Waar moet urenregistratie aan voldoen? (+ eisen Belastingdienst)

Urenregistratie is voor veel bedrijven en ondernemers dagelijkse kost. Het nauwkeurig bijhouden van de gewerkte uren hoeft geen dagtaak te worden.

‍

In deze blog leggen we uit waarom urenregistratie zo belangrijk is, aan welke regels de urenregistratie moet voldoen en geven we je tips hoe deze uren makkelijk en goed bij te houden zijn.
‍

Waarom is urenregistratie belangrijk?

In Nederland zijn er regels over hoeveel uren werknemers mogen werken. Deze regels staan in de Arbeidstijdenwet. Ze zijn er om overbelasting en vermoeidheid te voorkomen. In de bouw is het verplicht om werkuren bij te houden. De Arbeidsinspectie controleert of bedrijven zich aan deze wet houden. Als dat niet zo is, kun je na een waarschuwing een boete krijgen.
‍

Met een goede urenregistratie krijg je ook meer inzicht in de uren die binnen je bedrijf worden gewerkt. Dat helpt je om betere beslissingen te nemen op basis van feiten en cijfers.

‍

💡 Lees hier hoe je door PowerBI meer inzicht kan krijgen in jouw urenregistratie.

‍

Daarnaast zijn onderstaande punten ook voordelig:
‍

• Projectbeheer: Urenregistratie helpt teams inzicht te krijgen in hoeveel tijd een project kost, waardoor je beter kunt plannen en budgetteren.
  ‍
• Kostenbeheersing: Bedrijven kunnen analyseren of bepaalde taken of processen meer tijd kosten dan verwacht, en daarop sturen.
  ‍
• Facturatie: Voor bedrijven die op uurbasis werken, zoals consultancybureaus, advocatenkantoren of IT-bedrijven, is urenregistratie essentieel voor correcte en transparante facturatie aan klanten.
  ‍
• Verantwoording: Voor organisaties met subsidie- of contractverplichtingen is het vaak verplicht om tijdsbesteding te verantwoorden.
  ‍
• Communicatie met klant. Tot slot is urenregistratie belangrijk voor de communicatie met je klanten. Als je duidelijk laat zien welke werkzaamheden je hebt gedaan en hoeveel tijd je daaraan hebt besteed, groeit het vertrouwen tussen jou en de klant.

‍

Ben jij ondernemer? Een goede urenregistratie voor de Belastingdienst is essentieel voor ondernemers die belastingvoordelen willen benutten. Hieronder lees je daar meer over.

‍

Waar moet urenregistratie wettelijk aan voldoen?

Urenregistratie is wettelijk verplicht volgens de Arbeidstijdenwet. Deze wet houdt in dat werkgevers de werk- en rusttijden van hun werknemers nauwkeurig moeten bijhouden. Aan de vorm van deze urenregistratie worden geen specifieke eisen gesteld.

Als werkgever heb je zelf de vrijheid om te kiezen voor een systeem dat bij je werkwijze past. Het is vooral belangrijk dat de registratie duidelijk en betrouwbaar is, zodat de arbeidsinspectie kan controleren of de wet wordt nageleefd.

‍

Wat is het urencriterium?

Het urencriterium van de Belastingdienst is een van de belangrijkste vereisten voor ondernemers die in aanmerking willen komen voor belastingvoordelen. Als ondernemer voor de inkomstenbelasting kun je belastingvoordeel krijgen, zoals de zelfstandigenaftrek. Dit betekent dat je minder belasting hoeft te betalen. Om in aanmerking te komen voor sommige van deze voordelen, moet je minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming werken. Dit noemen we het urencriterium.

Je mag alle uren meetellen die je aan je bedrijf besteedt. Dat zijn bijvoorbeeld:
‍

• Werken aan opdrachten.
• Reistijd.
• Tijd voor administratie.
  ‍

Het urencriterium geldt per kalenderjaar, van 1 januari tot en met 31 december.

‍

Het belang van het urencriterium voor de belastingdienst?

Het urencriterium is een belangrijke voorwaarde voor belastingvoordelen zoals:

• De zelfstandigenaftrek
• De startersaftrek.

Voldoe je niet aan deze eis? Dan kun je deze voordelen niet gebruiken. Een goede urenregistratie helpt je om te bewijzen dat je genoeg tijd aan je bedrijf hebt besteed.
‍

De Belastingdienst vraagt om een duidelijke registratie waarin je het verschil laat zien tussen directe uren (bijvoorbeeld werk aan een opdracht) en indirecte uren (zoals administratie).

‍

Urencriterium combineren met een baan in loondienst

Werk je naast je bedrijf ook in loondienst? Zorg ervoor dat je urenregistratie belastingdienst voldoet aan de eisen, ook als je een baan in loondienst hebt. Er gelden dan extra regels:
‍

• Je moet minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming besteden.
• Daarnaast moet je meer tijd aan je bedrijf besteden dan aan je baan in loondienst of andere werkzaamheden.
  ‍

Deze laatste eis geldt niet als je de afgelopen 5 jaar geen ondernemer voor de inkomstenbelasting bent geweest. Met een duidelijke urenregistratie kun je deze voorwaarden makkelijker aantonen en profiteren van de belastingvoordelen.

‍

‍

Voorbeeld urenregistratie belastingdienst

Eva is zelfstandig consultant. Ze helpt bedrijven met advies over procesverbetering. Eva werkt aan verschillende opdrachten voor klanten, reist naar afspraken en doet zelf haar administratie. Om aan het urencriterium te voldoen, houdt Eva al haar uren nauwkeurig bij.
‍

In één jaar registreert Eva bijvoorbeeld:

• 950 uur advieswerk voor klanten.
• 150 uur reistijd voor klantafspraken.
• 125 uur aan administratie, zoals facturen sturen en rapporten maken.
  ‍

In totaal komt Eva uit op 1.225 uur. Omdat ze al deze uren duidelijk heeft geregistreerd, voldoet ze aan het urencriterium. Ze kan nu gebruikmaken van de zelfstandigenaftrek en betaalt minder belasting.

‍

Voorbeeld: urencriterium combineren met een baan in loondienst

Werk je naast je bedrijf ook in loondienst? Dan gelden er extra regels:
‍

• Je moet minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming besteden.
• Daarnaast moet je meer tijd aan je bedrijf besteden dan aan je baan in loondienst of andere werkzaamheden.
  ‍

Bijvoorbeeld: Sophie werkt parttime in een winkel (20 uur per week) en runt daarnaast een webwinkel. Ze moet niet alleen 1.225 uur per jaar aan haar webwinkel besteden, maar ook meer tijd daaraan werken dan aan haar baan in de winkel.
‍

Deze laatste eis geldt niet als je de afgelopen 5 jaar geen ondernemer voor de inkomstenbelasting bent geweest. Met een duidelijke urenregistratie kun je deze voorwaarden makkelijker aantonen en profiteren van de belastingvoordelen.

‍

💡 Lees deze blog om meer te weten over hoe de Belastingdienst omgaat met meeruren en overuren.

‍

Welke uren tellen mee voor het urencriterium?

Alle uren die je besteedt aan je bedrijf tellen mee voor het urencriterium voor de Belastingdienst, inclusief administratie en reistijd. Dit gaat niet alleen om de uren die je direct kunt factureren aan klanten, zoals het uitvoeren van opdrachten. Ook de niet-factureerbare uren, zoals tijd besteed aan administratie, website-onderhoud of het maken van offertes, tellen mee.
‍

Stel, je bent een ondernemer die veel tijd steekt in het beheren van een webshop. De uren die je besteedt aan het verwerken van bestellingen, het onderhouden van je website of het bijhouden van je administratie, kun je allemaal meetellen voor het urencriterium. Het is daarom slim om ook deze uren goed te registreren.
‍

Let op: Uren waarin je alleen beschikbaar bent voor je bedrijf, zonder daadwerkelijk werk te verrichten, mag je niet meetellen. Bijvoorbeeld: wachten op klanten zonder dat je iets uitvoert, telt niet mee.

‍

Uren in samenwerkingsverbanden

Als je werkt in een samenwerkingsverband, zoals een maatschap of een vennootschap onder firma (vof), gelden extra regels:
‍

• Werk je in een ongebruikelijk samenwerkingsverband, zoals met familieleden, en verricht je meer dan 70% ondersteunende taken? Dan tellen deze uren niet mee.
  ‍
• Daarnaast kun je uren niet meetellen als de andere betrokkenen winst maken als ondernemer, maar jij dat niet doet. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen bij een ondermaatschap.
  ‍

Het is daarom belangrijk om goed te checken of je werkzaamheden onder het urencriterium vallen als je in een samenwerking zit.

‍

Tips voor goede urenregistratie

Hier zijn enkele praktische tips om je urenregistratie eenvoudig en effectief te maken:
‍

• Gebruik handige software en tools: Het bijhouden van uren wordt veel eenvoudiger en minder foutgevoelig met tools zoals TimeChimp. Je kunt je uren direct registreren en ze eenvoudig koppelen aan klanten, projecten of specifieke taken. Dit bespaart tijd en zorgt voor een overzichtelijke registratie.
  ‍
• Werk regelmatig bij: Zorg ervoor dat je je uren dagelijks of wekelijks registreert. Dit voorkomt dat je belangrijke details vergeet of moet teruggraven in je geheugen om uren van weken geleden te herinneren.
  ‍
• Wees duidelijk naar medewerkers: Gebruik een consistent systeem voor urenregistratie, zodat medewerkers precies weten wat van hen wordt verwacht. Dit maakt urenregistratie een vast onderdeel van hun werk en voorkomt verwarring.
  ‍
• Automatiseer en integreer: Door je urenregistratie te koppelen aan andere bedrijfssoftware, zoals boekhoudprogramma’s, kun je veel processen automatiseren. Dit bespaart tijd en voorkomt handmatige fouten. Lees meer over automatisering en integratie in deze blog.

‍

Veelgemaakte fouten en hoe deze te vermijden

Een goede urenregistratie kan lastig zijn, vooral als je niet let op de details. Veelgemaakte fouten kunnen leiden tot een onduidelijk overzicht en onjuiste rapportages. Hier lees je de meest voorkomende fouten en hoe je ze kunt voorkomen.
‍

• Te vage registraties: Uren zonder extra details maken het lastig om inzicht te krijgen. In TimeChimp kun je velden verplicht stellen, zodat het altijd duidelijk is waarvoor de uren zijn geschreven.
  ‍
• Vergeten uren in te vullen: Het kan gebeuren dat uren niet worden ingevoerd. Automatische notificaties herinneren medewerkers eraan om hun uren op tijd in te vullen.
  ‍
• Onvolledige registratie van activiteiten: Het is belangrijk om zowel facturabele als niet-facturabele uren te registreren. Dit zorgt voor een completer beeld van de productiviteit en nauwkeurigere rapportages.

‍

Conclusie

Met tools zoals TimeChimp wordt urenregistratie eenvoudig en overzichtelijk. Of je nu interne processen stroomlijnt of verantwoording aflegt aan de Belastingdienst, een goede urenregistratie legt de basis voor een betrouwbare administratie. Daarnaast geeft urenregistratie:
‍

• Inzicht in werkprocessen: Nauwkeurige urenregistratie helpt bij het verbeteren van je bedrijfsvoering.
  ‍
• Transparantie naar klanten: Het zorgt voor duidelijkheid en vertrouwen bij klanten.
  ‍
• Belastingvoordelen: Voor ondernemers die willen profiteren van belastingvoordelen (zoals de zelfstandigenaftrek) is een consistente urenregistratie essentieel om te voldoen aan het urencriterium van de Belastingdienst.

Benieuwd hoe TimeChimp jou kan helpen? Start vandaag nog een gratis proefperiode en ontdek de voordelen voor jouw organisatie.

‍

‍