Openstaande facturen? Volg deze stappen en ontvang betalingen op tijd

Betalingsherinneringen sturen: het is een essentieel onderdeel van factuurbeheer. Maar hoe ga je om met openstaande facturen? In deze blog leggen we het je uit en geven we je handige tips om je cashflow niet onder druk te zetten.

Wat is een openstaande factuur?

Een openstaande factuur ontstaat wanneer een klant niet binnen de afgesproken betaaltermijn betaalt, meestal 14 of 30 dagen. Zodra de betaaltermijn is verstreken, is actie van jouw kant vereist. Hoe sneller je handelt, hoe groter de kans dat je jouw geld ontvangt.
‍

💡 Tip voor TimeChimp gebruikers: stel de standaard betaaltermijn in via de instellingen. Facturen die te laat zijn, verschijnen automatisch in de kolom met verlopen facturen.

Hoe voorkom je openstaande facturen?

Het beste scenario? Geen openstaande facturen. Met deze maatregelen kun je klanten stimuleren om op tijd te betalen:
‍

1. Duidelijke betalingsvoorwaarden

Maak je betalingsvoorwaarden helder en vermeld ze duidelijk op je factuur. Denk aan:
‍

• Betalingstermijn:
  Facturen dienen binnen 14 dagen na factuurdatum te worden voldaan.

• Late betalingen:
  Bij niet-tijdige betaling wordt een rente van 1% per maand in rekening gebracht.

• Betalingsmethoden:
  Betalingen kunnen via bankoverschrijving of iDEAL worden gedaan.

2. Vraag een aanbetaling

Voor grote opdrachten of nieuwe klanten kun je een aanbetaling vragen. Dit vermindert risico en moedigt tijdige betaling aan.

3. Regelmatige communicatie

Houd contact met je klanten via e-mail of telefoon. Goede relaties leiden vaak tot snellere betalingen.

4. Gebruik betaalportalen

Maak betalen eenvoudig met online betaalopties. Klanten kunnen direct via een link betalen, wat het proces versnelt. Lees hier hoe je dit in TimeChimp kunt instellen.

‍

Een herinnering factuur sturen

Een herinnering sturen voor een openstaande factuur hoeft niet lastig te zijn, zolang je het professioneel aanpakt. Het begint allemaal met de eerste factuurherinnering. Dit is je kans om je klant op een vriendelijke manier te wijzen op de betaling zonder te hard van stapel te lopen.
‍

Waarom werkt een factuur herinnering?

Vaak is een factuurherinnering al genoeg om een klant tot actie te bewegen. Mensen vergeten simpelweg soms te betalen, of de factuur is in hun inbox blijven hangen. Door een snelle en duidelijke herinnering te sturen, geef je ze een vriendelijke duw in de juiste richting.
‍

Bijvoorbeeld: stuur een e-mail met een onderwerpregel als "Herinnering: Openstaande Factuur" en gebruik een professionele, maar vriendelijke toon. Een voorbeeld factuur herinnering kan zo simpel zijn als:
‍

Beste [Naam Contactpersoon Facturatie],
‍
Onlangs hebben we een factuur gestuurd voor [omschrijving dienst/product]. Tot op heden hebben we geen betaling ontvangen. Misschien is deze aan uw aandacht ontsnapt. Wilt u het bedrag van €[X] voor [datum] overmaken?
‍
Mocht u vragen hebben, neem gerust contact met ons op.
‍

Haal meer uit je factuur herinneringen

Gebruik een herinnering factuur welke past bij jouw toon en stijl. Dit bespaart je tijd en zorgt voor consistentie. Veel bedrijven kiezen ervoor om een template te gebruiken, zodat elk teamlid dezelfde boodschap communiceert. Een voorbeeld herinnering factuur of template helpt je daarnaast om niets belangrijks te vergeten, zoals betaalgegevens en een duidelijke deadline.
‍

💡 Tip voor TimeChimp gebruikers: Daarnaast kun je gebruik maken van placeholders, zoals [Naam], [Factuurnummer] en [Bedrag]. Dit maakt je herinneringen niet alleen professioneel, maar ook persoonlijk.
‍

‍

Wanneer stuur je een aanmaning?

Soms is een herinnering niet voldoende en moet je een stap verder gaan. Dit is het moment om een aanmaning te sturen. Maar wanneer doe je dat precies? Timing hierbij is cruciaal.

Het juiste moment voor een aanmaning

Het is verstandig om een aanmaning pas te sturen nadat je minstens één of twee factuurherinneringen hebt gestuurd. Een aanmaning klinkt al snel een stuk formeler en kan de relatie met je klant belasten. Zorg daarom dat je eerst alle informele opties hebt benut.
‍

Bijvoorbeeld:
‍

1. Eerste herinnering factuur: Stuur 5-7 dagen na de vervaldatum.
2. Tweede herinnering: Stuur ongeveer twee weken na de eerste herinnering.
3. Aanmaning sturen: Komt er na 30 dagen nog steeds geen reactie? Dan is het tijd voor een formele aanmaning.

Zorg voor een effectieve en professionele aanmaning

Een sterke aanmaning is duidelijk en zakelijk. Gebruik een voorbeeld aanmaning om de juiste toon te vinden. Vermeld altijd:
‍

• Het originele factuurnummer
• Het openstaande bedrag
• De uiterste betaaldatum
• Mogelijke vervolgstappen (bijvoorbeeld incassokosten)
  ‍

Een aanmaning voor een factuur kan er bijvoorbeeld zo uitzien:
‍

Geachte [Naam],
‍
Ondanks eerdere herinneringen is uw factuur met nummer [12345] van [datum] nog niet betaald. Wij verzoeken u vriendelijk om het openstaande bedrag van €[X] binnen 7 dagen over te maken.

Indien wij geen betaling ontvangen, zijn wij genoodzaakt verdere stappen te ondernemen.
‍

💡 Vul in de instellingen van jouw TimeChimp omgeving de vaste herinnering en aanmaning templates voor facturen in. Dit zorgt er voor dat de communicatie vanuit alle medewerkers op 1 lijn ligt.
‍

Wanneer moet je een incassobureau inschakelen?

Wanneer een klant een factuur niet of te laat betaalt, is dat vervelend. Gelukkig kun je hier gestructureerd en effectief mee omgaan. Hieronder lees je de belangrijkste stappen die je moet nemen, zodat je snel en juridisch correct actie onderneemt.
‍

Stappenplan bij wanbetaling
Door deze stappen te volgen, blijf je professioneel en zorg je ervoor dat je juridisch sterk staat bij het innen van een openstaande betaling.
‍

• Schakel pas een incassobureau in als laatste stap
  Een incassobureau inschakelen doe je alleen als de klant na meerdere herinneringen blijft weigeren te betalen.
  ‍
• Verstuur een verplichte betalingsherinnering
  Voor je verdere stappen onderneemt, ben je verplicht minimaal één duidelijke betalingsherinnering of aanmaning naar de klant te sturen.
  ‍
• Geef inzicht in de bijkomende kosten
  Vermeld in de aanmaning welke incassokosten je in rekening brengt als de betaling uitblijft.
  ‍
• Stel een wettelijke betaaltermijn
  Geef de klant minimaal 14 dagen de tijd om de factuur alsnog te voldoen. Dit is wettelijk verplicht.
  ‍

Wat als jouw klant nog steeds niet betaald?

Blijft de betaling na de gestelde termijn uit? Dan kun je een incassobureau inschakelen. De klant draait in dat geval niet alleen op voor het openstaande bedrag, maar ook voor de incassokosten.
‍

Door helder te communiceren en de juiste stappen te zetten, zorg je ervoor dat jouw aanpak effectief én juridisch waterdicht is. Wil je weten welke regels hierbij gelden? Lees hier de vereisten voor het inschakelen van een incassobureau volgens de Rijksoverheid.
‍

Openstaande facturen financieren

Een openstaande factuur kan je cashflow flink in de weg zitten. Gelukkig kun je, zelfs als klanten niet betalen, je bedrijf draaiende houden door factuurfinanciering in te zetten. Dit helpt je om sneller over je geld te beschikken en financiële ademruimte te creëren.
‍

Wat is factuurfinanciering?

Met factuurfinanciering krijg je snel toegang tot geld. Een externe partij betaalt direct een groot deel van je factuur en neemt de incasso van je klant over.

Voordelen

• Snelle betaling: Geen lange wachttijden op betalingen.
• Meer focus: Richt je op groei, niet op incasso.
• Extra financiële ruimte: Gebruik het geld voor investeringen of dagelijkse kosten.

Tips voor een soepel proces

• Dien correcte facturen in: Zorg dat ze volledig en wettelijk correct zijn.
• Wees duidelijk: Heldere betaalinstructies voorkomen vertragingen.
  ‍

Zo krijg je sneller betaald en houd je je bedrijf soepel draaiende.
‍

Is factuurfinanciering geschikt voor jou?

Factuurfinanciering is ideaal als je regelmatig te maken hebt met klanten die laat betalen, of als je tijdelijk extra werkkapitaal nodig hebt. Het biedt een snelle oplossing voor liquiditeitsproblemen, maar brengt ook kosten met zich mee, zoals een percentage van het gefinancierde bedrag.
‍

Voordat je voor deze optie kiest, is het belangrijk om de voorwaarden van verschillende aanbieders te vergelijken. Bepaal of de voordelen van directe liquiditeit opwegen tegen de kosten en kies een betrouwbare partner die past bij jouw zakelijke behoeften. Zo blijf je controle houden over je financiën en kun je vol vertrouwen verder bouwen aan de toekomst van je bedrijf.
‍

Conclusie

Onbetaalde facturen blijven een uitdaging, maar met een slimme aanpak kun je ze de baas worden. Van preventieve maatregelen en een duidelijke herinnering factuur tot een formele aanmaning sturen en het financieren van openstaande facturen: er is altijd een oplossing. Kies wat bij jouw situatie past.
‍

Probeer TimeChimp hier 14 dagen gratis en ontdek hoe het jou kan helpen met efficiënte factuurbeheer en bij het omgaan met onbetaalde facturen.

‍

‍