerfassung in diesen Anwendungsfällen auch die Basis zur Abrechnung von Kundenprojekten und Gehältern. Je einfacher und zuverlässiger also der Prozess von der Zeiterfassung bis hin zur Rechnungsstellung verläuft, desto schneller ist der Cashflow in Ihrem Unternehmen.

Am Markt gibt es mittlerweile viele Anbieter von automatischer Zeiterfassungssoftware. Ein Beispiel ist der TimeChimp Tracker. Die Software richtet sich speziell nach den Bedürfnissen von IT-Entwicklungsteams, Beratern, Anwälten oder anderen Unternehmen, die ihr Tagesgeschäft mittels Projektarbeit managen. So kann automatische Zeiterfassung funktionieren:

1. Starten Sie den Tracker und beginnen Sie Ihren Arbeitstag wie gewohnt.
2. Während Sie Ihren üblichen Tätigkeiten nachgehen, erstellt das Tool im Hintergrund ein Logbuch mit den folgenden Informationen:
3. In welchen Dokumenten, Apps oder E-Mail-Verläufen Sie arbeiten.
4. An welchem Ort Sie sich befinden.
5. Der Name von Gesprächspartnern sowie andere Details zu Meetings.
6. Zeitpunkt und Dauer von Besprechungen.
7. Stoppen Sie den Tracker und wählen Sie die gewünschten Einträge für Ihre Zeiterfassung aus. (Mehr dazu im Punkt “Datenschutz”)

Sie müssen also keinen Timer verwenden oder am Ende des Tages in Ihrem Gedächtnis graben. Nicht sicher, woran Sie zwischen 10:00 und 11:00 gearbeitet haben? Prüfen Sie einfach Ihr Logbuch, passen Sie die Einträge gegebenenfalls an und reichen Sie die Arbeitsstunden zur Genehmigung ein.

Das Problem mit Datenschutz und Privatsphäre

Bei der Verwendung von automatischer Aufzeichnungssoftware spielen Datenschutz und Privatsphäre natürlich eine wichtige Rolle. Der Gesetzgeber stellt hohe Anforderungen zum Schutz der Daten und der Arbeitnehmer muss selbstverständlich ausführlich über die Verwendung seiner Daten informiert werden. Sehen Sie bei der Wahl eines Tools für automatische Zeiterfassung also genau hin und fragen Sie im Zweifelsfall nach, wenn die Infromationen zur Datenverarbeitung nicht klar sind. Ein Beispiel, wie das Problem mit dem Datenschutz bei automatischer Zeiterfassung gehandhabt werden kann, bietet erneut der TimeChimp Tracker:

• Der Mitarbeiter bestimmt selbst, wann er das Tool verwendet.
• Das Logbuch des Arbeitstages ist nur für den Mitarbeiter sichtbar.
• Zur Aufzeichnung freigegebene Aktivitäten können konfiguriert werden, wodurch Privates ignoriert wird und tatsächlich privat bleibt.
• Der Mitarbeiter bestimmt, welche Logbuch-Aufzeichnungen zur offiziellen Zeiterfassung hinzugefügt und anschließend zur Genehmigung eingereicht werden.
• Es werden ausschließlich diese ausgewählten Daten gespeichert.

Sie und Ihre Mitarbeiter müssen sich also nicht wie bei Big Brother fühlen. Gleichzeitig wird der Aufwand für die tägliche Zeiterfassung stark verringert und Sie haben alle wichtigen Informationen zur Projekten, Kunden oder Dokumenten direkt zur Hand.

Fazit

Ob automatische Zeiterfassung oder die manuelle digitale Lösung besser ist, hängt von Ihrem Workflow ab. In Unternehmen, die hauptsächlich auf Projektbasis arbeiten, stellt ein automatischer Tracker eine intelligente Lösung für die genaue Zeiterfassung pro Kunde, Projekt oder Aktivität dar. Die Rechnungsstellung sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung wird ebenfalls einfacher und weniger fehleranfällig.

Ein automatisch erstelltes Logbuch aller Browseraktivitäten ist vor allem für Unternehmensberater, IT-Entwickler oder Zeit- und Leiharbeiter interessant, da diese Branchen besonders von der Vereinfachung des Zeiterfassungsprozesses profitieren. Automatische Zeiterfassung steht also nicht im Widerspruch zu manueller digitaler Zeiterfassung, sondern ist eine selbstverständliche Ergänzung dazu. Bei der Wahl eines geeigneten Tools müssen jedoch gewisse Anforderungen im Bezug auf Datenschutz und Privatsphäre erfüllt werden.

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