Dit is hoe medewerkers hun uren niet vergeten te registreren (5 tips)

Uren schrijven of tijd schrijven is belangrijk voor jouw organisatie, iedereen weet dat. Althans, dat verwacht je inmiddels. Je hebt zo veel reminders, memo’s, e-mails en post-its gebruikt om het belang ervan te communiceren naar je personeel. Dat moet wel duidelijk zijn, toch?

Veel zaken zijn in deze tijd van digitalisering eenvoudiger geworden. Zo ook in de wereld van tijdmanagement. De grootste verandering is misschien wel dat er bij uren schrijven en urenverantwoording zich een groeiende verantwoordelijkheid heeft gevormd bij de mensen die uren schrijven. Dit komt doordat we inmiddels (bijna) geen strijd meer voeren tegen onoverzichtelijke Excel sheets. Er worden tegenwoordig goede digitale oplossingen gebruikt voor het schrijven van tijd. De gebruikers van deze oplossingen zijn zich ervan bewust geworden dat slecht tijdmanagement leidt tot slechtere individuele resultaten. Deze transitie, van ‘verantwoording’ naar ‘inzicht’ is wat de wereld van tijdschrijven positief heeft veranderd. Je hoeft immers steeds minder achter je mensen aan om te checken of ze hun tijd wel hebben geschreven.

Maar er is altijd die ene persoon. Iedere organisatie/team heeft er wel eentje, degene die het altijd vergeet.

Dus: Hoe motiveer je de moeilijkste tijdschrijvers tot het invullen van hun gewerkte uren?

Waarom hebben medewerkers moeite met uren schrijven?

Deze vraag is vrij moeilijk te beantwoorden. Er is ook niet één juist antwoord. Er zijn verschillende verklaringen, die variëren van eenvoudig te fixen problemen tot grotere, moeilijk te tackelen redenen die in de bedrijfscultuur verweven zitten. Als je medewerkers minimaal reageren op je creatieve oplossingen die het uren schrijven zouden moeten verbeteren, is het een goed idee om naar de algemene houding ten opzichte van uren schrijven te kijken binnen de organisatie.

Het prioriteren van uren schrijven over het belang van het afmaken van projecten zorgt ervoor dat er negatieve associaties ontstaan over tijdschrijven of uren schrijven. Meer geschreven uren staat niet automatisch gelijk aan een betere werkmentaliteit of betere resultaten. Toch zijn er veel mensen die druk voelen om zo veel mogelijk uren te schrijven, wat weer ten koste zal gaan van de kwaliteit van het geleverde werk. De oplossing hiervoor is eenvoudig in theorie, maar moeilijker in uitvoering. Het is zaak dat de hele organisatie ervan bewust is dat je doel en middel niet met elkaar verward. Het doel is correct inzicht in de gewerkte uren. Dit geeft belangrijke inzichten en sturingsinformatie die bijdragen aan de continuïteit van de organisatie en in ieders voordeel zijn. Het middel dat hiervoor gebruikt wordt is uren schrijven. Het kan zijn dat het individu deze gaat verwarren. De situatie die dan ontstaat is dat het doel wordt ‘uren schrijven’. Het middel zal ‘zo veel mogelijk uren schrijven worden’. Dit zorgt dat de goedbedoelde implementatie van een urenregistratie proces leidt tot een verslechtering van het inzicht. Je werknemers gaan immers anders met hun tijd om als voorheen. Om dit op te lossen is het van essentieel belang dat het individu ervan op de hoogte is dat uren schrijven wordt gebruikt voor het verbeteren van de organisatie, en niet het in de gaten houden van de persoon.

Een andere verklaring voor het niet schrijven van tijd is het simpelweg vergeten. Als er veel met terugwerkende kracht wordt geschreven, is het makkelijk om het uit te stellen tot het eind van de dag en misschien zelfs de week. We weten allemaal: van uitstel, komt afstel. Het opnemen van tijdregistratie of urenverantwoording in de organisatie is eigenlijk het inbrengen van een nieuwe gewoonte. Nieuwe gewoontes opnemen in een dagelijkse routine is erg moeilijk.

Hoe zorg je er dus voor dat binnen jouw organisatie medewerkers het schrijven van hun uren op orde houden?

1. Leg uit waarom uren registreren belangrijk is

Zeg niet alleen dat er uren geregistreerd moeten worden omdat jij het zegt. Leg uit dat beide partijen er hun voordeel uit kunnen halen. Enerzijds is het voor het individu belangrijk, wetenschap toont namelijk aan dat goed tijdmanagement leidt tot focus. Als je een ding tegelijk doet, kun je altijd productiever werken. Je uren registreren zorgt ervoor dat je meer focus hebt en één ding tegelijk doet. Anderzijds heeft dit weer een tweeledig voordeel voor de organisatie. Het leidt tot meer inzicht over bestede tijd, en zorgt ervoor dat er meer kwalitatief werk wordt geleverd. Altijd lekker voor je klanten! Win-win-win.

Heb je de smaak goed te pakken en wil je nog productiever werken? Probeer dan één van deze 5 wetenschappelijk bewezen tijdmanagement technieken.

2. Verwacht niets van je personeel wat je zelf niet wil doen

Een open deur, maar die worden vaak vergeten. Als je zelf inmiddels overtuigd bent van de voordelen van uren schrijven is dat een goed uitgangspunt. Als je nog niet overtuigd bent, zorg dan dat je precies begrijpt hoe het jouw organisatie zal gaan helpen.

Geef het goede voorbeeld.

Zorg dat je zelf precies je tijd schrijft zoals je verwacht van je personeel.

3. Maak het leuk en competitief

Een klant van ons maakt iedere week een van z’n medewerkers ‘TimeChimper van de week’. Waar dit precies op gebaseerd is weten we niet, maar we verwachten dat het iets te maken zal hebben met de accuraatheid van de geschreven uren.

E-mails en Slack reminders worden vaak (automatisch) gestuurd als er nog gaten zitten in de registraties van deze week. Dit zijn vaak saaie, platte teksten die je het gevoel geven dat je in de gaten gehouden wordt. Zorg ervoor dat deze reminders een leuke twist krijgen, maak er een leuk plaatje van of voeg een gifje toe.

4. De euro pot

In de categorie: ‘positive punishment’ en voortbordurend op de vorige manier zet je een spaarpot op kantoor neer. Iedere keer als iemand vergeet zijn of haar uren te schrijven, betekent de pot spekken met een euro. Aan het eind van de maand (en hopelijk later steeds langere periodes) ga je van de inhoud van de pot iets leuks doen met het hele team. Haal er bijvoorbeeld een ijsje van, of iets sterkers op vrijdagmiddag natuurlijk. Belangrijk is dat je iedereen erbij betrekt. Heb je niemand om erbij te betrekken omdat je bijvoorbeeld ZZP’er bent? Maak dan een aparte rekening aan en stort daar iedere keer een euro op als je jezelf betrapt op onzorgvuldigheid. Deze spaarrekening kun je later gebruiken om in je eigen bedrijf te investeren.

5. Kom met een goede oplossing

Misschien wel de belangrijkste van allemaal, zorg dat er een fatsoenlijke oplossing geïmplementeerd wordt in de organisatie. Een overschot aan foutgevoelige, zinloze Excel sheets kwalificeren behoort helaas niet tot deze categorie. Zorg dat je er alles aan doet om het urenregistratie proces voor je medewerkers zo eenvoudig mogelijk te maken. Slechte data erin, is slechte data eruit. Ga in overleg met je medewerkers en kom samen tot het vinden van de meest eenvoudige oplossing voor tijdmanagement! Probeer bijvoorbeeld TimeChimp 14 dagen gratis uit.

Conclusie

Mensen motiveren om hun uren te registreren begint bij het goed vertalen van het gedachtegoed. Zorg dat je medewerkers hun uren registreren vanuit het inzicht wat het geeft voor de organisatie en vanuit het feit dat het ze helpt met het houden van hun focus. Ofwel, verwar het doel niet met het middel. Het schrijven van uren gaat eenvoudiger als ooit tevoren, maar om je personeel nog een stapje extra in de juiste richting te duwen gebruik je deze 5 tips, of iedere combinatie ervan om te zorgen dat het zo spoedig mogelijk wordt opgenomen als nieuwe gewoonte.

‍