Sinds 1989 is Redwave actief als detacheerder voor technische vakmensen. Zodoende groeien en bewegen ze al ruim 30 jaar mee met een sector die (momenteel) snel verandert. De huidige veranderingen brengen zowel nieuwe uitdagingen als kansen met zich mee. Bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid en milieu en het uitbreiden van de dienstverlening. De focus van Redwave is verschoven van veelal olie en gas naar techniek. Maar ook van vooral offshore naar werk in de offshore én onshore industrie. Hiermee bieden ze niet alleen opdrachtgevers maar ook hun medewerkers veel nieuwe mogelijkheden.
Rob Laan is als CFO van Redwave nauw betrokken bij de implementatie en uitrol van TimeChimp. Daarnaast is Roel Janssen van Inbition als externe projectleider medeverantwoordelijk voor de uitrol TimeChimp. Zij vertellen hieronder meer over hoe TimeChimp inmiddels een belangrijke rol speelt binnen de geautomatiseerde processen van Redwave.
Hoe zag de situatie er voor TimeChimp uit?
“Redwave heeft veel mensen aan het werk in de olie- en gassector op de Nederlandse Noordzee. Voorheen werden timesheets altijd op papier gedrukt (ook omdat er voorheen geen internet was op de boorplatformen), handmatig ingevuld door de medewerkers en vervolgens toegestuurd middels whatsapp, fax, foto of per mail naar de account- en/of fieldmanager. Medewerkers op de sales-afdeling typten deze urenbriefjes vervolgens over in het systeem, soms zelf meerdere keren voor verschillende systemen. Zo werden elke week honderden urenbriefjes naar kantoor gestuurd, een tijdrovend proces waar meerdere mensen mee bezig waren. Het ‘overkloppen’ van deze timesheets was eigenlijk een noodzakelijk kwaad.”
Wat levert TimeChimp jullie op?
“Redwave liep enigszins achter wat betreft de inzet van technologie . Twee jaar geleden zijn we daarom meer processen gaan automatiseren, waaronder dus uiteindelijk ook de tijdregistratie. We wilden meer grip krijgen op het collecteren van uren en dat proces ook vergemakkelijken voor de medewerker, zowel intern als operationeel. Tevens wilden we de efficiency van onze administratieve processen na de urencollectie, o.a. facturatie en verloning, fors vergroten. Uiteindelijk zijn we bij TimeChimp uitgekomen omdat, in tegenstelling tot sommige andere systemen, de tool breder ingezet kan worden. Daarmee doel ik voornamelijk op tijdregistratie op avonden en in weekenden, wat natuurlijk belangrijk is voor ons aangezien veel medewerkers 2 weken op en 2 weken af werken. Daarnaast maken we ook gebruik van de kilometerregistratie en declaratie module binnen TimeChimp. Zo hebben we de volledige administratie in één systeem.”
Koppeling met API
“We hebben TimeChimp via de API gekoppeld aan ons planningssysteem Plato. Hierdoor hebben we een ideale workflow kunnen creëren waarbij medewerkers worden ingepland in Plato en deze uren zichtbaar worden voor de medewerker in TimeChimp. Een medewerker hoeft zelf dus geen uren meer te registreren want deze komen uit Plato; TimeChimp is al voor hem gevuld. Het enige dat de medewerker doet is de geplande uren controleren, eventueel corrigeren indien nodig, en vervolgens de uren aanbieden aan zijn account- en/of fieldmanager. Eventueel kunnen ze de geplande uren dus nog aanpassen, bijvoorbeeld wanneer er overuren gemaakt zijn. Vervolgens wordt door onze sales-afdeling een laatste check gedaan waarna de uren worden doorgezet voor facturatie en verloning door de salarisadministratie. Dit levert naast meer inzicht vooral een enorme tijdsbesparing op, omdat uren niet meer handmatig ingevoerd hoeven te worden. De uren worden nu 1 x ingevuld in de hele flow van planning tot aan facturatie en uiteindelijk uitbetaling salaris.”
“Onze medewerkers vinden TimeChimp een handig, informatief en gebruikersvriendelijk systeem. Daarnaast zorgt het Klantenportaal er voor dat we onze klanten inzicht kunnen geven in gemaakte uren die ze vervolgens eenvoudig kunnen goedkeuren.”
Wat zijn de grootste pluspunten van TimeChimp?
“Voor ons zijn dat de compatibiliteit met andere software en de API mogelijkheden. Data die wij in TimeChimp generen kunnen we eenvoudig gebruiken in andere systemen via bestaande koppelingen (zoals die met Exact) of via de API (zoals met Plato). Vooral de flexibiliteit waarmee de API is opgezet en wordt doorontwikkeld zorgt ervoor dat TimeChimp voor ons een ideale partner is op het gebied van tijdregistratie. Daardoor hebben wij een ideale workflow kunnen opzetten die grotendeels geautomatiseerd is. Zodoende besparen we veel tijd die we normaal kwijt waren aan telefoontjes betreffende de planning en het inchecken bijvoorbeeld. Door die tijdbesparing hebben we ook minder mensen nodig voor deze processen wat een flinke kostenbesparing oplevert. Het gehele automatiseringsproces dat we geïmplementeerd hebben, en waarvan TimeChimp onderdeel uitmaakt, zorgt voor minimaal 150.000 euro minder kosten op jaarbasis.”
Samenwerking met TimeChimp
“Verder zijn we ook zeker tevreden over de samenwerking met TimeChimp. We hebben nauw contact welke gedurende de fase van het project verschoven is. In het begin was er vooral contact met sales over de mogelijkheden van TimeChimp, later meer contact met ontwikkelaars over technische zaken en nu is er voornamelijk contact over welke wensen we nog hebben. Het is fijn om daar één aanspreekpunt voor te hebben in de vorm van de Product Owner binnen TimeChimp. Al het contact loopt via haar en op deze manier hebben we een mooi partnership.
Al met al zijn we zeer tevreden over TimeChimp en de onderlinge samenwerking en kijken we uit naar de toekomst en nieuwe ontwikkelingen.”
