Was hat TimeChimp Infi erreicht?
TimeChimp hat Infi mehrere Vorteile gebracht, indem es seine betrieblichen Prozesse rationalisiert und den Einblick in die Geschäftsleistung verbessert hat. Ein paar wichtige Punkte sind:
- Verbesserter Arbeitsablauf durch API. Dank der API von TimeChimp kann Infi maßgeschneiderte Integrationen entwickeln, die ihren spezifischen Anforderungen entsprechen. Dies macht TimeChimp flexibler und hilft Infi, unser Tool richtig an ihre Geschäftsprozesse anzupassen.
- Sparen Sie Zeit, indem Sie effizient arbeiten. TimeChimp hilft Infi, durch Zeiterfassung und Abrechnung in einem System Zeit zu sparen. Manuelle Prozesse sind automatisiert, was eine effizientere Zeitnutzung und eine schnellere Abrechnung gewährleistet.
- Einblick in die Geschäftsleistung mithilfe von Dashboards. Dank der Übersichts- und Dashboard-Funktionen von Timechimp hat Infi jetzt einen besseren Einblick in die wichtigsten KPIs. Sie können relevante Daten schnell analysieren, was zu fundierteren Entscheidungen und einer optimierten Geschäftsleistung führt.
Das Problem
Infi entwickelt maßgeschneiderte Software für Kunden, bei denen es darauf ankommt, Wirkung zu erzielen. Jeroen „Im Grunde sind wir eine einstündige Fabrik: Wir leben von Stunden.“ Susanne, Finanzdirektorin bei Infi: „80% unseres Umsatzes stammen aus Stunden, daher ist ein gutes Zeiterfassungssystem für uns unerlässlich. Wir können ohne es nicht leben.“
„80% unseres Umsatzes stammen aus Stunden, daher ist ein gutes Zeiterfassungssystem für uns unerlässlich. Ohne es können wir nicht leben.“
Vor der Umstellung auf TimeChimp im Jahr 2019 verwendete Infi ein eigenes Zeiterfassungssystem. Jeroen: „Unser eigenes System hatte auch seine Grenzen. Wir wollten zum Beispiel ein System, das die Abrechnung unserer Filialen besser versteht und es den Projektmanagern ermöglicht, die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden pro Projekt besser zu verstehen.“ Susanne „Unser Büro in Amsterdam war das erste, das auf TimeChimp umgestellt hat, während der Rest noch mit unserem selbst entwickelten Zeiterfassungssystem funktionierte. Dies führte letztendlich zu Problemen, hauptsächlich weil wir viel zusammenarbeiten und Mitarbeiter zwischen den Standorten ausleihen. Den Überblick über diese geliehenen Stunden zu behalten, war fehleranfällig und sah für die Kunden unprofessionell aus, da wir unterschiedliche Stundenexporte verwendeten. Um diesen Prozess zu verbessern und effizienter zu gestalten, haben wir beschlossen, ihn zu professionalisieren. Angesichts der entscheidenden Bedeutung der Zeiterfassung für unser Unternehmen war es unerlässlich, dieses System optimal einzurichten.“
Das Ziel für Infi war klar: Infi war auf der Suche nach einem System, das es einfacher machen sollte, sich unter anderem einen Überblick über die branchenübergreifende Abrechnung und das Projektmanagement zu verschaffen.
Die Lösung
2019 entschied sich Infi für TimeChimp. Sie waren mit der Benutzerfreundlichkeit sehr zufrieden, wollten das System jedoch noch besser an ihre Bedürfnisse anpassen. Jeroen: „Wir wollten dieses Problem lösen, indem wir die TimeChimp-API verwenden und Labels intelligent verwenden. Deshalb haben wir TimeChimp nach unseren eigenen Wünschen und Bedürfnissen erweitert, sodass es jetzt perfekt zu uns passt. Über die API rufen wir beispielsweise Berichte für die verschiedenen Filialen ab und erstellen automatisch Rechnungen, die zwischen den Filialen versendet werden.“ Die TimeChimp-API bietet umfangreiche Integrations- und Automatisierungsmöglichkeiten. Dadurch können Unternehmen wie Infi bestimmte Prozesse effizient anpassen und optimieren. Jeroen über die API-Verbindung: „Ich kann sagen, dass wir die API-Funktionalität von TimeChimp hauptsächlich nutzen.“
„Dank der API von TimeChimp waren wir in der Lage, maßgeschneiderte Lösungen rund um das Tool zu entwickeln. Dadurch haben wir jetzt ein Zeiterfassungssystem, das perfekt zu uns passt.“
Susanne betont: „Für mich sind die wichtigsten Funktionen von TimeChimp die Abrechnung und das Übersichtsmodul. Im Übersichtsmodul ist es sehr einfach, genau zu erfahren, was ein Mitarbeiter getan hat. Anhand der selbst änderbaren Ansichten auf der HRM-Seite kann ich leicht erkennen, ob Mitarbeiter alle ihre Stunden geschrieben haben. Praktisch ist, dass wir in TimeChimp unsere eigenen Vorlagen für die Daten erstellen können, die wir auf einer Rechnung sehen möchten. Ich habe jetzt drei Rechnungsvorlagen erstellt, eine für jede Filiale. Auf diese Weise kann ich bei der Abrechnung problemlos zwischen den verschiedenen Standorten wechseln.“
Jeroen fügt hinzu: „Unsere Softwarelandschaft ist jetzt sehr einfach. TimeChimp ist eines der wichtigsten Systeme, in dem wir den Großteil unseres Umsatzes verwalten. Wir behalten hier den Überblick über unsere Stunden und stellen dort unsere Rechnungen aus. Diese Rechnungen gehen dann über Basecone an Exact.“
Das Ergebnis
Susanne beschreibt die Implementierung von TimeChimp wie folgt: „TimeChimp hat alles an einem Ort vereint, wie Zeiterfassung, Reiseregistrierung und Reklamationen. Auf Knopfdruck exportieren wir die Reisekilometer pro Monat. In Kombination mit unserem Tool ist das Deklarieren zu einem Kinderspiel geworden. TimeChimp spart uns viel Zeit bei der Rechnungsstellung. Die Rechnungsstellung ist jetzt mit wenigen Klicks erledigt, und dank der zugänglichen API konnten wir sicherstellen, dass auch die filialübergreifende Abrechnung auf dieselbe Weise erfolgt.“
„Auf Knopfdruck exportieren wir die Reisekilometer pro Monat. In Kombination mit unserem Tool ist das Deklarieren zu einem Kinderspiel geworden. TimeChimp spart uns viel Zeit bei der Rechnungsstellung.“
Jeroen und Susanne gaben auch an, eine Browsererweiterung entwickelt zu haben. Auf diese Weise können Mitarbeiter auf dem Registrierungsbildschirm leicht erkennen, wie abrechnungsfähig sie sind. Basierend auf diesen Informationen erhalten wir einen Einblick in die Produktivität der Mitarbeiter und können uns entsprechend anpassen. Jeroen fügt hinzu: „Mit TimeChimp sparen wir ein paar Tage im Monat an Finanzverwaltung ein. Das spart also Echtzeit. Darüber hinaus zeigen wir die Finanzergebnisse unseres Unternehmens in unserem Büro. Um diese Bildschirme zu ermöglichen, verwenden wir die TimeChimp-API. An allen Standorten sehen wir den wöchentlichen Umsatz, wir erhalten eine Schätzung der Kosten und wir sehen die realisierte Marge. Darüber hinaus haben wir mit der TimeChimp-API eine Funktion in das Tool eingebaut, um Deklarationen und Reisen automatisch einzureichen.“
Susanne fasst TimeChimp zusammen: „Alles an einem Ort, organisiert und effizient.“
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