Digitale of Automatische Urenregistratie: Wat is beter voor je Bedrijf?

Veel bedrijven gebruiken digitale tools voor het registreren van gewerkte uren. Dat is een enorme tijdswinst ten opzichte handmatige urenregistratie met fysieke werkbriefjes of Excel-sheets. Kan het nog sneller? De ontwikkeling staat zeker niet stil. Is automatische urenregistratie de toekomst voor jouw bedrijfstak?

Reminder: Waarom is urenregistratie belangrijk?

Het is voor ondernemingen heel belangrijk om werkprocessen te analyseren en te optimaliseren. Urenregistratie is daarnaast vaak de basis voor de factuur aan klanten. Het consequent registreren van uren helpt bij het budgetteren, plannen en het bepalen van de juiste prijs voor producten of diensten.

Dankzij urenregistratie kunnen bedrijven de aanwezigheid en bezigheid van medewerkers analyseren. Waarin verschillen medewerkers tijdens het uitvoeren van hun werkzaamheden? Waarom werkt de een sneller dan de ander? Deze data helpen managers de workflow te verbeteren.

De zwakste schakel

De zwakste schakel in urenregistratie is de afhankelijkheid van medewerkers die tijdig briefjes, Excel-sheets of uren registreren in een softwaretool. En dan is de vraag nog: is de informatie correct of heeft de medewerker in zijn geheugen moeten graven en een inschatting gemaakt?

Dankzij digitale urenregistratie wordt het bijhouden van uren geen vervelend administratief klusje meer voor werknemers. Het resultaat van de invoer is direct zichtbaar, waardoor zij inzicht krijgen in hun eigen functioneren en real-time kunnen zien of het team op schema ligt.

Digitale urenregistratie

Bij digitale urenregistratie gebruiken medewerkers een tool waarin ze hun gewerkte uren bijhouden en koppelen aan taken, projecten en klanten. Ze doen dit op hun computer, laptop of via een app op hun mobiele telefoon. De data wordt gedeeld met andere afdelingen waardoor goedkeurings- en factureringsprocessen in een digitale workflow worden geregeld.

Deze software kan tevens worden gebruikt als een digitale variant van de ‘prikklok’ en is dus ook interessant voor bedrijven die aanwezigheid willen meten.

Voordelen:

• Gebruiksvriendelijk.
• Kosteneffectief.
• Eenvoudig te koppelen aan taken, projecten en klanten.
• Makkelijk aanpasbaar voor verschillende soorten projecten of werkprocessen.
• Makkelijk te integreren met HR- en administratiesoftware.

Nadelen:

• Afhankelijk van tijdige invoer door medewerkers
• Soms afhankelijk van het geheugen van medewerkers

Automatische urenregistratie

Bij automatische urenregistratie wordt technologie gebruikt om de aanwezigheid te registreren. Denk hierbij aan gezichtsherkenning, GPS en het gebruik van applicaties op de mobiele telefoon. Dit blijft echter niet beperkt tot aanwezigheid. De software kan bijvoorbeeld via camera’s en apps meten hoeveel tijd een verkoper in een winkel besteed aan een klant. In de gezondheidszorg krijgen we hierdoor bijvoorbeeld beter inzicht hoeveel tijd de arts besteedt aan de patiënt of aan administratieve taken. En automatische urenregistratie scant nauwkeurig voor welke klanten consultants, advocaten, gedetacheerden of IT-ontwikkelaars aan het werk zijn.

Voordelen:

• Makkelijk. Automatische urenregistratie registreert of scant automatisch waar medewerkers aan werken.
• Tijdsbesparend. Je hoeft niet meer zelf je uren in te vullen en deze te herinneren.
• Minder foutgevoelig. Automatische urenregistratie zorgen voor minder menselijke fouten.
• Kostenbesparend. Vergeten uren zijn verleden tijd met automatische urenregistratie, dus: meer declarabele uren.

Nadelen:

• Gespecialiseerde technologie is kostbaar.
• Complexe software heeft tijd nodig om geadopteerd te worden.

Is automatische urenregistratie toekomstmuziek?

Nee, automatische urenregistratie is volop in gebruik. Grote bedrijven gebruiken vergevorderde technologie om werknemers tijdens hun werk te volgen. Met camera’s en trackingssoftware wordt de productiviteit gemeten en geanalyseerd hoe workflow kan worden geoptimaliseerd. Denk hierbij aan bedrijven met grote productielijnen zoals in de haven of de industrie.

Automatische urenregistratie is al beschikbaar voor ICT-bedrijven, consultancy- of detacheringsbureaus

Voor veel ICT-bedrijven, consultancy- of detacheringsbureaus is het tijdig indienen van gewerkte uren belangrijk om de voortgang van projecten te kunnen monitoren en klanten op tijd te kunnen factureren. Hoe sneller en betrouwbaarder het proces van urenregistratie tot facturatie verloopt, hoe beter de cashflow van je bedrijf.

De TimeChimp Tracker is automatische urenregistratie software die uitermate geschikt voor IT-ontwikkelingsteams, consultants, advocaten en gedetacheerden. De software scant automatisch voor welke klanten en projecten een medewerker aan het werk is.

Op de ‘achtergrond’ registreert de tool in een logboek:

• Aan welke documenten en e-mails je werkt.
• Op welke locatie je aan het werk bent.
• Met wie je belt.
• Wanneer je in een meeting zit.

De medewerker hoeft dus geen timer te gebruiken of aan het eind van de dag in zijn geheugen te graven. Hij checkt zijn logboek, corrigeert waar nodig en biedt de uren aan ter goedkeuring.

Privacy van medewerkers

Bij alle gebruik van software en technologie speelt privacy een belangrijke rol. Met name tracking software of gebruik van camera’s ligt natuurlijk gevoelig. De wetgever stelt hoge eisen en de werknemer moet vanzelfsprekend duidelijk worden geïnformeerd.

Bij de TimeChimp Tracker is de privacy goed geregeld:

• De medewerker bepaalt wanneer hij de tool gebruikt.
• Het logboek van de werkdag is alleen zichtbaar voor de medewerker zelf.
• De tool negeert privé-activiteiten.
• De medewerker bepaalt welke urenregistraties ter goedkeuring worden ingediend.
• De werkgever kan niet in de activiteiten van de werknemer kijken, deze informatie is alleen beschikbaar voor de werknemer.

Een werknemer hoeft zich dus niet de hele dag bespied te voelen. Het is vooral makkelijk en de medewerker hoeft niet langer een timer aan en uit te zetten of in te schatten hoeveel uur hij of zij aan een document heeft gewerkt.

Conclusie

Of automatische urenregistratie beter is dan digitale urenregistratie, hangt af van de workflow in je bedrijf. Het gebruik van camera’s en volgsystemen is beter voorstelbaar bij een grote productielijn dan op kantoor.

Een automatische tracker die een dagboek maakt van de werkzaamheden van een consultant, IT-ontwikkelaar of gedetacheerde is wel goed voorstelbaar. Het is een logische vervolgstap in het vereenvoudigen van het urenregistratieproces. Automatische urenregistratie staat dus niet tegenover, maar is een vanzelfsprekende aanvulling op digitale urenregistratie.

Ben je nieuwsgierig naar de TimeChimp Tracker en wil je de andere mogelijkheden van urenregistratie met TimeChimp ontdekken? Probeer TimeChimp 14 dagen gratis of vraag een demo aan.

Easy does it.