8 voordelen van TimeChimp in de bouw

Eerder schreven wij een uitgebreide analyse met als centraal thema tijdmanagement in de bouw. Hierin concludeerden we dat eigenlijk alle werknemers, los van de rol die zij vervullen binnen de organisatie, het met elkaar eens zijn: een winstgevende bedrijfsvoering begint met inzicht in bestede tijd. De realiteit leert ons echter dat urenregistratie vaak nog wordt gezien als administratieve last en een ‘moetje’.

Het gebruik van TimeChimp in de bouw maakt urenregistratie eenvoudig én overzichtelijk. Wij snappen dat de meeste ondernemers uit de bouw zelf ook nog op de bouwplaats staan. Vanuit dat uitgangspunt hebben wij een maatoplossing ontwikkeld voor bouwbedrijven. In lijn met onze filosofie stond tijdens de ontwikkeling eenvoud centraal, voor zowel de medewerkers als het management. Onze urenregistratie software brengt verschillende voordelen, die we in dit blog zullen toelichten.

1. Registreren van uren, maar ook uitgaven en ritten

Met TimeChimp kun je eenvoudig de uren bijhouden. Niet alleen gewerkte uren, maar ook ziekte, verlof en overuren. Naast de uren kun je ook de gemaakte uitgaven bijhouden per klant/project. Denk hierbij aan verschillende bouwmaterialen of het inzetten van machines. Zo kun je gemakkelijk bijhouden of je binnen budget blijft. En eventuele extra inzet/aanschaf van machines/materialen registreren en doorbereken aan de klant. Daarnaast bieden we de mogelijkheid om je ritten te registreren. Je kunt een standaardtarief per kilometer gebruiken voor al je klanten of per klant een afzonderlijk tarief hanteren, de keuze is aan jou. Maak je veelal dezelfde uren op een project? Of rij je vaak dezelfde rit in een bepaalde periode? Dan kun je ze eenvoudig kopiëren en heb je jouw administratie voor de week binnen no-time geregeld. Scheelt weer tijd en moeite.

2. Inzicht in verschillende projecten

Dat het belangrijk is om inzicht te hebben in de winstgevendheid van je organisatie is natuurlijk logisch. Maar waar komt die winstgevendheid precies vandaan? Mensen zijn immers geen robots (gelukkig maar). Het is niet altijd even makkelijk om te zien of er bepaalde klanten, projecten, activiteiten of medewerkers zijn die intrinsiek winstgevender zijn dan andere. Met het gebruik van projecten binnen TimeChimp kun je de progressie van de opdracht nauwkeurig volgen. Blijf je binnen je budget, lijkt het erop dat de opdracht uit gaat lopen, worden er veel extra kosten gemaakt, etc. En de hamvraag is dan vooral: waar ligt dat aan? Allemaal vragen die je kunt beantwoorden door te beginnen met online urenregistratie. Het gebruik van projecten geeft eigenlijk drie verschillende voordelen. Allereerst kun je nauwkeurig verschillende fases van een bouwproject bijhouden. Dit begint bijvoorbeeld in een oriënterende en onderzoekende fase, daarna de bouwfase en eindigt bijvoorbeeld met de oplevering. Daarnaast kun je ook het eventuele onderhoud en onvoorziene omstandigheden inzichtelijk maken. Eigenlijk elke fase in de bouw die je maar kunt voorstellen. Inzicht in deze verschillende fases zorgt ervoor dat je kunt voorspellen of je wel of niet op schema ligt of binnen budget blijft. Niet alleen waardevol, maar zelfs noodzakelijk voor een gezonde bedrijfsvoering. Want zo kun je tijdig bijsturen en nare gevolgen voorkomen. Dit geeft enerzijds rust, maar anderzijds ook vertrouwen bij de klant. Een win-winsituatie!

3. Uren (laten) goedkeuren

In de bouwsector worden uren eigenlijk op twee verschillende manieren goedgekeurd. Allereerst kan dit intern gebeuren. Dit betekent dat jouw werknemers uren op een bepaald project schrijven die vervolgens door een projectmanager geaccordeerd worden. Niets meer en niets minder. Zo hou je een vinger aan de pols en kun je medewerkers ook direct een bericht sturen indien bepaalde uren niet kloppen. Binnen TimeChimp is dit een eenvoudig proces. Medewerkers schrijven hun uren op een bepaalde klant, project en/of activiteit en kunnen hun uren direct digitaal aanbieden aan de projectmanager. Deze krijgt de aangeboden uren in een eenvoudig overzicht te zien en kan deze vervolgens weer digitaal goedkeuren. Fluitje van een cent dus.

De tweede mogelijkheid is het extern goedkeuren van uren. Het komt regelmatig voor dat de klant inzicht wil in de progressie van het project. Dit inzicht kun je verschaffen via ons Klantenportaal, waarbij de klant bepaalde zaken kan inzien. Bijvoorbeeld het aantal uur dat besteed is of welke kosten er gemaakt zijn. Je bepaalt zelf welke data de klant kan inzien. Scheelt je weer een aantal belletjes van de klant. Verder moet de klant vaak de gemaakte registraties goedkeuren. Dit kunnen de gemaakte uren zijn, maar ook uitgaven en ritten. Via het klantenportaal kan de klant eenvoudig alles goedkeuren. Dat scheelt niet alleen tijd, maar ook discussie achteraf. En zo kun je ook nog eens sneller je factuur versturen.

4. Integreer TimeChimp met jouw workflow

Ieder bedrijf werkt anders. Bij veel bedrijven heeft iedereen inzicht in alle projecten, maar als de organisatie groter wordt wil je niet iedereen betrekken bij alle projecten. Dit gaat ten koste van de focus. Daarom hebben wij een rechtenstructuur ontwikkeld. Zoals BAM Infra zegt: “met het gebruik van TimeChimp kunnen we goed onderscheid maken tussen beheerder, goedkeurder en registreerder”. Kortom, de juiste personen krijgen inzicht in de juiste gegevens en iedereen weet wat van hen verwacht wordt.

Daarnaast zijn de meeste mensen die in de bouw werken aanwezig op locatie. Vaak ook de projectmanager of zelfs de eigenaar. Wij snappen dat je niet altijd een laptop bij je hebt om uren te registreren. Maar een mobieltje heeft iedereen tegenwoordig wel altijd bij zich. Daarom hebben we ook een app beschikbaar voor zowel iPhone gebruikers als Android gebruikers. Via de app kan iedereen zijn uren registreren, uitgaven declareren en ritten noteren. Of zelfs automatisch de afstanden laten invullen via de gps. Ook hebben we een desktop app en kun je gewoon registreren via alle webbrowsers. En om het nog makkelijker te maken kun je achteraf altijd nog bepaalde registraties corrigeren of zaken toevoegen. Handig als je een keer wat vergeten bent of in de haast hebt ingevuld.

5. Exportfuncties

Voor de projectcontrollers bij BAM Infra was het een doorslaggevende functionaliteit: de exportfunctie naar Excel. Zij draaien veel analyses en rapportages in Excel en wij kunnen ons voorstellen dat bijvoorbeeld jouw accountant ook de voorkeur geeft aan een CSV of Excel-bestand van bepaalde gegevens. In onze tool creëer je daarom heel eenvoudig verschillende overzichten en maak je met 1 klik op de knop een export naar CSV, XLSX of PDF.

6. Makkelijk te implementeren

Ten eerste kun je TimeChimp gewoon gratis proberen. Dat vinden we belangrijk, omdat je op die manier zelf kunt ervaren dat onze tool je veel tijd en geld kan besparen. Zonder direct aan een abonnement vast te zitten. Onze tool spreekt voor zich, maar mocht je toch hulp nodig hebben staan onze consultants voor je klaar. Zo helpen zij je onder andere met het implementeren van de juiste workflow in TimeChimp. Het opzetten dan de tool is zo gepiept!

7. Koppelingen

In jouw bedrijf zullen hoogstwaarschijnlijk verschillende administratieve processen naast elkaar lopen. Koppel TimeChimp eenvoudig aan jouw favoriete software en zorg dat je nog maar op één plek uren hoeft te registreren. TimeChimp koppelt met CRM pakketten, verschillende boekhoudprogramma’s en salarispakketten. Denk hierbij aan Salesforce, AFAS, Exact Online, Nmbrs en Loket.nl.

8. Samenwerking

BAM Infra bevestigt dat wij de samenwerking met onze klanten zeer belangrijk vinden: “Onze samenwerking met TimeChimp is erg goed. Wij kunnen feedback leveren waar ze absoluut voor open staan en vaak snel wordt opgepakt. Ook reageren ze snel op vragen die we per mail of via de chat sturen”. Het is onze missie om werknemers bij organisaties blijer te maken door ze productiever en efficiënter te laten werken. Dit is alleen mogelijk door nauw klantcontact en een goede samenwerking. Onze support staat te allen tijde klaar voor alle vragen die jij of je medewerkers hebben. Of je nou klant of (nog) geen klant bent.

Kortom, online urenregistratie is de beste manier om inzicht te krijgen in bestede tijd. Of je organisatie nu 5, 25, 100 of 1500 medewerkers heeft. Met TimeChimp zorg je dat je nooit meer gedoe hebt met onleesbare urenbriefjes of ingewikkelde Excel sheets. Neem het initiatief en krijg weer grip op je organisatie door inzicht te krijgen in de effectiviteit en productiviteit binnen het bedrijf. Start een gratis proefabonnement of lees meer informatie over urenregistratie in de bouw.