Seit 1989 ist Redwave als Entsender für technische Fachkräfte tätig. Damit wächst und bewegt sich das Unternehmen seit mehr als 30 Jahren in einer Branche, die sich rasant verändert. Aktuelle Veränderungen haben neue Herausforderungen, aber auch Chancen mit sich gebracht. Zum Beispiel im Bereich Nachhaltigkeit und Umwelt oder beim Ausbau von Dienstleistungen. Als CFO von Redwave war Rob Laan eng in die Implementierung und Einführung von TimeChimp involviert. Darüber hinaus ist Roel Janssen von Inbition als externer Projektleiter für den Rollout von TimeChimp mitverantwortlich. Im Folgenden erzählen die beiden mehr darüber, wie TimeChimp jetzt eine wichtige Rolle in den automatisierten Prozessen von Redwave spielt.
Wie war die Situation vor TimeChimp?
„Bei Redwave arbeiten viele Mitarbeiter im Öl- und Gassektor in der niederländischen Nordsee. Früher wurden Stundenzettel immer auf Papier gedruckt, auch weil es auf den Bohrplattformen vorher keine Internetverbindung gab. Dann wurde alles manuell von den Mitarbeitern ausgefüllt und per WhatsApp, Fax, Foto oder per E-Mail an den Account- und/oder Außendienstleiter geschickt. Mitarbeiter im Vertrieb tippten diese Stundenzettel dann in das System ein, teilweise mehrfach für unterschiedliche Systeme. Jede Woche wurden Hunderte von Stundenzetteln an das Büro gesendet, ein zeitaufwändiger Prozess, an dem mehrere Personen beteiligt waren. Das ewige Eintippen dieser Stundenzettel war aber ein notwendiges Übel.“
Was bringt euch TimeChimp?
„Ironischerweise hinkte Redwave beim Einsatz von Technologie etwas hinterher. Vor einigen Jahren haben wir daher begonnen, weitere Prozesse zu automatisieren, darunter auch die Zeiterfassung. Wir wollten die Stundenerfassung besser in den Griff bekommen und diesen Prozess auch für die Mitarbeiter einfacher machen. Auch die Effizienz unserer administrativen Prozesse im Anschluss an die Stundenerfassung inklusive Abrechnung und Vergütung wollten wir deutlich steigern. Am Ende sind wir bei TimeChimp gelandet, weil das Tool im Gegensatz zu manch anderen Systemen breiter eingesetzt werden kann. Damit meine ich vor allem die unregelmäßigen Schichten abends und am Wochenende. Das ist für uns natürlich wichtig, da viele Mitarbeiter zwei Wochen freihaben und dann wieder Wochen arbeiten. Darüber hinaus verwenden wir auch die Module zur Fahrten- und Ausgabenerfassung innerhalb von TimeChimp. So haben wir die komplette Verwaltung in einem System.“
Mit API verknüpfen
„Wir haben TimeChimp über die API mit unserem Planungssystem Plato verknüpft. Dadurch konnten wir einen idealen Workflow schaffen, bei dem Mitarbeiter in Plato eingeplant werden und diese Stunden für den Mitarbeiter in TimeChimp sichtbar werden. Ein Mitarbeiter muss also keine Stunden mehr erfassen, denn diese stammen von Plato; die TimeChimp-Umgebung ist bereits ausgefüllt. Der Mitarbeiter prüft lediglich die geplanten Stunden, korrigiert sie gegebenenfalls und reicht die Stunden dann bei seinem Kunden und/oder Außendienstleiter an. Bei Bedarf können sie die eingetragenen Stunden noch anpassen, beispielsweise wenn Überstunden geleistet wurden. Unser Vertrieb führt dann eine Endkontrolle durch und alle Stunden werden zur Abrechnung und Vergütung durch die Lohnbuchhaltung weitergegeben. Das bringt neben mehr Übersicht auch eine enorme Zeitersparnis, da Stunden nicht mehr manuell eingetragen werden müssen. Die Stunden werden nun einmalig im gesamten Ablauf von der Planung über die Rechnungsstellung bis hin zur Gehaltszahlung erfasst.“
„Unsere Mitarbeiter halten TimeChimp für ein praktisches, informatives und benutzerfreundliches System. Darüber hinaus stellt das Kundenportal sicher, dass wir unseren Kunden einen Einblick in die geleisteten Arbeitsstunden geben können, die sie dann einfach genehmigen können.“
Was sind die größten Vorteile von TimeChimp?
„Für uns sind das die Kompatibilität mit Drittanbieter-Software und die API-Schnittstelle. Wir können Daten, die wir in TimeChimp generieren, problemlos in anderen Systemen über bestehende Verknüpfungen (z. B. mit Exact) oder über die API (z. B. mit Plato) verwenden. Insbesondere die Flexibilität, mit der die API aufgesetzt und weiterentwickelt wird, macht TimeChimp für uns zu einem idealen Partner im Bereich Zeiterfassung. Dadurch konnten wir einen idealen und weitgehend automatisierten Workflow aufbauen. Auf diese Weise sparen wir viel Zeit, die wir normalerweise mit Telefonaten verbringen. Diese Zeitersparnis hat auch dazu geführt, dass wir weniger Ressourcen für diese Prozesse gebraucht haben, was uns erhebliche Kosteneinsparungen gebracht hat. Der gesamte von uns implementierte Automatisierungsprozess, zu dem auch TimeChimp gehört, führte zu mindestens 150.000 Euro jährlich eingesparten Kosten.“
Zusammenarbeit mit TimeChimp
„Auch mit der Zusammenarbeit mit TimeChimp sind wir auf jeden Fall zufrieden. Wir haben einen engen Kontakt, der sich während der Projektphase verschoben hat. Am Anfang gab es hauptsächlich Kontakt mit dem Vertrieb über die Möglichkeiten von TimeChimp, später mehr Kontakt mit Developern in Bezug auf technische Angelegenheiten. Jetzt besteht der Kontakt hauptsächlich darin, dass wir unsere Wünsche ausdrücken. Es ist schön, dafür einen einzigen Ansprechpartner innerhalb von TimeChimp zu haben. Der gesamte Kontakt läuft über diese Person ab und so haben wir eine großartige Partnerschaft.
Alles in allem sind wir mit TimeChimp und der gemeinsamen Zusammenarbeit sehr zufrieden und freuen uns auf die Zukunft und neue Entwicklungen.“
