Freelancer einstellen als Unternehmen: Was ist zu beachten?

Die Bedeutung von Freelancern in der modernen Arbeitswelt hat in den letzten Jahren stetig zugenommen. Wenn du in deinem Unternehmen Freelancer einstellen willst oder darüber nachdenkst, sprechen einige gute Gründe dafür. Die Flexibilität, Expertise und frischen Ideen von freien Mitarbeitern können die Erfolgsquote deiner Projekte ordentlich ankurbeln. Dazu musst du allerdings wissen, wann das Einstellen eines Freelancers oder Freiberuflers Sinn ergibt und welche arbeitsrechtlichen Bedingungen gelten. In diesen Artikel erfährst du, wie du Freelancer einstellen und erfolgreich mit ihnen zusammenarbeiten kannst.

Inhalt:

1. Definitionen, Arbeitsrecht und Vorteile
2. Begriffserklärung: Freelancer vs. Freie Mitarbeiter vs. Freiberufler
3. Freie Mitarbeiter gegenüber Angestellten im Arbeitsrecht
4. Freelancer einstellen und Scheinselbstständigkeit
5. Freelance-Vertrag Checkliste
6. Tipps für die Zusammenarbeit mit Freelancern
7. Vorteile von Freelancern für Unternehmen zusammengefasst

Definitionen und Arbeitsrecht

Starten wir mit den Basics: Bevor du einen Freelancer einstellen kannst, solltest du alle wichtigen Infos parat haben. Hier findest du eine Zusammenfassung der Begriffserklärungen, Details zum Arbeitsrecht und den wichtigsten Unterschieden zwischen freien und fest angestellten Mitarbeitern.

Begriffserklärungen: Freelancer, Freier Mitarbeiter, Freiberufler & Co.

Rund um das Thema selbstständige Arbeit werden einige unterschiedliche Bezeichnungen verwendet. Was ist der Unterschied zwischen freien Mitarbeitern, Freiberuflern und Freelancern? Hier ein Überblick zu allen Definitionen:

• „Selbstständige“: Unter diesen Sammelbegriff fallen alle nicht angestellten Personen, die eine selbstständige Tätigkeit ausüben. Dabei wird zwischen Gewerbetreibenden und Freiberuflern unterschieden.
  Achtung: Freelancer bzw. freie Mitarbeiter sind eine gesonderte Gruppe!
• „Gewerbetreibender“: Laut Gewerbeordnung giltst du als Gewerbetreibender, wenn du Waren herstellst und verkaufst. Im Zweifelsfall entscheidet das Finanzamt, ob deine Selbstständigkeit freiberuflich oder gewerblich ist.
  Achtung: Gewerbetreibende müssen Gewerbesteuer zahlen!
• „Freiberufler“: Freiberufler führen sogenannte freie Tätigkeiten aus, in denen kein Warenaustausch stattfindet. Dazu zählen bestimmte Berufsgruppen, etwa Krankenpfleger, Ingenieure, Handwerker, Steuerberater, Journalisten oder Erzieher.
  Gut zu wissen: Freiberufler sind in der Regel von der Gewerbesteuer befreit. In manchen Berufsgruppen können aber Zusatzgebühren anfallen.
• „Freie Mitarbeiter“ bzw. „Freelancer“: Die Begriffe freier Mitarbeiter und Freelancer bedeuten dasselbe und werden oft synonym für Freiberufler verwendet. Aber wie bereits erklärt, gehören Freiberufler nur bestimmten Berufsgruppen an. Ein freiberuflicher Steuerberater kann etwa als Freelancer in einem Unternehmen tätig sein, aber nicht jeder Freelancer ist gleich ein Freiberufler. Für den Begriff „Freelancer“ gibt es keine so genaue Definition, in der Regel führen freie Mitarbeiter ihre Tätigkeiten aber zeitlich begrenzt und projektbezogen für mehrere Unternehmen aus. Meistens sind Freelancer in der Marketing-, Design- oder der Beratungsbranche tätig.
  Gut zu wissen: Freelancer dürfen maximal 83 Prozent ihres Einkommens von einem einzelnen Auftraggeber beziehen und sind von der Gewerbesteuer befreit.

Freie Mitarbeiter vs. Angestellte im Arbeitsrecht

Aus Sicht des Unternehmens unterscheiden sich freie Mitarbeitern und fest angestellte Mitarbeiter hauptsächlich in diesen vier Aspekten:

• Vergütung: Freelancer bekommen kein festes, regelmäßiges Gehalt. Als Unternehmen zahlst du also nur für die in Anspruch genommenen Leistungen.
• Sozialabgaben: Unternehmen müssen keine Sozialabgaben für Freelancer zahlen, diese werden vom freien Mitarbeiter selbst getragen.
• Kündigungsschutz: Ein freier Mitarbeiter ist nicht durch das Kündigungsschutzgesetz gesichert, wodurch weder Kündigungsfristen noch ein Recht auf Abfindung gelten. Das gilt allerdings nicht, wenn sich ein freier Mitarbeiter später als Scheinselbstständiger herausstellt. Dazu später mehr.
• Arbeitszeiten: Freie Mitarbeiter sind nicht an das Arbeitszeitgesetz gebunden und entscheiden selbst, wann und wie lange sie arbeiten. Das bedeutet allerdings auch, dass sie keine Zuschläge für Arbeit an Wochenenden oder Feiertagen erwarten können. Nur wenn Freelance selbst Mitarbeiter anstellen, müssen sie auf die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes achten.

Gegenüber fest angestellten Mitarbeitern bieten Freelancer also mehr Flexibilität und stellen ein geringes finanzielles Risiko für Unternehmen dar. Du kannst etwa freie Mitarbeiter einstellen, um temporäre Engpässe in deinem Team auszugleichen oder für das Outsourcing von fachspezifischen Aufgaben in einem Projekt. Feste Angestellte eignen sich hingegen besser für die langfristige Planung in deinem Unternehmen.

Freelancer einstellen vs. Scheinselbstständigkeit: Was ist zu beachten?

Du willst einen Freelancer einstellen, er soll aber voll an deine Weisungen gebunden sein? Stopp, in diesem Fall liegt eine sogenannte Scheinselbstständigkeit vor und das ist gesetzlich verboten.

Scheinselbstständigkeit der Definition nach beschreibt den Fall, dass ein Unternehmen aus formaler Sicht einen freien Mitarbeiter einstellt, diesen aber wie einen regulären Angestellten behandelt. Der angebliche Freelancer ist somit abhängig vom Arbeitgeber und kann etwa nicht selbst entscheiden, wann er arbeitet oder übernimmt die exakt gleichen Aufgaben wie ein Festangestellter.

Das Problem dabei ist klar: Das Unternehmen muss sich weder an Kündigungsfristen noch an das Arbeitszeitgesetz halten und muss nicht für Sozialleistungen aufkommen. Oft werden im Freelance-Vertrag sogar Stundensätze festgelegt, die wesentlich niedriger als der Stundenlohn eines festangestellten Mitarbeiters sind. Der Freelancer ist somit klar im Nachteil. Allerdings tragen beide Parteien tragen die Verantwortung dafür, eine Scheinselbstständigkeit zu vermeiden.

Freelance-Vertrag Checkliste

Bevor du in deinem Unternehmen Freelancer einstellen kannst, musst du bei der Vertragsgestaltung einige rechtliche Aspekte beachten. Stelle außerdem sicher, dass du im Freelance-Vertrag alle wichtigen Details für die Zusammenarbeit und die Zeit danach festhältst.

Beachte auch, dass zwischen Werkverträgen und Dienstverträgen unterschieden wird. Dein Freelancer wird über einen Werkvertrag eingestellt, wenn er für die Herstellung eines Werks verantwortlich ist. Dabei kann es sich z.B. um eine Software, die Übersetzung eines Romans, die Fertigstellung eines Bauwerks oder einer Webseite handeln. Beim Dienstvertrag hingegen leistet der freie Mitarbeiter einen bestimmten Dienst, z.B. als Berater oder Tutor.

Checkliste für das Erstellen eines Freelance-Vertrags:

• Name und Anschrift des Auftraggebers sowie des Freelancers (= Auftragnehmer)
• Vertragsgegenstand: Beschreibung des Projekts bzw. vereinbarten Arbeitsumfangs
• Vertragsbeginn + Laufzeit bei Dienstverträgen / Datum der Fertigstellung bei Werkverträgen
• Vergütungsmodell: Lege fest, ob du deinen Freelancer auf Projektbasis, mittels Stundensatz oder Pauschal vergütest und wie hoch das Honorar ausfällt. Beachte dabei auch Faktoren wie Expertise, Erfahrung und Komplexität des Projekts.
• Zahlungsbedingungen und Rechnungsart: Zeitpunkt der Auszahlung, Abrechnung durch Freelancer oder Self-Billing durch den Auftraggeber.
• Eventuelle Kostenerstattungen
• Haftungsfragen und Gewährleistung: Kläre genau, inwiefern der Freelancer für den Erfolg des Projekts und die Qualität der erbrachten Leistung haften. Vertragsstrafen können als Abschreckung bei Vertragsbrüchen dienen und rechtliche Konsequenzen müssen klar definiert sein.
• Arbeitsrechtliche und soziale Absicherung von Freelancern: Unternehmen sollten sicherstellen, dass Freelancer ihre rechtlichen Rechte und sozialen Absicherungen erhalten, auch wenn sie nicht fest angestellt sind.
• Wettbewerb: Natürlich darf dein Freelancer für andere Unternehmen arbeiten, aber stelle klar, ob das auch für deine Konkurrenten gilt.
• Geistiges Eigentum und Nutzungsrechte: Halte fest, wer als Urheber des Werks gilt. Bleibt das Recht beim Freelancer, übergibt er sein geistiges Eigentum oder erwirbt dein Unternehmen nur die Nutzungsrechte?
• Vertraulichkeit und Datenschutz: Unternehmen sollten sicherstellen, dass Freelancer vertrauliche Informationen sicher behandeln. Dazu gehören neben Kundendaten auch betriebliche Informationen, die der Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Kläre im Vertrag auch über die Datenschutzrichtlinien deines Unternehmens auf.

Tipps für die Zusammenarbeit mit Freelancern

Das Einstellen eines Freelancers allein garantiert noch keinen Erfolg. Eine gute Zusammenarbeit mit freien Mitarbeitern beginnt bei der Kommunikation. Doch auch beim Projektmanagement und -Controlling sowie dem Offboarding kannst du Maßnahmen setzen, um den Projekterfolg zu sichern. Hier einige Tipps, wie du deine Zusammenarbeit mit Freelancern optimierst:

• Kommunikation mit Freelancern
• Kommuniziere deine Erwartungen noch bevor du deinen Freelancer einstellst und definiere klar, wann das Projekt für dich als erfolgreich gilt.
• Nutze Tools für die virtuelle Zusammenarbeit. Am wichtigsten sind Systeme für Zeiterfassung, Projektmanagement und den Nachrichtenaustausch.
• Plane ein detailliertes Onboarding für deine freien Mitarbeiter und stelle sicher, dass sie Zugriff auf alle wichtigen Daten und Dokumente haben.
• Projektmanagement und -controlling mit Freelancern
• Erstelle eine detaillierte Projektplanung mit Zeitleisten und Meilensteinen und weise direkt allen Beteiligten die richtigen Aufgaben über dein Projektmanagement-Tool zu.
• Nutze eine Software für Zeiterfassung und schule deinen freien Mitarbeiter im Umgang mit deinem Aufgabenmanagement-Tool. Die beste Lösung, ist ein Programm, dass beide Elemente miteinander kombiniert. So hast du volle Einsicht in die Arbeitsleistung deines Freelancers.
• Halte regelmäßige Check-in-Meetings mit deinem freien Mitarbeiter ab, um den Projektfortschritt zu besprechen. Nutze hier auch die Berichte und Data-Dashboards aus deinem Zeit- und Projektmanagement-Tool, um die Produktivität zu bewerten.
• Abrechnung mit Freelancern und Offboarding
• Nutze die Zeiterfassung für eine einfache Abrechnung auf Basis von Stundensätzen. Intelligente Tools für Projektzeiterfassung ermöglichen die Verknüpfung von Aufgaben mit Stundensätzen, wodurch du schnell und einfach die tatsächlichen Arbeitskosten des Freelancers berechnen kannst.
• Du hast mehrere Freelancer eingestellt? Vereinfache die Rechnungsstellung, indem du das Gutschriftsverfahren (oder Self-Billing) zur Abrechnung verwendest. Indem du als Auftragnehmer selbst die Rechnung erstellst, kannst du alle Leistungen und anfallenden Kosten vorab kontrollieren und einheitliche Abrechnungen für alle freien Mitarbeiter durchführen. So musst du dich nicht mit falschen oder undurchsichtigen Rechnungen von vielen verschiedenen Freelancern herumschlagen und erleichterst die Arbeit deines Buchhalters.
• Plane im Offboarding-Prozess nicht nur die Übergabe des fertiggestellten Werks, sondern stelle auch sicher, dass der Freelancer etwa sensible Dokumente wieder herausgibt. Kontrolliere zudem, ob dein freier Mitarbeiter nach dem Projektabschluss aus allen Kommunikationsprozessen entfernt wurde und er noch Zugang zu internen Datenbanken oder Programmen hat.

Vorteile von Freelancern für Unternehmen zusammengefasst

Wenn du freie Mitarbeiter oder Freelancer einstellen willst, kannst du von vielen Vorteilen profitieren:

• Flexibilität und Skalierbarkeit: Du kannst bei Bedarf schnell und einfach auf Freelancer zurückgreifen, um deinen Personalbedarf zu decken. Diese Flexibilität ist vor allem nützlich, wenn sich ein Projektumfang unvorhergesehen ändert und du schnelle Unterstützung brauchst.
• Spezialisierte Fähigkeiten: Freelancer sind oft hoch spezialisierte Experten auf ihrem Gebiet. Wer freie Mitarbeiter einstellen will, kann von ihren gezielten Kenntnissen und Erfahrungen profitieren.
• Kostenersparnis: Fest angestellte Mitarbeiter gehen mit langfristigen Gehaltsverpflichtungen und Sozialleistungen einher. Für einen begrenzten Zeitraum Freiberufler einzustellen stellt also ein geringeres finanzielles Risiko dar, auch weil du die Zusammenarbeit einfach und schnell beenden kannst.
• Frischer Wind: Dank der Expertise der Freelancer, die für viele verschiedene Unternehmen arbeiten, kommt frischer Wind in dein Unternehmen. Erfahrene Freiberufler bringen wertvolle Einsichten und mit, die etwa bei der Ideenfindung und kreativen Problemlösung helfen können.

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