Dit is hoe je processen automatiseert en tijd bespaart (stappenplan + voorbeelden)
Automatisering is de toekomst. Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om processen te automatiseren. Je vervangt mensen niet, maar ondersteunt ze met slimme technologie. Wat levert het op? Minder kosten en meer tijd voor belangrijk werk.
Klinkt goed, toch? In deze blog ontdek je hoe je dat doet, welke processen je kunt aanpakken, en hoe geautomatiseerde tijdregistratie daarbij helpt.
Eerst digitaliseren, dan automatiseren
Je kunt niet zomaar beginnen met automatiseren. Eerst moet je je processen digitaliseren. Dat betekent: alles wat nu nog op papier staat, digitaal maken. Denk aan papieren facturen, handgeschreven urenlijsten, of dossiers in ordners.
Waarom digitaliseren?
Digitale gegevens zijn sneller te verwerken en makkelijker te analyseren. Zonder digitale data kan een computer geen taak overnemen. Het is alsof je een robot vraagt om een papieren stapel door te bladeren - dat werkt niet. Door te digitaliseren leg je de basis voor automatisering. Daarna kun je taken uit handen geven aan software, die het werk voor je doet.
💡 Lees in deze blog meer over digitale urenregistratie vs. automatische urenregistratie.
Hoe pak je automatiseren aan?
Dus, je wilt automatiseren. Maar waar begin je? Volg deze stappen:
- Breng je processen in kaart: Kijk naar wat je dagelijks doet. Welke taken kosten veel tijd? Welke taken zijn repetitief? Dit helpt je om te zien waar de grootste winst te behalen valt.
- Kies de juiste tools: Er zijn veel tools voor automatisering, zoals tijdregistratie apps, facturatie- en/of boekhoudprogramma’s (zoals: Exact Online of Afas) en workflowtools. Kies wat past bij jouw processen.
- Test en implementeer: Start klein. Probeer eerst één proces te automatiseren en kijk hoe dat bevalt. Werkt het goed? Dan kun je uitbreiden naar andere processen.
- Monitor en verbeter: Automatiseren betekent niet dat je klaar bent. Hou de resultaten in de gaten en kijk waar nog meer verbeterd kan worden. Zo haal je het maximale eruit.
De voordelen van automatisering
Wat levert automatisering op? Veel. Hier zijn de belangrijkste voordelen:
- Minder tijd kwijt aan administratie: Je hoeft geen uren meer handmatig in te voeren of facturen handmatig op te stellen. Dat doet de software voor je.
- Minder fouten: Een computer maakt geen typefouten. Automatisering zorgt voor nauwkeurige data en minder kans op vergissingen.
- Kosten besparen: Minder tijd kwijt aan administratief werk betekent dat je personeel efficiënter werkt. Dat scheelt geld.
- Beter overzicht: Automatisering zorgt voor duidelijke data en rapportages. Zo zie je in één oogopslag hoe projecten ervoor staan.
Dit zijn 5 processen die je kunt automatiseren
Handmatig uren bijhouden, gegevens verwerken in Excel en alles achteraf controleren kost niet alleen tijd, maar zorgt ook voor frustratie. Door dit proces te automatiseren, kun je tijd terugwinnen en zorg je ervoor dat alle gegevens nauwkeurig en up-to-date zijn. Hoe dat werkt? Laten we eens kijken.
1. Automatiseren van tijdregistratie
Tijdregistratie is voor veel bedrijven een tijdrovende klus. Medewerkers noteren hun uren, iemand voert die in en dan moet alles nog worden gecontroleerd. Met een tool kan dit sneller en makkelijker.
- Hoe werkt het? Met een app kunnen medewerkers hun uren automatisch bijhouden. Start een timer als je aan een project begint, en de app registreert de tijd. Klaar met een taak? Mooi. Dan stop je de timer en de uren worden automatisch geregistreerd. Aan het einde van de dag of week staan alle uren netjes in het systeem.
- Hoe ziet het eruit? Geen gedoe meer met Excel-bestanden. De app houdt alle uren bij en stuurt automatisch rapportages naar de manager. Zo heb je altijd up-to-date inzicht in de voortgang van projecten.
2. Facturatie automatiseren
Facturen maken is vaak saai werk. Uren verzamelen, bedragen berekenen, alles in een factuur zetten... Het kost veel tijd. Automatisering maakt dit een stuk eenvoudiger.
- Hoe werkt het? Koppel je tijdregistratiesysteem aan je boekhoudsysteem. Zo worden gewerkte uren automatisch omgezet in facturen.
- Hoe ziet het eruit? Je uren staan netjes in het systeem, en de software maakt er meteen een factuur van. Je hoeft alleen nog maar op ‘verzenden’ te klikken. Openstaande facturen? Je kunt automatische herinneringen instellen, zodat klanten op tijd betalen.
3. Rapportages automatiseren
Elke maand of kwartaal hetzelfde rapport opstellen? Dat kan slimmer. Geautomatiseerde rapportages zorgen dat je altijd inzicht hebt in je cijfers.
- Hoe werkt het? Stel in dat je software automatisch een rapport genereert op basis van de gegevens in je systemen. Zo krijg je regelmatig overzicht van bijvoorbeeld omzet of gewerkte uren. Of koppel jouw apps aan een tool, zoals Power BI. Met Power BI visualiseer jij jouw data in een oog opslag.
- Hoe ziet het eruit? Je hoeft niet langer data uit verschillende systemen bij elkaar te sprokkelen. De software verzamelt alles voor je en stuurt het op het gewenste moment door. Jij hoeft alleen maar het rapport te bekijken.
4. Klantcommunicatie automatiseren
Je wilt goed in contact blijven met je klanten, maar dat kost vaak veel tijd. Van updates sturen tot herinneringen aan afspraken - automatisering kan hier helpen.
- Hoe werkt het? Gebruik tools voor automatische e-mails en meldingen. Klanten krijgen updates over de voortgang van hun project, of herinneringen voor afspraken, zonder dat jij daar naar om hoeft te kijken.
- Hoe ziet het eruit? Zodra een nieuwe klant zich aanmeldt, kan er automatisch een welkomstmail worden verstuurd. En tijdens een project krijgt de klant wekelijks een statusupdate in de inbox. Zo blijft iedereen op de hoogte zonder dat je er extra werk aan hebt.
5. Automatiseren van projectmanagement
Projectmanagement is vaak veel geregel: nieuwe taken aanmaken, teams informeren, voortgang bijhouden. Dit kan makkelijker.
- Hoe werkt het? Koppel je projectmanagementsoftware aan andere tools, zoals je CRM of tijdregistratiesysteem.
- Hoe ziet het eruit? Zodra je een nieuwe klant in je CRM toevoegt, kan er bijvoorbeeld direct een nieuw project aangemaakt worden in je projectmanagementtool, zoals Asana. Alle betrokken medewerkers krijgen een melding met wat ze moeten doen. Zo kun je team meteen aan de slag - zonder gedoe.
Tijdregistratie automatiseren: efficiënt en tijdbesparend
Tijdregistratie kost vaak meer tijd dan nodig. Een tool automatiseert het proces. Je medewerkers starten een timer in de app en de software doet de rest. Uren worden automatisch gekoppeld aan het juiste project en rapportages zijn direct beschikbaar.
Efficiënter projectbeheer
Met automatische tijdregistratie krijg je beter inzicht in hoe tijd aan projecten wordt besteed. Dit helpt je om:
- Projecten beter te plannen: Je weet hoeveel tijd aan elk project wordt besteed, wat helpt bij het maken van realistische planningen.
- Inefficiënties te vinden: Door te kijken naar waar tijd verloren gaat, kun je processen verbeteren.
- Personeel slimmer in te zetten: Je kunt medewerkers effectiever inzetten op basis van hun werkbelasting.
Kostenbesparingen
Door urenregistratie te automatiseren, bespaar je op verschillende manieren:
- Minder handmatig werk: Automatisering vermindert de kans op fouten en bespaart tijd bij het invoeren van gegevens.
- Snellere facturatie: Klanten ontvangen sneller facturen op basis van nauwkeurige tijdregistratie, wat zorgt voor een betere cashflow.
- Efficiënter werken: Je kunt projecten beter en goedkoper uitvoeren als je precies weet waar de tijd naartoe gaat.
Betere beslissingen met data
Automatische tijdregistratie levert waardevolle informatie op. Dit helpt je om betere keuzes te maken:
- Inzicht in productiviteit: Je ziet hoe effectief je team is en waar verbeteringen mogelijk zijn.
- Kosten beter begrijpen: Je kunt precies berekenen wat projecten kosten, wat helpt bij toekomstige beslissingen.
- Voortdurende verbeteringen: Gebruik de verzamelde data om processen steeds beter te maken.
Implementatie van automatische tijdregistratie
Als je besluit om over te stappen naar automatische tijdregistratie, volg dan deze stappen:
- Kies de juiste tool: Zoek een tijdregistratie app die goed past bij jouw bedrijf.
- Train je team: Zorg ervoor dat iedereen begrijpt hoe de nieuwe tool werkt.
- Maak duidelijke afspraken: Leg uit hoe en wanneer medewerkers hun tijd moeten registreren.
- Evalueer en verbeter: Kijk regelmatig naar de voortgang en pas dingen aan als dat nodig is.
Mogelijke uitdagingen en oplossingen
Er kunnen enkele obstakels zijn bij de implementatie:
- Weerstand tegen verandering: Sommige medewerkers zijn misschien bang voor nieuwe technologie. Geef hen informatie en training om hen gerust te stellen.
- Technische problemen: Zorg voor goede technische ondersteuning voor als er problemen zijn.
- Datakwaliteit: Zorg ervoor dat medewerkers nauwkeurig registreren. Dit kan met duidelijke richtlijnen en training.
💡 Lees hier meer over automatisering en AI en welke rol de werkgever hierin heeft.
Ben jij klaar om voor automatisering?
We begrijpen dat het soms een uitdaging kan zijn om te zien wat een applicatie voor jou kan betekenen. Misschien heb je een duidelijk overzicht van je bedrijfsprocessen en weet je waar je verbeteringen wilt aanbrengen, maar heb je geen idee welke technische mogelijkheden er zijn. In dat geval denken we graag met je mee.
Wil je ervaren hoe TimeChimp jouw bedrijf kan helpen? Dat kan. Klik op de link en probeer álle functionaliteiten van TimeChimp 14 dagen gratis uit. Geen addertjes onder het gras, alleen maar pure tijdwinst.
onze nieuwsbrief
met TimeChimp
en boost je productiviteit.
Krijg controle over je urenregistratie
