In 6 Schritten zur smarten Urlaubsplanung für Unternehmen

Sommer, Sonne, Urlaubsplanung! Alle Unternehmen kennen es: Die Tage werden länger und schon startet die jährliche Diskussion unter Kollegen: Wer darf sich, wann wie lange freinehmen? Welche Regelungen müssen beachtet werden? Wer übernimmt die Vertretung und wie werden laufende Projekte von der Urlaubsplanung beeinflusst? Für Arbeitgeber ist eine gute Vorbereitung also essenziell, um Konflikte zu vermeiden.

Deshalb erklären wir dir genau, was du bei der Urlaubsplanung als Arbeitgeber beachten musst. Und anschließend zeigen wir dir, wie eine effiziente Urlaubsplanung für Unternehmen in 6 Schritten funktionieren kann. Los geht’s!

Urlaubsplanung: Was Arbeitgeber beachten müssen

Noch bevor du dir als Arbeitgeber Gedanken zur effizienten Urlaubsplanung machst, solltest du alle Rechte deiner Arbeitnehmer im Blick haben. Wir haben die häufigsten Fragen und Antworten zur Urlaubsplanung laut Arbeitsgesetz gesammelt:

Wann darf der Arbeitgeber Urlaub verplanen?

Das Arbeitsgesetz ist bei der Urlaubsplanung durch den Arbeitgeber klar auf der Arbeitnehmerseite. Grundsätzlich darfst du als Vorgesetzter den Zeitraum des Urlaubs festlegen, du muss davor aber immer nach den Wünschen des Arbeitnehmers fragen. Zusammenfassend ist die einseitige Urlaubsplanung also nur erlaubt, wenn der Beschäftigte zustimmt. Laut BAG darfst du auch nur ein Teil des verfügbaren Urlaubs einseitig verplanen.

Kann der Arbeitgeber Betriebsferien anordnen?

Auch beim Planen von Betriebsferien muss der Arbeitgeber die Wünsche seiner Belegschaft berücksichtigen und darf nicht den gesamten Urlaubsanspruch der Mitarbeiter verplanen. Es muss zudem einen zu rechtfertigenden Grund für die sogenannten Werksferien geben. Etwa, wenn ein Arzt Urlaub macht und seine Angestellten deswegen nichts zu tun haben. Eine beliebte Praxis sind auch saisonal bedingte Betriebsferien, beispielsweise zwischen den Feiertagen Ende Dezember. Zeitpunkt und Dauer müssen allerdings Anfang des Jahres bekannt gegeben werden und der Arbeitgeber muss gegebenenfalls den Betriebsrat bei der Entscheidung miteinbeziehen.

Wann darf der Arbeitgeber Urlaubswünsche ablehnen?

Gibt es betriebliche Gründe, wenn etwa viele im Team krank sind oder eine wichtige Deadline ansteht, muss der Arbeitgeber den Wünschen des Arbeitnehmers nicht nachkommen.

Haben Eltern automatisch Vorrang während der Schulferien?

Eltern mit schulpflichtigen Kindern haben laut Arbeitsgesetz bei der Urlaubsplanung im Unternehmen Vorrang, aber nicht automatisch. Hier musst du als Arbeitgeber selbst abwägen, ob sich deine Mitarbeiter alle gleichzeitig freinehmen können, oder du stattdessen die Vorrang-Regel für Eltern anwendest.

Dürfen Mitarbeiter Urlaubstage ins nächste Jahr mitnehmen?

Laut § 7 Absatz 3 im Bundesurlaubsgesetz müssen Mitarbeiter ihren gesamten Urlaub im aktuellen Jahr verbrauchen. Wenn du als Arbeitgeber deine Zustimmung gibst, kannst du aber auch eine andere Absprache mit deinen Angestellten machen. Außerdem kann das Mitnehmen von Urlaubstagen auch durch betriebliche oder persönliche Gründe gerechtfertigt werden.

Kann genehmigter Urlaub nachträglich wieder gestrichen werden?

Hast du die Urlaubsplanung deines Arbeitnehmers bereits genehmigt, kannst du deine Genehmigung als Arbeitgeber nur in absoluten Ausnahmefällen wieder zurückziehen. Eventuell anfallende Stornokosten müssen dann vom Unternehmen übernommen werden.

Kann ich als Arbeitgeber meine Mitarbeiter aus dem Urlaub zurückholen?

Ganz klar: Nein. Selbst wenn du dies zuvor mit deinem Mitarbeiter absprichst, hat diese Vereinbarung keine rechtliche Wirksamkeit.

Schritt für Schritt zur effizienten Urlaubsplanung im Unternehmen

1. Zentrales Urlaubsplanungssystem einführen
   Verabschiede dich von Excel-Tabellen für die Urlaubsplanung im Unternehmen uns erst recht von einem analogen Kalender! Die Spreadsheets lassen datenschutztechnisch bestenfalls zu wünschen übrig und beim Urlaubskalender in der Betriebsküche ist Chaos selbst in kleinen Teams vorprogrammiert. Setze stattdessen auf digitale Urlaubsverwaltung mit einer geeigneten Software. Im besten Fall kombinierst du hier Zeiterfassung mit Urlaubsplanung in einem Tool und verwendest die zusätzlichen Funktionen für klare Genehmigungsprozesse bei eingehenden Urlaubsanträgen. So können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten sowie Urlaubstage erfassen und haben immer selbst im Blick, wie viel sie sich noch freinehmen können.
2. Regeln festlegen
   Kommuniziere alle internen Regelungen für die Urlaubsplanung im Unternehmen an deine Mitarbeiter. Am besten hältst du die Richtlinien in einem allgemeinen Handbuch für deine Angestellten fest und verweist regelmäßig darauf. Mach dir etwa Gedanken dazu, wer für die Genehmigung von Urlaubsanträgen verantwortlich ist. Und ob der Antrag über die Software ausreicht, oder ob vorab eine mündliche Absprache mit dem Vorgesetzten nötig ist. Kläre ebenfalls, wie du Abwesenheitsnotizen oder Vertretungen regeln möchtest. Aber wie viele Mitarbeiter dürfen gleichzeitig Urlaub nehmen? Eine Faustregel dafür lautet, dass pro 8 Mitarbeitern in Vollzeit maximal ein Vollzeitäquivalent (kurz VÄZ oder FTE) im Urlaub sein darf. Je nach Auftragslage und Unternehmensstruktur kannst du natürlich von dieser Regel abweichen.
3. Unternehmensziele und Projektplanung abstimmen
   Eine chaotische Urlaubsplanung im Unternehmen gefährdet den Erfolg von Projekten und Geschäftszielen. Stelle sicher, dass deine Belegschaft früh genug über Schlüsselperioden und anstehende Projekte informiert wird. Lege außerdem fest, dass Personen mit kritischen Rollen die Urlaubsplanung so früh wie möglich erledigen und entsprechende Vorbereitungen für die Zeit, in der sie abwesend sind, treffen. Das betrifft etwa Manager oder Personen, die allein für einen Kernbereich des Geschäfts zuständig sind. Generell schadet es nicht, deine Mitarbeiter zur frühzeitigen Urlaubsplanung zu ermutigen. Das Prinzip „wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ reicht in der Regel als Anreiz. Du willst eine Frist für die Urlaubsplanung einführen? Das kann funktionieren, deine Arbeitnehmer müssen sich aber nicht daran halten.
4. Raum für Flexibilität und Fairness schaffen
   Was tun, falls doch eine spontane Urlaubsanfrage kommt? Anstatt deine Mitarbeiter strikt abzuweisen oder Stress mit der Urlaubsplanung im Unternehmen zu bekommen, solltest du vorab Raum für Flexibilität schaffen. Wirf am Anfang des Jahres einen Blick auf den Kalender und sieh dir vergangenen Urlaubspläne deiner Mitarbeiter an. Wann sind saisonale Peaks? Wann finden Feiertage statt und ergeben sich daraus Brückentage, an denen sich deine Mitarbeiter eventuell freinehmen möchten? Nutze diese Informationen bei der Planung von Projekten und stelle, wenn nötig, saisonale Hilfskräfte für beliebte Zeitfenster in der Urlaubsplanung ein. Das verschafft dir genug Puffer, damit du eine spontane Urlaubsanfrage nicht automatisch ablehnen musst. Stattdessen kannst du dann die individuelle Situation beurteilen und versuchen, deine Ressourcenverteilung anzupassen. Ist die Anfrage trotzdem zu kurzfristig? Solange es sich nicht um einen dringenden persönlichen Grund handelt, kannst du auch einfach „nein“ sagen.
5. Planung von Vertretungen und Ressourcen
   Verschaffe dir einen Überblick zu den Schlüsselkompetenzen und Verantwortungsbereichen deiner Mitarbeiter. Damit kannst du einen Plan erstellen und festlegen, wer die zweite oder dritte verantwortliche Person für den jeweiligen Aufgabenbereich ist. Diese Mitarbeiter müssen sich bei der Urlaubsplanung anschließend absprechen, sodass sie einander vertreten können. In kleinen Unternehmen muss die Vertretung auch nicht zwingend von jemandem im selben Team übernommen werden. Ein Salesmanager kann etwa für eine Woche den telefonischen Kundenservice unterstützen und Notizen für den Kollegen im Support machen, während dieser im Urlaub ist. Wichtig bei dieser Lösung ist allerdings, dass die Ressourcen gut verteilt sind und alles ausreichend vorbereitet wird. Der Salesmanager kann vorab beispielsweise weniger Kundenmeetings einplanen, um neben dem Tagesgeschäft noch Zeit für seine Vertretungsaufgaben zu haben. Beachte allerdings, dass diese abteilungsübergreifende Vertretung wirklich nur kurzfristig gut geht.
6. Überprüfung und Optimierung des Urlaubsplanungsprozesses
   Die Urlaubssaison ist vorbei, aber es gab trotz aller Bemühungen einige Engpässe? Dann analysiere genau, was schiefgelaufen ist. Hole dir Feedback von deinen Mitarbeitern und gehe auf Verbesserungsvorschläge ein. So kannst du die Urlaubsplanung im Unternehmen basierend auf Erfahrungen laufend optimieren. Diese Prozessüberprüfung und Aktualisierung solltest du regelmäßig durchführen, etwa einmal im Jahr oder auch halbjährlich.

Fazit

Hier noch einmal das Wichtigste auf einen Blick:

• Behalte bei der Urlaubsplanung im Unternehmen immer die Rechte des Arbeitnehmers im Blick. Informiere dich gegebenenfalls bei deiner HR-Abteilung.
• Verschaffe dir einen Überblick zu saisonalen Peaks, anstehenden Projekten, Feiertagen sowie der Verteilung von Kompetenzen und Verantwortlichkeiten in deinem Team. So kannst du die Ressourcenverteilung als auch den Workload vorab anpassen und effiziente Regeln für die Urlaubsvertretung festlegen.
• Plane Puffer ein oder engagiere saisonale Hilfskräfte, um die Urlaubsplanung für deine Mitarbeiter flexibler gestalten zu können.
• Setze auf digitale Urlaubsverwaltung. In einem multifunktionalen Zeiterfassungstool mit integrierter Urlaubsplanung kannst du zudem auch klare Genehmigungsprozesse für erfasste Arbeitszeiten und Urlaubsanträge festlegen. So sorgst du für maximale Übersicht.

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