Heb je ooit gehoord van KPI’s, maar vraag je je af wat het precies is en wat je ermee moet? Geen zorgen. In deze blog nemen we je mee door de wereld van KPI’s. We bekijken wat ze betekenen, waarom ze handig zijn, en hoe je ze kunt meten en zichtbaar maken.
Wat zijn KPI’s?
Laten we bij het begin beginnen: KPI staat voor Key Performance Indicator. Dat klinkt misschien wat technisch, maar het komt erop neer dat KPI’s belangrijke meetpunten zijn die je helpen de prestaties van je bedrijf, team of project in kaart te brengen. Ze geven je een concreet cijfer of resultaat waarmee je kunt zien of je op de goede weg bent.
Bijvoorbeeld:
Stel dat je een webshop runt. Een belangrijke KPI kan zijn hoeveel bezoekers op je site ook echt een aankoop doen (de conversieratio). Of misschien wil je weten hoe snel je klantenservice reageert op vragen (reactietijd). Dit zijn allemaal voorbeelden van KPI’s die je helpen je prestaties te volgen en, indien nodig, bij te sturen.
KPI’s kunnen op verschillende gebieden liggen, zoals financiën, marketing, klanttevredenheid, productie of HR. Ze zijn altijd gekoppeld aan je bedrijfsdoelen, zodat je precies kunt meten of je deze doelen aan het halen bent.
Waarom zijn KPI’s belangrijk?
Je vraagt je misschien af: waarom zou ik al die cijfers bijhouden? Het antwoord is simpel: KPI’s geven je grip op je prestaties. Ze bieden je een duidelijk overzicht van hoe je bedrijf of project ervoor staat, zodat je niet op gevoel hoeft te vertrouwen, maar op harde feiten.
Hier zijn een paar voordelen van KPI’s:
- Je ziet hoe goed je bezig bent.
KPI’s geven je direct inzicht in je prestaties.
- Je kunt snel bijsturen.
Zie je dat iets achterblijft? Dan kun je snel aan de knoppen draaien.
- Iedereen weet wat belangrijk is.
KPI’s zorgen voor duidelijkheid en focus in je team.
- Je blijft gemotiveerd.
KPI’s helpen je team gefocust te blijven op de belangrijkste doelen.
Hoe bepaal je de juiste KPI’s?
Niet elke KPI is voor elk bedrijf of project relevant. Het bepalen van de juiste KPI’s is een belangrijke stap, omdat je hiermee de focus legt op wat écht belangrijk is. Dit is het punt waar je moet nadenken over wat je precies wilt bereiken en hoe je dat wilt meten.
Stel jezelf de volgende vragen:
1. Wat zijn mijn belangrijkste doelen?
KPI’s moeten altijd in lijn zijn met je strategische doelen. Als je bijvoorbeeld wilt groeien, zou je KPI’s kunnen gebruiken om de omzet, klanttevredenheid of het aantal nieuwe klanten te meten.
2. Welke processen beïnvloeden deze doelen?
Denk na over welke processen binnen je bedrijf of project het meeste impact hebben op je succes. Als je bijvoorbeeld snel wilt groeien, is het misschien belangrijk om te weten hoe effectief je marketingcampagnes zijn.
3. Welke data is beschikbaar?
KPI’s moeten meetbaar zijn, dus je hebt de juiste data nodig. Denk na over welke informatie je kunt verzamelen en of die betrouwbaar is. Heb je de juiste tools om deze data te volgen?
4. Hoe vaak wil ik meten?
Sommige KPI’s wil je dagelijks in de gaten houden, zoals de uptime van je website, terwijl andere, zoals de klanttevredenheid, misschien per kwartaal voldoende zijn om te volgen. Kies een meetfrequentie die past bij de KPI.
Maak je KPI’s 'SMART'
Wanneer je KPI’s vaststelt, helpt het om ze volgens het SMART-principe op te stellen. Dit zorgt ervoor dat je KPI’s helder en haalbaar zijn. Maar wat betekent SMART nu precies?
Specifiek
De KPI moet duidelijk en precies zijn. Niet iets vaags als "we willen meer verkopen," maar bijvoorbeeld "we willen de omzet in Q4 met 10% verhogen."
Meetbaar
Je moet de KPI in cijfers kunnen uitdrukken. Een getal of percentage geeft helderheid over je voortgang.
Acceptabel
Het doel moet haalbaar zijn binnen de organisatie. Iedereen in het team moet achter de KPI staan en geloven dat het realistisch is.
Realistisch
De KPI moet haalbaar zijn binnen de gegeven middelen en tijd. Een te ambitieus doel werkt demotiverend als je het niet kunt halen.
Tijdgebonden
Elke KPI moet een duidelijke deadline hebben. Dit geeft een gevoel van urgentie en maakt het makkelijk om te beoordelen wanneer je succes hebt.
💡 Klik hier om meer te weten te komen over SMART-doelstellingen.
Voorbeeld van een SMART KPI:
"De omzet in Q4 verhogen met 10% door het aantal herhaalaankopen van bestaande klanten te vergroten, binnen een tijdsbestek van drie maanden."
Voorbeelden van KPI’s
Afhankelijk van je branche en doelen, kunnen je KPI’s er heel verschillend uitzien. Hier zijn enkele voorbeelden van veelvoorkomende KPI’s in verschillende sectoren:
Financiële KPI’s:
- Omzetgroei per maand of kwartaal
- Brutomarge (het percentage winst vóór kosten)
- Kosten per nieuwe klant (Customer Acquisition Cost)
Marketing KPI’s:
- Conversieratio (hoeveel van je websitebezoekers kopen iets?)
- Bounce rate (hoeveel mensen verlaten je site zonder actie te ondernemen?)
- Kosten per acquisitie (hoeveel kost het je om één nieuwe klant te werven?)
Operationele KPI’s:
- Productie-efficiëntie (hoeveel producten maak je per uur of dag?)
- Voorraadomloopsnelheid (hoe snel verkoop je je voorraad?)
- Leverbetrouwbaarheid (hoe vaak lever je op tijd?)
HR/Klantenservice KPI’s:
- Retentie van werknemers (hoeveel werknemers blijven binnen het bedrijf?)
- Klanttevredenheidsscore (NPS – Net Promoter Score)
- Gemiddelde tijd tot oplossing van een klacht
Hoe meet en visualiseer je KPI’s?
Het meten van KPI’s moet eenvoudig en overzichtelijk zijn, zodat je snel actie kunt ondernemen wanneer dat nodig is. Hier zijn een paar manieren om je KPI’s te meten en zichtbaar te maken:
Dashboards
Een dashboard is een hulpmiddel om je KPI’s overzichtelijk weer te geven. Dit kan in de vorm van grafieken, tabellen of meters. Een goed dashboard geeft je in één oogopslag een compleet beeld van de stand van zaken. Tools zoals Power BI, Tableau of Google Data Studio zijn hiervoor ideaal.
Rapportages
Naast dashboards kun je periodieke rapportages maken om trends over langere tijd te analyseren. Dit kan bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal zijn. Hierin kun je dieper ingaan op de cijfers en trends en analyseren of je KPI’s worden behaald.
Automatische rapportagetools
Je kunt ook gebruikmaken van geautomatiseerde tools die KPI’s in real-time bijhouden. Deze systemen verzamelen automatisch de benodigde data en maken hier visuele rapportages van. Hierdoor hoef je minder handmatig werk te doen en heb je altijd up-to-date cijfers.
Infographics
Voor presentaties of het delen van resultaten met stakeholders kan een infographic helpen om je KPI’s begrijpelijk en visueel aantrekkelijk weer te geven. Dit is vooral handig als je de cijfers aan mensen moet presenteren die minder vertrouwd zijn met de data.
Hoe analyseer jij TimeChimp-data voor KPI's?
KPI's (Key Performance Indicators) helpen je om de prestaties van je bedrijf te meten. Met TimeChimp kun je eenvoudig gegevens verzamelen en gebruiken voor je KPI's. Hier zijn een paar manieren waarop je dat kunt doen:
Overzichten
In TimeChimp heb je toegang tot veel gegevens. Je kunt deze zelf filteren en groeperen. Dit is handig om snel informatie te vinden. Gebruik deze overzichten als een aanvulling op je KPI’s.
Projecten dashboard
Het projecten dashboard laat je per project belangrijke gegevens zien, zoals budgetten en voortgang. Dit helpt je bij KPI's zoals uren versus planning en kosten versus budget. Deze informatie is handig om de prestaties van individuele projecten te begrijpen.
HRM-functionaliteiten
Met de HRM-module van TimeChimp houd je eenvoudig verlof en overuren bij. Dit helpt je om KPI's te maken over overuren per werknemer en verlofpercentage. Zo krijg je beter inzicht in de werkdruk en het welzijn van je medewerkers.
Exportopties
Je kunt al deze data eenvoudig exporteren naar Excel of andere formaten. Dit maakt het makkelijk om verder te analyseren of te delen met collega's. Op deze manier kun je trends ontdekken en je KPI's beter visualiseren.
TimeChimp biedt waardevolle inzichten voor je KPI's. Met de overzichten, het projecten dashboard en de HRM-functionaliteiten kun je belangrijke gegevens verzamelen. Dit helpt je om betere beslissingen te nemen en de prestaties van je organisatie te verbeteren.
Data visualiseren met Power BI
Het verzamelen van KPI’s is één ding, maar het visualiseren ervan maakt het écht waardevol. Data die je in een helder overzicht kunt zien, helpt je sneller te begrijpen wat er speelt en waar je aandacht aan moet besteden. Een van de beste tools om dit te doen is Power BI. Het is een krachtige, maar gebruiksvriendelijke tool die je helpt om je data om te zetten in overzichtelijke grafieken en dashboards.
Wat is Power BI?
Power BI is een data visualisatietool van Microsoft. Het stelt je in staat om verschillende soorten data samen te brengen en er mooie, begrijpelijke visuals van te maken. Denk aan interactieve grafieken, tabellen, kaarten en meters. Hiermee kun je trends zien, prestaties volgen en snel beslissingen nemen op basis van je KPI’s.
Het fijne aan Power BI is dat je het kunt koppelen aan verschillende databronnen, zoals Excel, databases, cloudopslag of zelfs je CRM- of ERP-systemen. Het haalt automatisch de laatste cijfers op, zodat je altijd actuele data hebt om mee te werken.
Het mooie is dat TimeChimp eenvoudig gekoppeld kan worden aan Power BI. Hierdoor kun je data vanuit TimeChimp in Power BI importeren en op een geheel nieuwe manier visualiseren."
💡 Hier vind je meer informatie over de Power BI-integratie van TimeChimp
Conclusie
KPI’s zijn een onmisbaar instrument om de prestaties van je bedrijf of project in kaart te brengen en te sturen. Door de juiste KPI’s te kiezen en deze SMART te maken, creëer je duidelijke, haalbare doelen. Het meten en visualiseren van je KPI’s zorgt ervoor dat je altijd een goed overzicht hebt en snel kunt ingrijpen waar nodig.
Wil je zelf aan de slag? Begin met het bepalen van je doelen, stel de juiste KPI’s vast en zorg dat je ze slim meet en inzichtelijk maakt. Zo blijf je altijd op koers.
