10 fouten die (bijna) iedereen maakt in urenregistratie (+ oplossingen)

Urenregistratie lijkt simpel: uren invullen en klaar. Toch maken veel mensen dezelfde fouten, met stress en financiële gevolgen als resultaat. In deze blog ontdek je de 10 grootste valkuilen én tips om ze te vermijden.

1. Te laat je uren invullen

“Die uren vul ik later wel in,” denken we allemaal weleens. Maar “later” verandert vaak in dagen of weken, en je geheugen werkt dan niet meer mee. Dit leidt tot onnauwkeurige registraties, frustratie en onnodig herstelwerk.
‍

Waarom dit een probleem is:
‍

• Onnauwkeurigheid: Fouten in facturatie en rapportages.
• Tijdverlies: Achteraf alles reconstrueren kost meer tijd.
• Inkomstenverlies: Onvolledige registraties missen facturen.

‍

💡 Tip: Plan een vast moment in je dag om je uren bij te houden. Zo blijft het actueel en bespaar je jezelf veel gedoe.
‍

2. Overdrijven of onderschatten van je uren

Het lijkt onschuldig, maar je uren te hoog (“Ik was hier vast 6 uur mee bezig”) of te laag inschatten kan voor grote problemen zorgen. Overdrijving maakt je facturen onbetrouwbaar, terwijl onderschatting betekent dat je gratis werkt en tijd weggeeft.
‍

Waar dit toe leidt:
‍

• Onbetrouwbare facturen: Klanten vertrouwen minder op je uren.
• Inkomstenverlies: Onderschatte uren betekenen minder facturatie.
• Verspilde tijd: Extra werk om achteraf uren te corrigeren.
  ‍

💡Tip: Gebruik een tool die je tijd automatisch bijhoudt. Daarmee hoef je niet te gokken en werk je met concrete cijfers. In deze blog lees je meer over automatische en digitale urenregistratie.
‍

3. Vergeten kleine taken te registreren

Een snel e-mailtje of een kort telefoontje lijkt onbelangrijk, maar kleine taken tellen sneller op dan je denkt. Als je deze klusjes vergeet te registreren, werk je ongemerkt meer uren dan je bijhoudt – en geef je tijd weg die je niet kunt factureren.
‍

Waar dit toe leidt:

• Onvolledige facturatie: Klein werk dat optelt, blijft onbetaald.
• Onzichtbare werkdruk: Je werkt meer dan je cijfers laten zien.
• Minder inzicht: Je weet niet waar je tijd écht aan opgaat.
  ‍

💡 Tip: Registreer alle taken, hoe klein het ook lijkt.  Tools die je taken automatisch tracken, kunnen jou hierbij helpen. Zo blijf je volledig, werk je nauwkeuriger en weet je zeker dat alle tijd meetelt.
‍

4. Geen onderscheid maken tussen soorten uren

‍

‍

Niet alle uren zijn hetzelfde. Declarabele uren, interne vergaderingen en administratieve taken hebben elk hun eigen impact. Als je alles op één hoop gooit, mis je belangrijke inzichten en loop je kans om inefficiënt te werken.
‍

Waar dit toe leidt:
‍

• Gebrek aan inzicht: Je ziet niet hoeveel tijd naar klanten of randzaken gaat.
• Minder efficiëntie: Je kunt je tijd niet optimaal indelen of prioriteren.
• Onbetrouwbare rapportages: Onjuiste urenverdeling maakt rapportages onvolledig.

Door je uren te categoriseren, krijg je een helder overzicht: hoeveel tijd besteed je aan klanten? Hoeveel gaat er naar randzaken? Deze inzichten helpen je efficiënter te werken en je prioriteiten te stellen.
‍

📚Lees deze blog als je meer wil weten over het verschil tussen declarabiliteit en productiviteit?

‍

‍

5. Geen pauzes registreren

Even snel lunchen achter je bureau of een koffiepauze overslaan? Het lijkt alsof je non-stop werkt, maar dat is vaak niet het geval. Niet geregistreerde pauzes zorgen voor onnauwkeurige uren en kunnen je werkdag schever laten lijken dan het is.
‍

Waar dit toe leidt:

• Onnauwkeurige uren: Je cijfers kloppen niet met de werkelijkheid.
• Onjuiste werkdruk: Het lijkt alsof je meer werkt dan je doet.
• Langetermijnstress: Geen pauzes nemen schaadt je gezondheid.

Als je pauzes niet registreert, kunnen je uren onnauwkeurig worden. Ook kan het lijken alsof je harder werkt dan je eigenlijk doet, wat op de langetermijnstress oplevert. Neem je pauzes én registreer ze. Het is niet alleen eerlijk, maar ook gezond.
‍

6. Gebruik maken van verouderde systemen

Werk jij nog met pen en papier of een ingewikkeld Excel-bestand? Dan maak je sneller fouten en ben je onnodig veel tijd kwijt. Moderne urenregistratie-tools maken het proces eenvoudiger, besparen tijd en voorkomen fouten.
‍

Gevolgen van verouderde systemen:
‍

• Meer fouten: Handmatige processen vergroten de kans op vergissingen.
• Tijdverlies: Administratie duurt langer dan nodig.
• Inefficiënt werken: Je mist slimme automatiseringen.

‍
📚 Meer weten? Lees hier hoe digitale tools je bedrijf kunnen helpen.
‍

7. Uren niet koppelen aan boekhoudsystemen

Veel bedrijven registreren hun uren, maar koppelen deze niet aan hun boekhoudsysteem. Dit maakt het proces omslachtig en minder efficiënt. Een koppeling biedt echter veel voordelen.
‍

Wat een koppeling oplevert:

• Tijd besparen: Geregistreerde uren worden automatisch gekoppeld aan de juiste grootboekrekeningen.
• Minder fouten: Handmatige invoer verdwijnt, wat zorgt voor een nauwkeurige administratie.
• Sneller factureren: Zet uren direct om in gedetailleerde en foutloze facturen.
  ‍

💡 Tip: Door je urenregistratietool te koppelen aan je boekhoudsysteem werk je efficiënter, krijg je direct inzicht in je cijfers en houd je je administratie altijd up-to-date.

8. Je uren niet inzichtelijk maken

Je uren registreren is stap één. Maar als je niets met die gegevens doet, mis je een kans om slimmer te werken. Inzicht in je uren helpt je zien waar je tijd écht naartoe gaat. Besteed je teveel tijd aan onproductieve taken? Of kan iets efficiënter? Door je uren te analyseren, ontdek je kansen voor verbetering en groei. Bovendien voldoen goed bijgehouden uren aan de eisen van de Belastingdienst.
‍

📚 In deze blog lees je meer over de regels over urenregistratie van de Belastingdienst?
‍

Koppel jouw urenregistratie aan Power BI**

Wil je nóg meer uit je urenregistratie halen? Koppel je gegevens met Power BI. Met Power BI visualiseer je jouw data in overzichtelijke dashboards en grafieken. Zo zie je in één oogopslag hoe tijd wordt besteed, waar knelpunten liggen en welke processen je kunt optimaliseren. Dit helpt je niet alleen om slimmer te werken, maar ook om strategische beslissingen te nemen die bijdragen aan de groei van je bedrijf.

9. Geen duidelijke afspraken binnen je organisatie

Een goed urenregistratie proces begint bij duidelijke afspraken. Zorg ervoor dat iedereen binnen de organisatie begrijpt waarom urenregistratie belangrijk is en wat er van hen wordt verwacht.
‍

Communiceer duidelijk richting je team

Leg vast welke taken geregistreerd moeten worden, hoe gedetailleerd de beschrijvingen moeten zijn en wanneer de uren uiterlijk ingevoerd moeten zijn (bijvoorbeeld dagelijks of wekelijks). Maak ook afspraken over het gebruik van tools: wie is verantwoordelijk voor het bijhouden, goedkeuren en controleren van de geregistreerde uren?
‍

Voorkom verwarring en fouten

Door deze richtlijnen helder te communiceren en vast te leggen, voorkom je verwarring, vermijd je fouten en creëer je een consistente werkwijze binnen je team. Een korte handleiding of training kan hierbij helpen om iedereen op één lijn te krijgen.

10. Geen gebruik maken van een mobiele app

Waarom zou je wachten tot je achter je computer zit om je uren te registreren? Met een mobiele app kun je altijd en overal je tijd bijhouden. Of je nu onderweg bent naar een klant, op locatie werkt of thuis nog even een taak afrondt, een app maakt urenregistratie direct toegankelijk.
‍

Een goede mobiele app zorgt ervoor dat je niets meer vergeet. Je kunt met een paar tikken taken invoeren, activiteiten koppelen aan projecten en zelfs timers starten voor real-time registratie.

Conclusie

Urenregistratie hoeft geen hoofdpijndossier te zijn. Door deze fouten te herkennen (en te vermijden) wordt je proces simpeler, sneller en accurater. Met de juiste tools en een paar slimme gewoontes haal jij het maximale uit je urenregistratie.

‍

Probeer hier 14 dagen gratis!

‍