Scrum projectmanagement & digitale urenregistratie = perfect match?

Scrum projectmanagement is een populaire methode gebaseerd op het Agile framework. Het concept van Agile werken is ontwikkeld met als voornaamste doel klantgericht te werken, met name in de context van softwareontwikkeling en -beheer. Projecten worden bij Agile werken stapsgewijs uitgevoerd, waardoor de planning overzichtelijker wordt. Er zijn daardoor meer deadlines, maar de kans dat ze worden gehaald, is vele malen groter.

Tegenwoordig wordt de Scrum methode toegepast in veel sectoren. Dit geldt bijvoorbeeld voor bedrijven die hardware maken; van meubelmakers tot elektronicaproducenten en in de zorg, het onderwijs en in de detachering en consultancybranche.

Wat is het Agile projectmanagement?

Het Agile framework is een benadering van projectmanagement en softwareontwikkeling waarbij wendbaarheid, flexibiliteit, klantgerichtheid, zelforganisatie, samenwerking en continue verbetering centraal staan.

In tegenstelling tot traditionele projectmanagementmethoden, waarin een project eerst volledig wordt gepland en daarna in één keer wordt uitgevoerd, streeft Agile ernaar om stapsgewijs te werken en voortdurend waarde te leveren aan klanten. Het proces kenmerkt zich door projecten op te delen in korte snelle opleveringsperioden (sprints) met een ‘al-doende-leert-men’ mentaliteit. De resultaten worden aan het einde van elke sprint ‘werkend’ aan de klant gepresenteerd waardoor deze bij het hele productieproces is betrokken.

Het Agile framework omvat verschillende methodes, waarvan Kanban, Extreme Programming (XP) en Scrum projectmanagement de bekendste zijn. Hoewel ze enigszins van elkaar verschillen, delen ze bovenstaande kenmerken van de Agile projectmanagementmethode. Leest meer over Agile werken in een eerdere blog. Vandaag zoomen we verder in op de Scrum methode voor Agile projectmanagement.

Wat is Scrum en hoe werkt het?

Scrum is een methode voor projectmanagement die in de vroege jaren ’90 is ontwikkeld. De bedenkers Jeff Sutherland en Ken Schwaber spraken er voor het eerst over tijdens de OOPSLA conferentie van 1995 in Texas, waar ze een presentatie gaven over wat de implementatie van Scrum hen had opgeleverd. Scrum legt de nadruk op flexibiliteit, samenwerking, het snel kunnen inspelen op veranderende omstandigheden en de feedback van de klant. In de korte hierboven benoemde sprints levert het Scrum team waarde op voor klant. Deze sprints worden uitgevoerd in twee tot maximaal vier weken waarbij klantgerichtheid erg belangrijk is.

Aan het einde van een sprint presenteert het team de resultaten. Dit bevordert zowel de transparantie naar de klant als de betrokkenheid van de klant. Voor het Scrum team is dit belangrijk omdat ze elke twee weken feedback krijgen waarmee ze in volgende sprints rekening kunnen houden. Mocht de klant niet tevreden zijn of door de oplevering een ander inzicht krijgen, zijn er ‘slechts’ twee weken verloren gegaan.

Wie zitten er allemaal in een Scrum team?

• Producteigenaar (product owner): Hij of zij is verantwoordelijk voor het product, bepaalt de prioriteiten en beheert in overleg met klant en andere stakeholders de wensenlijst (backlog). Als het team aan het ‘sprinten’ is, bereidt de producteigenaar de volgende sprint voor.
• Ontwikkelaars (developers): Dit zijn de professionals, in de softwarebranche zijn het vaak designers of software developers. Het aantal en welke expertises vertegenwoordigd zijn, is uiteraard afhankelijk van het product of project.
• Scrum Master: We noemen dit bewust niet de projectmanager omdat hij of zij vooral een procesbegeleider en coach is. De Scrum Master faciliteert het team maar gaat bijvoorbeeld geen planningen maken. Alleen als er problemen ontstaan die het team niet zelf kan oplossen, kan de Scrum Master bijvoorbeeld besluiten dat de directie een beslissing moet nemen.

Opmerking: In het Scrum team zitten mensen van verschillende afdelingen. De Scrum Master of producteigenaar zijn bij voorkeur geen direct leidinggevende van de ontwikkelaars.

Hoe werkt een Scrum sprint?

Als je met Scrum projectmanagement gaat werken, deel je het project op in sprints die allemaal evenlang duren. Kies een duur tussen de twee tot maximaal vier weken. Het project krijgt op deze manier een vast productie ritme zodat het team weet wanneer de belangrijke fases plaatsvinden.

Sprintplanning (Eerst dag van de sprint)

Het hele projectteam is bij de sprintplanning aanwezig. De meeting duurt maximaal acht uur. In deze meeting wordt het sprintdoel bepaald en de taakverdeling gemaakt. Er wordt antwoord gegeven op drie vragen:

1. Waarom is deze sprint waardevol?

Het team bepaalt het sprintdoel dat de producteigenaar aan de verschillende stakeholders zal communiceren.

1. Wat kan er in de komende sprint worden opgeleverd?

De producteigenaar beheert de backlog en stelt de prioriteiten. Samen met het team wordt bepaald welke taken van de backlog naar de sprintlog worden overgeheveld.

1. Hoe wordt het werk verdeeld en uitgevoerd?

De producteigenaar laat dit over aan het team. De professionals verdelen onderling de werkzaamheden.

De Scrum Master zorgt dat de meeting goed en binnen de tijd verloopt.

Daily Scrum (Korte dagelijkse meeting)

Een korte meeting van maximaal 15 minuten aan het begin van elke werkdag waarin iedereen de volgende vragen in de groep beantwoord:

1. Wat heb ik sinds de vorige daily bereikt?
2. Wat ga ik vandaag doen?
3. Welke problemen voorzie ik? En vraagt hulp indien nodig.

De producteigenaar is niet bij deze meetings. De Scrum Master zorgt dat de meeting plaatsvindt en zal er, zeker in het begin, regelmatig bij zijn maar dat hoeft niet. Het is namelijk de meeting van de ontwikkelaars. Zij zijn verantwoordelijk. Zij hoeven geen verslag uit te brengen aan de Scrum Master, maar moeten elkaar informeren. Ze moeten ook zelf eventuele problemen oplossen. De Scrum Master zal de eerste meetings nadrukkelijk aanwezig zijn om de tijd in de gaten te houden. Een meeting afbreken na 15 minuten leert het team deze daily’s kort te houden.

Scrum review (Laatste dag van de sprint)

Dit is de meeting waarbij het hele Scrum team, de klant en alle stakeholders aanwezig zijn. De producteigenaar heet iedereen welkom en geeft het woord aan een ontwikkelaar om het resultaat van de sprint te presenteren. Alle stakeholders krijgen de ruimte om feedback te geven. Tot slot checkt de producteigenaar of de onderdelen op backlog voor de klant nog steeds even belangrijk zijn. Er staat een maximale tijd van vier uur voor deze meeting maar in praktijk duurt deze nooit zo lang.

Scrum retrospective (Laatste dag van de sprint)

In deze meeting heeft de Scrum Master een belangrijke rol. Deze meeting is gericht op het verbeteren van het proces. De pijnpunten van de afgelopen sprint mogen op tafel en ideeën voor verbetering worden besproken. Deze meeting duurt maximaal drie uur waarbij de Scrum Master zorgt voor een open sfeer en zorgt dat iedereen aan het woord komt.

Scrum is overal: van het onderwijs tot de consultancy branche

Hoewel Scrum oorspronkelijk is ontwikkeld voor softwareontwikkeling, kan het ook buiten de IT-sector worden ingezet. De principes en processen van Scrum projectmanagement zijn namelijk flexibel en kunnen worden aangepast aan verschillende soorten projecten en teams. Hier zijn enkele voorbeelden:

• Productontwikkeling: Scrum kan worden gebruikt bij het ontwikkelen van fysieke producten, zoals elektronica, apparaten, kleding of meubels. Het team kan sprints gebruiken om prototypes te maken, feedback te verzamelen en stapsgewijs het product verder te verbeteren.
• Marketingcampagnes: Bij het plannen en uitvoeren van marketingcampagnes kan het team sprints gebruiken om verschillende aspecten van de campagne te ontwikkelen. Denk hierbij aan het maken van de content, het ontwerpen van advertenties, het uitvoeren van tests en het analyseren van resultaten.
• Onderwijs: Scrum projectmanagement kan worden gebruikt in educatieve omgevingen. Het geeft docenten de mogelijkheid om in teamverband doorlopend te werken aan de ontwikkeling van het curriculum. Studenten kunnen sprints gebruiken om taken en doelen te plannen, samen te werken aan projecten en regelmatig voortgangsrapportages te maken.
• Evenementenplanning: Scrum kan nuttig zijn bij het organiseren van evenementen, zoals conferenties, beurzen of festivals. Het team kan sprints gebruiken om verschillende aspecten van het evenement te coördineren, zoals sprekers, locatie, promotie en logistiek.
• HR-processen: Bij het werven en selecteren van nieuwe medewerkers, prestatiebeoordelingen of het ontwikkelen van trainingsprogramma’s, kan het team sprints gebruiken om specifieke doelen en taken binnen deze processen te bereiken.
• Consultancybureaus: Scrum kan worden gebruikt voor het projectmanagement binnen de eigen organisatie. Daarnaast kunnen consultants Agile en Scrum projectmanagement als methode implementeren bij hun klanten.

Hoe digitale urenregistratie Agile Scrum projectmanagement kan ondersteunen

Je zou je kunnen afvragen of digitale urenregistratie wel nodig is als je werkt in korte sprints van twee weken. Het antwoord is nadrukkelijk: ‘Ja’. Timemanagementsoftware is een waardevol hulpmiddel bij het implementeren van Scrum projectmanagement. Hoewel Scrum zich richt op het plannen en beheren van werken in sprints, kan timemanagementsoftware helpen bij het organiseren, monitoren van taken en tijd. Hier enkele voorbeelden van deze perfect match:

• Takenbeheer: Timemanagementsoftware kan worden gebruikt om de product backlog en de sprint backlog te beheren. Het stelt het team in staat om taken aan te maken, deze te prioriteren, toe te wijzen aan teamleden en deadlines toe te voegen. Het team heeft zo een duidelijk overzicht van de voltooide en openstaande taken.
• Tijdregistratie: Het bijhouden van de tijd die besteed wordt aan taken en sprints is essentieel voor het inzicht in de prestaties van het team. Het helpt bij het monitoren van de voortgang, het signaleren van eventuele problemen en het evalueren van de efficiëntie van het team.
• Rapportage: Met de timemanagementsoftware kan het team geavanceerde dashboards maken. Deze dashboards geven inzicht in de voortgang van taken en kunnen sprints visueel weergeven. Het team kan de eigen prestaties analyseren en inzichten verkrijgen om volgende sprints beter te plannen. De dashboards kunnen ook worden gedeeld met de klant en andere stakeholders.
• Integratie: Je kunt timemanagementsoftware eenvoudig koppelen met bijvoorbeeld communicatiesoftware die je al gebruikt in jouw organisatie. Dit vergroot de efficiëntie binnen het hele bedrijf.

Een urenregistratietool is binnen de Scrum methode een handig hulpmiddel. Het helpt enorm om terugkerende taken steeds beter te kunnen inschatten en plannen. Dit komt het halen van deadlines enorm ten goede. Daarnaast is het zeer bruikbaar om tijdens de Scrum retrospective inzichtelijk te maken waar het team de samenwerking kan verbeteren.

Conclusie: digitale urenregistratie helpt je Scrum team groeien

De Scrum methode gaat uit van zelforganisatie en de professionaliteit van het ontwikkelingsteam. Alle ontwikkelaars bepalen samen met de producteigenaar wat zij in een sprint gaan opleveren, maken zelf de planning en beheren de voortgang. Zij zijn zelf verantwoordelijk voor het oplossen van eventuele problemen.

Het doel is om van elke sprint te leren. Zijn taken verkeerd ingeschat? Hebben teamleden elkaar voldoende geholpen? Of zijn problemen onderschat? Het gaat er niet om elkaar af te rekenen op fouten, maar om te voorkomen dat fouten zich blijven herhalen. Het resultaat van de Scrum methode in projectmanagement is dat teams steeds beter op elkaar ingespeeld raken.

Zorg er als management of directie dus voor dat Scrum-teams zich optimaal kunnen ontwikkelen. Start de gratis proefperiode bij TimeChimp en laat het team ontdekken hoe zij met timemanagementsoftware de backlog efficiënt kunnen beheren en een sprint goed kunnen evalueren.