Alles wat je moet weten over E-invoicing, UBL-facturen en Peppol

Elektronische facturatie wint razendsnel terrein, en E-invoicing speelt daarbij een sleutelrol in de zakelijke wereld. Maar wat betekent dit nu echt? Hoe werken UBL-facturen en wat is Peppol?

‍

In deze blog duiken we in de wereld van elektronische facturatie, met praktische tips en voorbeelden om je op weg te helpen.

E-invoicing: wat is het?

Een digitale factuur lijkt op een traditionele factuur, maar bevat ook gestructureerde gegevens die speciaal zijn ontworpen voor geautomatiseerde verwerking. Dit type factuur kan direct worden ingelezen door software, wat het handmatige werk minimaliseert. Een pdf-document wordt niet beschouwd als een digitale factuur.
‍

Het gebruik van digitale facturen heeft de volgende voordelen:
‍

• Snellere facturatie: Het proces verloopt sneller dan het versturen van een pdf via e-mail.
• Betrouwbaarheid: Digitale facturen zijn betrouwbaarder in gebruik.
• Eenvoudiger beheer: Het facturatieproces wordt aanzienlijk vereenvoudigd.
• Efficiënte administratie: Ze dragen bij aan een beter georganiseerde administratie.
• Snellere betalingen: Door de efficiëntie worden betalingen sneller verwerkt.

Is E-invoicing in Nederland verplicht?

In veel landen zijn er specifieke e-facturatie regels ingevoerd. Hier lees je de laatste veranderingen voor deze wetgeving in deze verschillende landen. Deze regels versnellen de adoptie van e-invoicing en stimuleren de overstap naar digitale oplossingen.

E-invoicing is in Nederland nog niet verplicht voor alle bedrijven. Bij transacties met de overheid is elektronische facturatie wél verplicht. Dit heet B2G (Business-to-Government) e-facturatie.

Wat zijn UBL-facturen?

UBL, oftewel Universal Business Language, is een gestandaardiseerd formaat waarmee facturen digitaal uitgewisseld kunnen worden. Dit maakt het hele proces efficiënter en foutloos. In plaats van handmatig gegevens over te typen, kunnen systemen met een UBL-factuur direct de informatie lezen en verwerken.

Waarom overstappen naar UBL-facturen?

Het grote voordeel van UBL-facturen is dat ze simpelweg tijd en geld besparen. Stel je voor: wanneer een leverancier een UBL-factuur verstuurt, leest jouw software deze automatisch in en worden alle gegevens direct verwerkt in je boekhoudsysteem. Veel e-invoicing software biedt standaard opties om een UBL-factuur te genereren.
‍

💡 Wil je een UBL-factuur voorbeeld zien? Dan kun je in je software een testfactuur maken om te zien hoe het eruitziet.

‍

Hoe maak je een UBL-factuur?

Met e-invoicing software zoals SAP Peppol automatiseer je het facturatieproces en voldoe je moeiteloos aan standaarden. Naast de standaard pdf genereert de software automatisch een UBL-factuur als extra bijlage, ideaal voor geautomatiseerde verwerking.

Let op: dit UBL factuurformaat vervangt de PDF-factuur niet, maar dient als extra bijlage.
‍

💡 TimeChimp-gebruikers kunnen via de Financieel-module tijdregistraties direct omzetten naar UBL-facturen. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten.

Wat is Peppol en waarom is het belangrijk?

Peppol is simpelweg een gestandaardiseerd systeem voor het uitwisselen van elektronische documenten. Peppol staat voor Pan-European Public Procurement On-Line en wordt steeds belangrijker in de wereld van e-invoicing.

Hoe werkt het Peppol-netwerk?

Het Peppol-netwerk zorgt ervoor dat organisaties eenvoudig en veilig elektronische documenten, zoals facturen, kunnen uitwisselen. Een Peppol-factuur voldoet aan internationale standaarden, wat betekent dat je zonder problemen met bedrijven in andere landen kunt samenwerken. Het gebruik van peppol-facturen is vooral handig voor bedrijven die internationaal actief zijn.

Het beste van Peppol is dat het betrouwbaar is. Met Peppol e-invoicing weet je zeker dat je factuur aankomt bij de juiste ontvanger. Dankzij het gebruik van unieke identificatiecodes worden miscommunicaties en fouten voorkomen. Kortom, het Peppol-netwerk maakt elektronische facturatie efficiënter en veiliger.

Waarom overstappen op Peppol e-invoicing?

Hoewel e-invoicing in Nederland nog niet verplicht is voor alle bedrijven, neemt de adoptie snel toe. Dit merk je vooral bij transacties met de overheid.

Met Peppol ben je goed voorbereid op toekomstige ontwikkelingen. De voordelen van Peppol zijn onder andere:

• Veilige verzending: Facturen worden verzonden via een gestandaardiseerd en beveiligd netwerk.
• Internationale standaarden: Facturen voldoen aan gestelde internationale normen en kunnen eenvoudig verwerkt worden.
  ‍

Of je nu gebruikmaakt van een SAP Peppol e-invoicing oplossing of andere e-invoicing software, beide systemen zorgen voor naleving van deze standaarden.

‍

SAP Peppol e-invoicing biedt bovendien unieke voordelen:

• Integratie: Naadloze koppeling met bestaande bedrijfsprocessen dankzij SAP-functionaliteiten.
• Efficiëntie: De combinatie van Peppol en SAP-software optimaliseert het facturatieproces.

‍

Voorbeeld: stel je stuurt een e-invoice naar een internationale zakelijke klant. Dankzij de standaarden binnen het Peppol-netwerk kan de klant de factuur eenvoudig verwerken, ongeacht het boekhoudsysteem dat wordt gebruikt. Dit maakt samenwerking efficiënter en minimaliseert fouten, wat tijd en geld bespaart.

‍

Wat zijn de verschillen tussen Peppol en UBL-facturen?

Deze tabel laat een overzicht zien van de belangrijkste verschillen tussen UBL en Peppol, twee essentiële elementen in elektronische facturatie. Terwijl UBL fungeert als het gegevensformaat waarin facturen zijn gestructureerd, speelt Peppol de rol van het netwerk dat deze facturen veilig en efficiënt verstuurt. Samen zorgen ze voor een betrouwbare en gestroomlijnde uitwisseling van facturen, zowel nationaal als internationaal.

‍

Wetgeving rond Peppol in België

In België wordt elektronische facturatie sterk aangemoedigd, waarbij het Peppol-netwerk een centrale rol speelt.

Verplichtingen voor overheidsopdrachten

• Sinds 1 januari 2022 is het verplicht om facturen elektronisch in te dienen via Peppol voor overheidsopdrachten.
• Bedrijven die zakendoen met de overheid moeten hun systemen afstemmen op Peppol e-invoicing standaarden.

Verplichtingen voor de B2B-sector

• Vanaf 1 januari 2026 is het gebruik van Peppol verplicht voor alle transacties tussen ondernemingen.
• Voor bedrijven die uitsluitend voor particuliere klanten werken:
  • Geen verplichting voor uitgaande facturen.
  • Wel verplicht om gestructureerde elektronische facturen van leveranciers te kunnen ontvangen.

Voordelen van Peppol e-invoicing

• Efficiëntere administratie: Bedrijven kunnen hun administratie stroomlijnen.
• Snellere betalingen: Elektronische facturatie versnelt het betalingsproces.

E-invoicing software kiezen

Nu je weet wat UBL-facturen en Peppol zijn, is het tijd om de juiste tools te kiezen. Goede e-invoicing software maakt het verschil. Maar waar moet je op letten?

De voordelen van e-invoicing software

• Automatisering: Goede e-invoicing software neemt je werk uit handen.
• UBL en Peppol: Of je nu een UBL-factuur wilt maken of een e-invoice moet versturen via het Peppol netwerk, de software regelt het voor je.
• Integraties: TimeChimp biedt koppelingen met boekhoudsystemen die zijn aangesloten op het Peppol-netwerk.
• Efficiëntie: Facturen worden automatisch verwerkt en gedeeld volgens de nieuwste standaarden.

Welke software past bij jou?

Het kiezen van de juiste e-invoicing software kan een uitdaging zijn, maar het is essentieel om een oplossing te vinden die aansluit bij de behoeften van jouw bedrijf. Hierbij zijn functionaliteit, gebruiksgemak en branche-specifieke ondersteuning belangrijke aandachtspunten.

Belangrijke factoren bij het kiezen van e-invoicing software

1. Functionaliteit: Kies software die voldoet aan jouw behoeften, ongeacht de grootte van je bedrijf.
2. Gebruiksgemak: Zorg ervoor dat de software eenvoudig te gebruiken is.

Peppol e-invoicing ondersteuning

• Kies software die Peppol e-invoicing ondersteunt.
• Zorg ervoor dat de software UBL-facturen kan maken, wat essentieel is voor gestructureerde elektronische facturen.

Branche-specifieke oplossingen

• Er zijn e-invoicing tools die speciaal zijn ontworpen voor verschillende sectoren:
  • Zorg: Voor administratie in ziekenhuizen en zorginstellingen.
  • Retail: Voor efficiënt voorraadbeheer en facturatie.
  • Logistiek: Voor geautomatiseerde verwerking van transport- en leveringsfacturen.

Door een oplossing te kiezen die is afgestemd op jouw branche, haal je het meeste uit e-invoicing software.

Het gebruik van UBL facturen in TimeChimp

In TimeChimp kun je eenvoudig een UBL-factuur aanmaken. Nadat je de factuur hebt opgemaakt in TimeChimp, kun je deze direct versturen. Tijdens het verzendproces vink je aan dat je ook een UBL-factuur wilt toevoegen. Het systeem genereert vervolgens naast de factuur in pdf vorm, een XML-bestand dat als bijlage wordt toegevoegd aan de e-mail. Dit bestand wordt veilig verstuurd en komt direct bij de klant terecht.

Start jouw gratis proefperiode

Wil je ontdekken hoe UBL-facturatie werkt binnen TimeChimp? Probeer het zelf en ervaar hoe eenvoudig het is om jouw tijdregistraties om te zetten in UBL-facturen. Start jouw gratis proefperiode vandaag nog en ontdek de voordelen van e-invoicing in jouw workflow.

Probeer TimeChimp14 dagen gratis!