Alles, was Sie über E-Invoicing, UBL Invoicing und Peppol wissen müssen

Die elektronische Rechnungsstellung gewinnt rasant an Bedeutung, und die elektronische Rechnungsstellung spielt in der Geschäftswelt eine Schlüsselrolle. Aber was bedeutet das wirklich? Wie funktionieren UBL-Rechnungen und was ist Peppol?

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In diesem Blog tauchen wir in die Welt der elektronischen Rechnungsstellung ein und geben praktische Tipps und Beispiele, die Ihnen den Einstieg erleichtern.

E-Invoicing: Was ist das?

Eine digitale Rechnung ähnelt einer herkömmlichen Rechnung, enthält jedoch auch strukturierte Daten, die speziell für die automatische Verarbeitung entwickelt wurden. Diese Art von Rechnung kann direkt von der Software gelesen werden, wodurch der manuelle Aufwand minimiert wird. Ein PDF-Dokument gilt nicht als digitale Rechnung.
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Die Verwendung digitaler Rechnungen hat die folgenden Vorteile:
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• Schnellere Abrechnung: Der Vorgang ist schneller als das Senden einer PDF-Datei per E-Mail.
• Zuverlässigkeit: Digitale Rechnungen sind zuverlässiger zu verwenden.
• Einfachere Verwaltung: Der Abrechnungsprozess wird erheblich vereinfacht.
• Effiziente Verwaltung: Sie tragen zu einer besser organisierten Verwaltung bei.
• Schnellere Zahlungen: Aufgrund der Effizienz werden Zahlungen schneller verarbeitet.

Ist die elektronische Rechnungsstellung in den Niederlanden verpflichtend?

In vielen Ländern wurden spezielle Regeln für die elektronische Rechnungsstellung eingeführt. hier Sie können die neuesten Änderungen dieser Gesetzgebung in diesen verschiedenen Ländern lesen. Diese Regeln beschleunigen die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung und fördern die Umstellung auf digitale Lösungen.

Die elektronische Rechnungsstellung ist noch nicht für alle Unternehmen in den Niederlanden verpflichtend. Die elektronische Rechnungsstellung ist für Transaktionen mit der Regierung obligatorisch. Dies wird als elektronische B2G-Rechnungsstellung (Business-to-Government) bezeichnet.

Was sind UBL-Rechnungen?

UBL, oder Universal Business Language, ist ein standardisiertes Format, mit dem Rechnungen digital ausgetauscht werden können. Dies macht den gesamten Prozess effizienter und fehlerfreier. Anstatt Daten manuell erneut einzugeben, werden Systeme mit einem UBL-Rechnung lesen und verarbeiten Sie die Informationen direkt.

Warum zu UBL-Rechnungen wechseln?

Der große Vorteil von UBL-Rechnungen ist, dass sie einfach Zeit und Geld sparen. Stellen Sie sich vor: Wenn ein Lieferant eine UBL-Rechnung sendet, liest Ihre Software sie automatisch ein und alle Daten werden direkt in Ihr Buchhaltungssystem verarbeitet. Viele elektronische Rechnungsprogramme bieten Standardoptionen für die Generierung einer UBL-Rechnung.
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💡 Möchten Sie ein UBL-Rechnungsbeispiel sehen? Dann können Sie in Ihrer Software eine Testrechnung erstellen, um zu sehen, wie sie aussieht.

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So erstellen Sie eine UBL-Rechnung

Mit E-Invoicing-Software wie SAP Peppol können Sie den Abrechnungsprozess automatisieren und mühelos Standards einhalten. Zusätzlich zum Standard-PDF generiert die Software automatisch eine UBL-Rechnung als zusätzlichen Anhang, ideal für die automatisierte Verarbeitung.

Bitte beachten Sie, dass dieses UBL-Rechnungsformat die PDF-Rechnung nicht ersetzt, sondern als zusätzlicher Anhang dient.
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💡 Timechimp-Benutzer können Zeiteinträge über das Finanzmodul direkt in UBL-Rechnungen umwandeln. Das spart Zeit und verhindert Fehler.

Was ist Peppol und warum ist es wichtig?

Peppol ist einfach ein standardisiertes System für den Austausch von elektronischen Dokumenten. Peppol steht für Pan-European Public Procurement On-Line und gewinnt in der Welt der elektronischen Rechnungsstellung zunehmend an Bedeutung.

Wie funktioniert das Peppol-Netzwerk?

Das Peppol-Netzwerk stellt sicher, dass Unternehmen elektronische Dokumente wie Rechnungen einfach und sicher austauschen können. Eine Peppol-Rechnung entspricht internationalen Standards, sodass Sie problemlos mit Unternehmen in anderen Ländern zusammenarbeiten können. Die Verwendung von Peppol-Rechnungen ist besonders nützlich für Unternehmen, die international tätig sind.

Das Beste an Peppol ist, dass es zuverlässig ist. Mit Peppol E-Invoicing können Sie sicher sein, dass Ihre Rechnung beim richtigen Empfänger ankommt. Durch die Verwendung eindeutiger Identifikatoren werden Missverständnisse und Fehler vermieden. Kurz gesagt, das Peppol-Netzwerk macht die elektronische Rechnungsstellung effizienter und sicherer.

Warum auf Peppol E-Invoicing umsteigen?

Obwohl die elektronische Rechnungsstellung noch nicht für alle Unternehmen in den Niederlanden verpflichtend ist, nimmt die Akzeptanz rasant zu. Dies macht sich besonders im Umgang mit der Regierung bemerkbar.

Mit Peppol sind Sie für zukünftige Entwicklungen gut gerüstet. Zu den Vorteilen von Peppol gehören:

• Sicherer Versand: Rechnungen werden über ein standardisiertes und sicheres Netzwerk versendet.
• Internationale Normen: Rechnungen entsprechen den etablierten internationalen Standards und können problemlos bearbeitet werden.
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Unabhängig davon, ob Sie eine E-Invoicing-Lösung von SAP Peppol oder eine andere E-Invoicing-Software verwenden, stellen beide Systeme die Einhaltung dieser Standards sicher.

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SAP Peppol E-Invoicing bietet auch einzigartige Vorteile:

• Integration: Nahtlose Verbindung mit bestehenden Geschäftsprozessen dank SAP-Funktionalitäten.
• Effizienz: Die Kombination von Peppol- und SAP-Software optimiert den Abrechnungsprozess.

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Beispiel: Nehmen wir an, Sie senden eine elektronische Rechnung an einen internationalen Geschäftskunden. Dank der Standards innerhalb des Peppol-Netzwerks kann der Kunde die Rechnung problemlos bearbeiten, unabhängig vom verwendeten Buchhaltungssystem. Dies macht die Zusammenarbeit effizienter und minimiert Fehler, was Zeit und Geld spart.

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Was sind die Unterschiede zwischen Peppol- und UBL-Rechnungen?

Diese Tabelle gibt einen Überblick über die wichtigsten Unterschiede zwischen UBL und Peppol, zwei wesentlichen Elementen der elektronischen Rechnungsstellung. Während UBL das Datenformat ist, in dem Rechnungen strukturiert sind, spielt Peppol die Rolle des Netzwerks, das diese Rechnungen sicher und effizient versendet. Zusammen sorgen sie für einen zuverlässigen und optimierten Austausch von Rechnungen, sowohl auf nationaler als auch auf internationaler Ebene.

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Gesetzgebung in Bezug auf Peppol in Belgien

In Belgien wird die elektronische Rechnungsstellung nachdrücklich gefördert, wobei das Peppol-Netzwerk eine zentrale Rolle spielt.

Verpflichtungen zur öffentlichen Auftragsvergabe

• Seit 1. Januar 2022 Für die öffentliche Auftragsvergabe ist es zwingend erforderlich, Rechnungen elektronisch über Peppol einzureichen.
• Unternehmen, die mit der Regierung Geschäfte machen, müssen ihre Systeme an die E-Invoicing-Standards von Peppol anpassen.

Verpflichtungen des B2B-Sektors

• Von 1. Januar 2026 Die Verwendung von Peppol ist für alle Transaktionen zwischen Unternehmen obligatorisch.
• Für Unternehmen, die ausschließlich für Privatkunden arbeiten:
  • Keine Verpflichtung für ausgehende Rechnungen.
  • Es ist jedoch zwingend erforderlich, strukturierte elektronische Rechnungen von Lieferanten erhalten zu können.

Vorteile von Peppol E-Invoicing

• Effizientere Verwaltung: Unternehmen können ihre Verwaltung rationalisieren.
• Schnellere Zahlungen: Die elektronische Rechnungsstellung beschleunigt den Zahlungsvorgang.

Wählen Sie eine E-Invoicing-Software

Jetzt, da Sie wissen, was UBL-Rechnungen und Peppol sind, ist es an der Zeit, die richtigen Tools auszuwählen. Eine gute E-Invoicing-Software macht den Unterschied. Aber worauf sollten Sie achten?

Die Vorteile von E-Invoicing-Software

• Automatisierung: Eine gute E-Invoicing-Software nimmt Ihnen die Arbeit ab.
• UBL und Peppol: Egal, ob Sie eine UBL-Rechnung erstellen möchten oder eine E-Rechnung über das Peppol-Netzwerk versenden müssen, die Software kümmert sich für Sie darum.
• Integrationen: TimeChimp bietet Links zu Buchhaltungssystemen, die mit dem Peppol-Netzwerk verbunden sind.
• Effizienz: Rechnungen werden nach den neuesten Standards automatisch verarbeitet und geteilt.

Welche Software ist die richtige für Sie?

Die Wahl der richtigen E-Invoicing-Software kann eine Herausforderung sein, aber es ist unerlässlich, eine Lösung zu finden, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Hier sind Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit und branchenspezifischer Support wichtige Themen.

Wichtige Faktoren bei der Auswahl einer E-Invoicing-Software

1. Funktionsumfang: Wählen Sie Software, die Ihren Anforderungen entspricht, unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens.
2. Einfache Bedienung: Stellen Sie sicher, dass die Software einfach zu bedienen ist.

Unterstützung für elektronische Rechnungen von Peppol

• Wählen Sie eine Software, die die elektronische Rechnungsstellung von Peppol unterstützt.
• Stellen Sie sicher, dass die Software UBL-Rechnungen erstellen können, was für strukturierte elektronische Rechnungen unerlässlich ist.

Branchenspezifische Lösungen

• Es gibt E-Invoicing-Tools, die speziell für verschiedene Branchen entwickelt wurden:
  • Pflege: Für die Verwaltung in Krankenhäusern und Gesundheitseinrichtungen.
  • Einzelhandel: Für eine effiziente Bestandsverwaltung und Abrechnung.
  • Logistik: Für die automatisierte Bearbeitung von Transport- und Lieferrechnungen.

Wenn Sie sich für eine Lösung entscheiden, die auf Ihre Branche zugeschnitten ist, holen Sie das Beste aus der E-Invoicing-Software heraus.

UBL-Rechnungen in TimeChimp verwenden

In TimeChimp können Sie ganz einfach eine erstellen UBL-Rechnung erstellen. Nachdem Sie die Rechnung in TimeChimp erstellt haben, können Sie sie sofort versenden. Wählen Sie während des Versandvorgangs aus, dass Sie auch eine UBL-Rechnung hinzufügen möchten. Zusätzlich zur Rechnung in PDF-Form generiert das System dann eine XML-Datei, die an die E-Mail angehängt wird. Diese Datei wird sicher gesendet und direkt an den Kunden gesendet.

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