Projekt-Cashflow berechnen: Formel & Beispiel für einfache Analysen

Einsicht in den Cashflow pro Projekt kann je nach Unternehmensstruktur das Finanz- und Projektmanagement erheblich vereinfachen. Deshalb erklären wir in diesem Blogpost genauer, wie du einen projektbasierten Cashflows berechnen kannst, welche Formel dir dabei hilft und zeigen anhand eines Beispiels, wie die Cashflow-Analyse und Kapitalflussrechnung auf Projektebene funktioniert.

Inhalt:

1. Wann sollte man einen projektbasierten Cashflow berechnen?
2. Projekt-Cashflow berechnen: Formel
3. Kapitalflussrechnung & Cashflow-Analyse: Beispiel
4. Abschließende Tipps

Wann sollte man einen projektbasierten Cashflow berechnen?

Die Berechnung des projektbasierten Cashflows kann dazu beitragen, die allgemeine Cashflow-Analyse im Unternehmen zu verbessern. Das ist vor allem dann der Fall, wenn du in typischen Projektarbeit-Branchen wie IT, Beratung oder Zeit- und Leiharbeit tätig bist. Durch den zusätzlichen Einblick in die finanzielle Leistung des Unternehmens auf Projektebene erleichterst du deine Finanz- und Projektplanungsprozesse.

Mit der Cashflow-Berechnung für jedes Projekt siehst du auf einen Blick, welche Projekte einen positiven oder negativen Cashflow generieren. Diese Informationen kannst du nutzen, um schnell und einfach Entscheidungen im Hinblick auf zukünftige Investitionen und Projekte zu fällen.

Du kannst im Nu bewerten, wie es um die Rentabilität unterschiedlicher Projekte steht und Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren. Solch detaillierte Einblicke in die finanzielle Leistung der einzelnen Projekte ermöglichen es dir als Team- oder Projektleiter, gezielte Maßnahmen zu ergreifen, von denen auch die Gesamtperformance des Unternehmens profitiert.

Projekt-Cashflow berechnen: Formel

Um den projektbasierten Cashflow zu berechnen, müssen die erwarteten Einnahmen und Ausgaben des Projekts identifiziert werden.

Beispiele für Projekteinnahmen:

• Zahlungseingänge durch den Kunden (Abonnement, bezahlte Rechnungen, Anzahlungen, etc.)
• Investiertes Eigenkapital

Beispiele für Projektausgaben:

• Materialaufwendungen
• Personalkosten (geleistete Stunden x Stundensatz pro Mitarbeiter)
• Miete / Leasing von Fahrzeugen, Werkzeugen, Räumlichkeiten, etc.

Anschließend führst du die Kapitalflussrechnung durch, indem du die Differenz zwischen den Einnahmen und Ausgaben ermittelst. Der Prozess ist also recht simpel. Um den Cashflow zu berechnen, brauchst du nur diese Formel:

Cashflow = Einnahmen – Ausgaben

Tipp: Du kannst dieselbe Berechnung auch für einzelne Unterprojekte durchführen und mit der Gesamtperformance des Hauptprojekts vergleichen, um Schwachstellen zu identifizieren. Oder du machst eine Cashflow-Analyse für alle Projekte eines bestimmten Kunden, um zu bewerten, ob die allgemeine Zusammenarbeit rentabel ist.

Kapitalflussrechnung & Cashflow-Analyse: Beispiel

Es ist wichtig, dass du alle Kosten des Projekts zu berücksichtigst, einschließlich aller direkter und indirekter Kosten. Direkte Kosten sind etwa Materialkosten, Arbeitskosten und andere direkte Ausgaben, die direkt mit dem Projekt verbunden sind. Indirekte Kosten wiederum sind wiederkehrende Ausgaben wie Verwaltungskosten oder allgemeine Betriebskosten. Indem du all diese Kosten gegenüberstellst, führst du eine Kapitalflussrechnung mit der oben genannten Formel durch.

Hier erklären wir eine einfache projektbasierte Kapitalflussrechnung anhand eines Beispiels:

Deine Baufirma plant den Bau eines Bürogebäudes für einen Großkunden. Die geschätzten direkten Kosten für das Projekt betragen 500.000 Euro, während die geschätzten indirekten Kosten 100.000 Euro betragen. Das Unternehmen erwartet, dass das Gebäude innerhalb von zwei Jahren fertiggestellt wird und in dieser Zeit Einnahmen von 1 Million Euro generiert.

Um den Cashflow zu berechnen, subtrahierst du die geschätzten Kosten vom erwarteten Einkommen:

Cashflow = 1.000.000 Euro – (500.000 Euro + 100.000 Euro) = 400.000 Euro

Bei diesem Projekt beträgt der Cashflow 400.000 Euro.

Dann kannst du eine Cashflow-Analyse durchführen und berechnen, ob das Projekt innerhalb des aktuellen Zeitplans rentabel ist.

Ein gesunder Cashflow bedeutet im Grunde genommen, dass du während der Projektumsetzung deinen finanziellen Verpflichtungen nachkommen kannst. Deshalb erstellst du eine Cashflow-Analyse, bevor du ein Projekt annimmst. Aus dieser Analyse sollte klar hervorgehen, wann du welche Zahlungseingänge und -ausgänge erwartest. Diese Bilanz sollte positiv sein, da du sonst in finanzielle Schwierigkeiten geraten könntest. Es gehen mehr Unternehmen aufgrund negativer Cashflows pleite als aufgrund niedriger Gewinnmargen.

Wenn sich die Bilanz als negativ herausstellt, kannst du das Projekt ablehnen oder im Voraus zusätzliche finanzielle Mittel beschaffen, indem du Eigenkapital einsetzt oder einen Unternehmenskredit aufnimmst.

Während des gesamten Projekts verfolgst du anschließend den monatlichen Cashflow und führst zwischenzeitliche Cashflow-Analysen durch. Dafür ist es wichtig, dass alle finanziellen Mittel sorgfältig erfasst werden.  Dokumentiere also alle Ein- und Ausgaben des Projekts wie in dieser Abbildung:

Tipp: Nutze ein projektbasiertes Zeiterfassungstool mit Ausgabentracker, um all deine Projektkosten laufend zu erfassen. So verlierst du dich am Monatsende nicht in zahlreichen Stundenzetteln und Belegen, sondern hast alle Daten für deine Cashflow-Analyse im Handumdrehen zur Hand.

Tipps für die Umsetzung

Du hast jetzt alle nötigen Infos, um den projektbasierten Cashflow zu berechnen und so noch bessere Einsicht in die Performance deines Unternehmens zu bekommen. Doch bevor du deine Cashflow-Analyse durchführst, solltest du für die nötige Grundstruktur im Projektmanagement-Prozess sorgen. Denn ohne einen smarten Workflow und zuverlässig erfasste Daten wird die Kapitalflussrechnung für deine Projekte zum puren Chaos.

Du kannst dir allerdings viel Zeit und Nerven sparen, wenn du eine projektbasierte Tracking-Software nutzt. Hier ein Überblick, wie dir ein multifunktionales Zeiterfassungstool wie TimeChimp helfen kann:

• Erfasse Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter pro Projekt, Aufgabe oder Kunde und berechne automatisch alle anfallenden Personalkosten über festgelegte Stundensätze.
• Nutze den Ausgabentracker in der mobilen Time Tracking App, um jederzeit und überall deine Projektkosten zu erfassen.
• Erledige Projektplanung & -controlling im selben Tool: Lege finanzielle und/oder zeitliche Budgets für (Unter-)Projekte fest und behalte den Status während des gesamten Projektzeitraums im Blick.
• Teile den aktuellen Projektstatus über ein Kundenportal mit deinen Geschäftspartnern und lass geleistete Arbeitsstunden sowie anfallende Projektkosten vom Kunden genehmigen.
• Erstelle ganz unkompliziert elektronische Rechnungen direkt aus dem Projekt-Dashboard heraus und sorge so für eine schnellere Abrechnung sowie einen gesunden Cashflow.
• Verknüpfe weitere Business-Tools mit TimeChimp und synchronisiere alle Daten für eine reibungslose Lohnabrechnung und Buchhaltung.

Du willst dich selbst überzeugen? Starte noch heute dein kostenloses Probeabo und teste TimeChimp 14 Tage lang ganz ohne Bindung. Easy does it.

Wir wünschen dir viel Erfolg bei der projektbasierten Cashflow-Berechnung!