Prozessautomatisierung: Auf diese Weise sparen Sie sofort Zeit bei zeitaufwändigen Aktivitäten (5 Beispiele)
Automatisierung ist die Zukunft. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für die Automatisierung von Prozessen. Sie ersetzen keine Menschen, Sie unterstützen sie mit intelligenter Technologie. Was gibt es? Weniger Kosten und mehr Zeit für wichtige Arbeiten.
Klingt toll, oder? In diesem Blog erfahren Sie, wie das geht, welche Prozesse Sie in Angriff nehmen können und wie die automatische Zeiterfassung dabei hilft.
Erst digitalisieren, dann automatisieren
Sie können nicht einfach mit der Automatisierung beginnen. Zunächst müssen Sie Ihre Prozesse digitalisieren. Das heißt: Alles, was noch auf Papier ist, digital zu machen. Denken Sie an Rechnungen in Papierform, handgeschriebene Arbeitszeittabellen oder Akten in Akten.
Warum digitalisieren?
Digitale Daten lassen sich schneller verarbeiten und einfacher analysieren. Ohne digitale Daten kann ein Computer keine Aufgabe übernehmen. Es ist, als würde man einen Roboter bitten, einen Papierstapel durchzublättern — das funktioniert nicht. Durch die Digitalisierung legen Sie den Grundstein für die Automatisierung. Dann können Sie Aufgaben an eine Software auslagern, die die Arbeit für Sie erledigt.
💡 Lesen Sie mehr darüber in diesem Blog digitale Zeitregistrierung vs. automatische Zeitregistrierung.
Wie gehen Sie mit der Automatisierung um?
Sie möchten also automatisieren. Aber wo fängst du an? Folgen Sie diesen Schritten:
- Bilden Sie Ihre Prozesse ab: Schau dir an, was du jeden Tag tust. Welche Aufgaben nehmen viel Zeit in Anspruch? Welche Aufgaben wiederholen sich? Auf diese Weise können Sie erkennen, wo der größte Gewinn erzielt werden kann.
- Wählen Sie die richtigen Tools: Es gibt viele Automatisierungstools wie Zeiterfassungs-Apps, Abrechnungs- und/oder Buchhaltungsprogramme (wie zum Beispiel: Exakt online ob Afas) und Workflow-Tools. Wählen Sie, was zu Ihren Prozessen passt.
- Testen und Bereitstellen: Fangen Sie klein an. Versuchen Sie zunächst, einen Prozess zu automatisieren und sehen Sie, wie er Ihnen gefällt. Funktioniert es gut? Dann können Sie auf andere Prozesse erweitern.
- Überwachen und verbessern: Automatisierung bedeutet nicht, dass Sie fertig sind. Behalte die Ergebnisse im Auge und finde heraus, wo noch mehr verbessert werden kann. So holen Sie das Beste heraus.
Die Vorteile der Automatisierung
Was bietet die Automatisierung? Eine Menge. Hier sind die wichtigsten Vorteile:
- Weniger Verwaltungsaufwand: Sie müssen Stunden nicht mehr manuell eingeben oder Rechnungen manuell erstellen. Das macht die Software für Sie.
- Weniger Fehler: Ein Computer macht keine Tippfehler. Die Automatisierung gewährleistet genaue Daten und reduziert das Fehlerrisiko.
- Kosten sparen: Wenn Sie weniger Zeit für Verwaltungsarbeiten aufwenden, arbeiten Ihre Mitarbeiter effizienter. Das spart Geld.
- Bessere Übersicht: Die Automatisierung liefert klare Daten und Berichte. Auf diese Weise können Sie auf einen Blick sehen, wie es den Projekten geht.
Dies sind 5 Prozesse, die Sie automatisieren können
Stunden manuell im Auge zu behalten, Daten in Excel zu verarbeiten und danach alles zu überprüfen, kostet nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für Frust. Durch die Automatisierung dieses Prozesses können Sie Zeit zurückgewinnen und sicherstellen, dass alle Daten korrekt und aktuell sind. Wie funktioniert das? Lass uns einen Blick darauf werfen.
1. Automatisierung der Zeiterfassung
Die Zeiterfassung ist für viele Unternehmen eine zeitaufwändige Aufgabe. Mitarbeiter schreiben ihre Stunden auf, jemand trägt sie ein und alles muss noch überprüft werden. Mit einem Tool geht das schneller und einfacher.
- Wie funktioniert es? Mit einer App können Mitarbeiter automatisch den Überblick über ihre Stunden behalten. Starten Sie einen Timer, wenn Sie ein Projekt starten, und die App zeichnet die Zeit auf. Bereit mit einer Aufgabe? Wunderschön. Dann stoppt man den Timer und die Stunden werden automatisch registriert. Am Ende des Tages oder der Woche sind alle Stunden übersichtlich im System.
- Wie sieht es aus? Kein Ärger mehr mit Excel-Dateien. Die App verfolgt alle Stunden und sendet automatisch Berichte an den Manager. Auf diese Weise haben Sie immer einen aktuellen Einblick in den Fortschritt der Projekte.
2. Automatisieren Sie die Abrechnung
Das Erstellen von Rechnungen ist oft mühsam. Stunden sammeln, Beträge berechnen, alles in eine Rechnung stellen... Es braucht viel Zeit. Die Automatisierung macht das viel einfacher.
- Wie funktioniert es? Verbinden Sie Ihr Zeiterfassungssystem mit Ihrem Buchhaltungssystem. Beispielsweise werden geleistete Arbeitsstunden automatisch umgerechnet in Rechnungen.
- Wie sieht es aus? Ihre Stunden werden übersichtlich im System gespeichert und die Software stellt sie sofort in Rechnung. Alles was Sie tun müssen, ist auf „Senden“ zu klicken. Ausstehende Rechnungen? Sie können automatische Erinnerungen einrichten, damit Kunden pünktlich bezahlen.
3. Automatisieren Sie Berichte
Jeden Monat oder Quartal denselben Bericht erstellen? Das kann intelligenter sein. Automatisierte Berichte sorgen dafür, dass Sie immer Einblick in Ihre Zahlen haben.
- Wie funktioniert es? Stellen Sie Ihre Software so ein, dass sie automatisch einen Bericht generiert, der auf den Daten in Ihren Systemen basiert. Auf diese Weise erhalten Sie regelmäßig einen Überblick über beispielsweise den Umsatz oder die geleisteten Arbeitsstunden. Oder verknüpfen Sie Ihre Apps mit einem Tool, wie Power BI. Mit Power BI können Sie Ihre Daten auf einen Blick visualisieren.
- Wie sieht es aus? Sie müssen keine Daten mehr aus verschiedenen Systemen sammeln. Die Software sammelt alles für Sie und leitet es zum gewünschten Zeitpunkt weiter. Alles was Sie tun müssen, ist sich den Bericht anzusehen.
4. Automatisieren Sie die Kundenkommunikation
Sie möchten in gutem Kontakt mit Ihren Kunden bleiben, aber das nimmt oft viel Zeit in Anspruch. Vom Senden von Updates bis hin zu Terminerinnerungen — Automatisierung kann hier helfen.
- Wie funktioniert es? Verwenden Sie automatisierte E-Mail- und Benachrichtigungstools. Kunden erhalten Updates über den Fortschritt ihres Projekts oder Terminerinnerungen, ohne dass Sie sich darüber Gedanken machen müssen.
- Wie sieht es aus? Sobald sich ein neuer Kunde anmeldet, kann automatisch eine Willkommens-E-Mail gesendet werden. Und während eines Projekts erhält der Kunde ein wöchentliches Status-Update im Posteingang. Auf diese Weise bleibt jeder auf dem Laufenden, ohne dass Sie zusätzliche Arbeit leisten müssen.
5. Automatisierung des Projektmanagements
Das Projektmanagement ist oft vielfach organisiert: Es werden neue Aufgaben erstellt, Teams informiert und der Fortschritt wird überwacht. Das kann einfacher sein.
- Wie funktioniert es? Verbinden Sie Ihre Projektmanagement-Software mit anderen Tools, wie Ihr CRM- oder Zeiterfassungssystem. Beispielsweise werden neue Kunden automatisch als Projekte erstellt, und die Teammitglieder erhalten automatische Benachrichtigungen über ihre Aufgaben.
- Wie sieht es aus? Sobald Sie Ihrem CRM einen neuen Kunden hinzufügen, wird sofort ein neues Projekt in Ihrem Projektmanagement-Tool erstellt. Alle beteiligten Mitarbeiter erhalten eine Benachrichtigung, in der ihnen mitgeteilt wird, was zu tun ist. So kann Ihr Team sofort loslegen — problemlos.
Automatisieren Sie die Zeiterfassung: effizient und zeitsparend
Die Zeitregistrierung dauert oft länger als nötig. Ein Tool automatisiert den Prozess. Ihre Mitarbeiter starten einen Timer in der App und die Software erledigt den Rest. Stunden werden automatisch mit dem richtigen Projekt verknüpft und Berichte sind sofort verfügbar.
Effizienteres Projektmanagement
Die automatische Zeiterfassung gibt Ihnen einen besseren Einblick in die Art und Weise, wie Zeit für Projekte aufgewendet wird. Das hilft dir dabei:
- Bessere Planung von Projekten: Sie wissen, wie viel Zeit für jedes Projekt aufgewendet wird, was Ihnen hilft, realistische Zeitpläne zu erstellen.
- Finden Sie Ineffizienzen: Indem Sie sich ansehen, wo Zeit verloren geht, können Sie Prozesse verbessern.
- Intelligenter Mitarbeiter einsetzen: Sie können Mitarbeiter je nach Arbeitsbelastung effektiver einsetzen.
Kosteneinsparungen
Durch die Automatisierung der Zeiterfassung können Sie auf verschiedene Arten sparen:
- Weniger Handarbeit: Die Automatisierung reduziert das Fehlerrisiko und spart Zeit bei der Dateneingabe.
- Schnellere Abrechnung: Kunden erhalten Rechnungen schneller, basierend auf einer genauen Zeiterfassung, was einen besseren Cashflow gewährleistet.
- Effizienter arbeiten: Man kann Projekte besser und günstiger durchführen, wenn man genau weiß, wohin die Zeit geht.
Bessere Entscheidungen mit Daten
Die automatische Zeiterfassung liefert wertvolle Informationen. Dies hilft Ihnen, bessere Entscheidungen zu treffen:
- Einblick in die Produktivität: Sie werden sehen, wie effektiv Ihr Team ist und wo Verbesserungen vorgenommen werden können.
- Besseres Verständnis der Kosten: Sie können genau berechnen, was Projekte kosten, was bei zukünftigen Entscheidungen hilft.
- Kontinuierliche Verbesserungen: Verwenden Sie die gesammelten Daten, um Prozesse immer besser zu machen.
Implementierung der automatischen Zeiterfassung
Wenn Sie zur automatischen Zeiterfassung wechseln möchten, gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie das richtige Tool: Finden Sie eine Zeiterfassungs-App, die gut zu Ihrem Unternehmen passt.
- Trainiere dein Team: Stellen Sie sicher, dass jeder versteht, wie das neue Tool funktioniert.
- Klare Vereinbarungen treffen: Erklären Sie, wie und wann Mitarbeiter ihre Zeit aufzeichnen sollten.
- Evaluieren und verbessern: Überprüfe regelmäßig den Fortschritt und passe die Dinge gegebenenfalls an.
Mögliche Herausforderungen und Lösungen
Bei der Umsetzung kann es einige Hindernisse geben:
- Widerstand gegen Veränderungen: Einige Mitarbeiter haben möglicherweise Angst vor neuen Technologien. Stellen Sie ihnen Informationen und Schulungen zur Verfügung, um sie zu beruhigen.
- Technische Probleme: Bieten Sie bei Problemen guten technischen Support.
- Qualität der Daten: Stellen Sie sicher, dass sich die Mitarbeiter korrekt registrieren. Dies kann durch klare Richtlinien und Schulungen erreicht werden.
Sind Sie bereit für die Automatisierung?
Wir verstehen, dass es manchmal eine Herausforderung sein kann, herauszufinden, was eine Anwendung für Sie tun kann. Möglicherweise haben Sie einen klaren Überblick über Ihre Geschäftsprozesse und wissen, wo Sie Verbesserungen vornehmen können, aber Sie haben keine Ahnung, welche technischen Optionen verfügbar sind. In diesem Fall denken wir gerne mit Ihnen zusammen.
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