AI & automatisering vs. privacy: Wat is de rol van de werkgever?

Het is de ‘talk of the town’: AI en automatisering. Niemand weet nog precies wat deze technologie allemaal kan, maar iedereen voelt aan dat het een enorme impact gaat hebben in vele facetten van ons leven. In deze blog gaan we geen toekomstvoorstellingen doen en zullen ons beperken tot de werkvloer. We zoeken het antwoord op de vraag: Hoe kunnen werkgevers AI en automatisering implementeren en tegelijkertijd rekening houden met de zorgen over privacy?

Wat is AI, automatisering en privacy?

Laten we beginnen met een korte opsomming van de begrippen AI, automatisering en privacy.

Automatisering:

• Gebruik van technologie om taken en processen te versnellen.
• Gericht op het efficiënter uitvoeren van repetitieve taken.
• Vermindert of elimineert menselijke tussenkomst in een werkproces.
• Maakt gebruik van geprogrammeerde regels en elkaar opvolgende instructies.

AI of kunstmatige intelligentie:

• Ontwikkeling van computersystemen met intelligent gedrag.
• In staat om taken uit te voeren die menselijke intelligentie vereisen.
• Gebruikt geavanceerde algoritmen en technieken zoals ‘machine learning’ en ‘deep learning’.
• Analyseert gegevens, herkent patronen en neemt beslissingen.
• Kan leren van ervaringen en zichzelf voortdurend verbeteren.
• Kan taken slimmer en adaptiever maken dan traditionele automatisering.

Privacy:

• Het recht op privacy van het lichaam en de persoonlijke levenssfeer, inclusief de vrijheid om niet ongewenst bekeken, gevolgd of gestoord te worden.
• Het recht om te bepalen welke persoonlijke informatie wordt verzameld, hoe deze wordt gebruikt, opgeslagen en gedeeld door organisaties of individuen.
• Het recht op vertrouwelijkheid van communicatie, inclusief telefoongesprekken, e-mails, berichten en andere vormen van digitale communicatie.
• Het recht om persoonlijke informatie in te zien, te beheren en te controleren.

De kracht van AI en automatisering

Met de recente lancering van de nieuwste versie van ChatGPT en andere AI-tools, worden de grenzeloze mogelijkheden van deze technologie voor het grote publiek duidelijk. We worden verrast door de snelheid waarmee chatbots complexe teksten kunnen produceren, code kunnen genereren voor het bouwen van websites en beelden kunnen creëren op basis van tekstinvoer. AI en automatisering beloven meer efficiëntie, gemak en een verhoogde productiviteit.

Om dit alles mogelijk te maken, heeft AI een constante honger naar data. Het ‘consumeert’ 24/7 zonder dat het overgewicht krijgt. Wanneer het algoritme voldoende data heeft waarin het patronen kan herkennen, kan het betrouwbare analyses uitvoeren.

Deze ontwikkeling biedt enorme kansen om productieprocessen te optimaliseren, artsen te ondersteunen bij complexe diagnoses en marketeers te helpen bij het creëren van content.

Bedrijven kunnen met behulp van AI en verdere automatisering de knelpunten in workflows nog beter oplossen, of zelfs voorkomen. Dit stelt hen in staat om efficiënter te werken, kosten te verlagen en de algehele prestaties te verbeteren.

AI en automatisering wordt al ingezet voor het monitoren van de workflow. Het Rathenau Instituut doet al jaren onderzoek en stimuleert debat over de impact van wetenschap, technologie en innovatie op ons leven. Het instituut onderscheidt drie gebieden waarin werkgevers actief gebruik van innovatieve technologie:

1. Plannen en aannemen
2. Controleren en aansturen
3. Ondersteunen en ontwikkelen

AI en automatisering zal dus steeds vaker worden ingezet om de juiste kandidaat te vinden, het planningsproces te verbeteren, de productiviteit te analyseren en werknemers te helpen bij vinden de juiste opleidingstrajecten.

Welke zorgen over privacy zijn er?

Het is begrijpelijk dat er zorgen bestaan over AI en privacy. Het succes van AI en verdere automatisering is afhankelijk van het verzamelen van grote hoeveelheden data, wat wordt gezien als een van de nadelen van AI. Op de werkvloer zullen dus steeds meer gegevens van werknemers worden verzameld. Hoewel dit aanzienlijk bijdraagt aan het verbeteren van werkprocessen en al volop wordt gebruikt, zijn er enkele voorbeelden te noemen:

• Systemen die aanwezigheid en werktijden registreren.
• Gegevens van beveiligingscamera’s, slimme camera’s, toegangspoortjes en sensoren.
• Werkplekinstellingen via slimme gebouwen en smartphones, zoals stoelhoogte, verlichting, verwarming en/of koeling, en zelfs de koffievoorraad.
• Locatiegegevens die worden opgeslagen door telefoons, wearables of bedrijfsvoertuigen.
• Biometrische gegevens zoals irisscans of vingerafdrukken.
• Controle van e-mails, schermafbeeldingen om het gebruik van websites te controleren, toetsaanslagen, inactiviteit en printeractiviteit.

Als werkgever is het van essentieel belang om goed na te denken over hoe je deze technologieën, AI en verdere automatisering, integreert. Welke gegevens worden verzameld en waarom? Hoe neutraal zijn de AI-algoritmen die de gegevens analyseren? En welke invloed heeft dit op de werkcultuur? Het zijn belangrijke overwegingen om ervoor te zorgen dat privacybescherming en een gezonde werkomgeving in evenwicht worden gehouden.

Wat kan de werkgever doen om zorgen over privacy weg te nemen?

Om deze vraag te beantwoorden, komt het eigenlijk allemaal op hetzelfde neer: Wees transparant! Informeer werknemers wanneer je AI en automatisering inzet om bedrijfsprocessen te verbeteren. Verberg het niet in de kleine lettertjes van een contract, maar communiceer duidelijk welke gegevens je verzamelt en waarom. Door openheid te tonen, win je het vertrouwen van werknemers en zal de implementatie van AI en verdere automatisering niet als bedreigend worden ervaren. Bovendien zullen werknemers steeds meer de voordelen van AI en automatisering ervaren in hun dagelijkse werk. Volwassen gesprekken over waar je wel en niet technologie voor gebruikt, dragen alleen maar bij aan een positieve werksfeer.

Hieronder enkele belangrijke punten waar je als werkgever op moet letten:

1. Dataverzameling en -gebruik: Bij het implementeren van AI en automatisering worden er grote hoeveelheden gegevens verzameld, zoals prestaties van werknemers, gedragspatronen en persoonlijke informatie. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat de verzamelde data alleen worden gebruikt voor legitieme doeleinden en dat er passende maatregelen worden genomen om de gegevens te beschermen tegen oneigenlijke toegang of misbruik.
2. Transparantie en informatievoorziening: Als werkgever ben je transparant over welke gegevens worden verzameld, hoe ze worden gebruikt en met wie ze worden gedeeld. Werknemers moeten op de hoogte zijn van het privacybeleid ten aanzien van AI en automatisering. Om vertrouwen op te bouwen bij werknemers is het essentieel dat je open, eerlijk en regelmatig communiceert over privacykwesties. Daarnaast maak je de informatie makkelijk toegankelijk voor medewerkers.
3. Gegevensbeveiliging: Werkgevers zorgen dat de gegevens die worden verzameld en opgeslagen, adequaat worden beveiligd. Dit betekent het implementeren van technische en organisatorische maatregelen om ongeautoriseerde toegang, datalekken en andere beveiligingsrisico’s te voorkomen.
4. Algoritmische transparantie en bias: AI en automatisering zijn afhankelijk van algoritmen die beslissingen nemen op basis van data. Werkgevers communiceren transparant over deze algoritmes en bouwen voldoende waarborgen in om te voorkomen dat AI-systemen leiden tot ongelijke behandeling van werknemers.
5. Toestemming en controle: Werknemers geven toestemming voor het verzamelen en gebruiken van hun gegevens. Werkgevers zorgen dat werknemers controle houden over hun persoonlijke gegevens. Geeft werknemers bijvoorbeeld de mogelijkheid hun gegevens in te kijken, te corrigeren, toestemming in te trekken, of zelfs te verwijderen indien nodig.

Waarom zijn deze maatregelen juist goed voor werknemer en werkgever?

Hieronder hebben we enkele punten opgesomd waarom deze maatregelen een positief effect hebben op werknemers en werkgevers.

Vertrouwen en tevredenheid: Wanneer werkgevers privacy serieus nemen, creëert dit een sfeer van vertrouwen tussen werkgever en werknemer. Werknemers voelen zich gerespecteerd en gewaardeerd, wat hun tevredenheid verhoogt en hun betrokkenheid bij het werk vergroot.

Reputatie en imago: Organisaties die privacy hoog in het vaandel hebben staan, bouwen een positieve reputatie op bij werknemers en externe belanghebbenden. Dit is weer van belang bij het aantrekken en behouden van talentvolle medewerkers.

Productiviteit en focus: Werknemers die erop kunnen vertrouwen dat hun privacy wordt gerespecteerd, voelen ze zich meer op hun gemak en kunnen zich beter concentreren op hun werk. Ze hoeven zich geen zorgen te maken over ongewenste monitoring, surveillance of oneerlijke beoordelingen.

AI, automatisering en de wet

De opkomst van AI en automatisering heeft geleid tot groeiende bezorgdheid over privacy, wat beleidsmakers wereldwijd dwingt om actie te ondernemen. Recentelijk heeft het Europese Parlement de eerste AI-act aangenomen, hoewel de wet nog niet van kracht is en verdere discussies en onderhandelingen tussen lidstaten nodig zijn voordat een akkoord wordt bereikt. Met deze ontwikkelingen loopt de EU voorop als het gaat om regelgeving omtrent het gebruik van AI en automatisering.

De lidstaten zijn nu in gesprek en willen dit jaar nog een akkoord bereiken. Daarna duurt het nog twee jaar voordat de wet in werking treedt. De EU loopt voorop wat betreft regelgeving voor het gebruik van AI en automatisering.

Conclusie, het sleutelwoord is: transparantie!

Privacy is niet alleen een belang van werknemers. Als werkgever wil je AI en verdere automatisering zonder weerstand implementeren om bijvoorbeeld je bedrijfsprocessen verder te optimaliseren. Het is belangrijk om open en transparant te communiceren over de gegevens die je van werknemers verzamelt en hoe je ermee omgaat. Dit geeft rust en vertrouwen bij medewerkers en versterkt zelfs het imago van je bedrijf als professionele organisatie. En dat maakt je bedrijf weer aantrekkelijk voor potentiële nieuwe talenten.

Een voorbeeld van privacyvriendelijke automatisering binnen tijdregistratiesoftware is de TimeChimp Tracker. Hoewel het geen gebruik maakt van AI, automatiseert het wel het proces van tijdregistratie. De tracker registreert of iemand in een vergadering zit, een telefoongesprek voert, e-mails schrijft of werkt aan documenten voor klanten. Alle activiteiten worden vastgelegd in een digitaal logboek dat de medewerker aan het einde van de dag controleert en indient.

Deze tracker bespaart werknemers vooral veel tijd, omdat ze geen timers meer hoeven te gebruiken. Het is een goed voorbeeld van hoe automatisering het werkproces kan verbeteren, gegevens kan verzamelen en tegelijkertijd de privacy van werknemers kan beschermen, omdat:

• Alleen de medewerker de geregistreerde activiteiten ziet.
• De tool een speciaal filter gebruikt waarmee privéactiviteiten worden genegeerd.
• De werknemer de automatische urenregistratie zelf inschakelt.
• De werknemer bepaalt welke activiteiten in de urenregistratie komen.

Wil je weten hoe de TimeChimp Tracker werkt, vraag dan de opname aan van ons webinar ‘Automatisch uren tracken: het geheim achter slimmerwerken’.

Of begin vandaag nog met je gratis proefabonnement bij TimeChimp en vereenvoudig privacyvriendelijk het automatische registreren van gewerkte uren.