Zeitmanagement verbessern: 4 Tipps & Methoden

Du suchst nach einfachen Zeitmanagement-Tipps und Methoden, um deine Produktivität zu verbessern? Keine Sorge. Als Zeitmanagement-Experten wissen wir bei TimeChimp genau, wie du mit einfachen Mitteln das Meiste aus deinem Arbeitstag holst.

4 einfache Zeitmanagement-Tipps für mehr Produktivität

Die Suche nach Zeitmanagement-Tipps führt oft zu einer Vielzahl an Ratschlägen und man verliert schnell die Übersicht. Mit diesen 4 Tipps kannst du dein persönliches Zeitmanagement einfach und schnell verbessern und eine solide Basis für nachhaltige Leistungssteigerung legen.

1. Klare Ziele setzen

So selbstverständlich wie das Setzen von Zielen auch klingen mag, in der Praxis scheitern hier bereits viele. Nutze die SMART-Methode, um eine klare Richtung in deiner Arbeit einzuschlagen.

• S – Spezifisch (specific): Formuliere dein Ziel so klar wie möglich und vermeide vage Aussagen.
• M – Messbar (measurable): Benutze immer quantitative bzw. qualitative Kennzahlen, die sich vergleichen lassen.
• A – Attraktiv (achievable): Ein positiv formuliertes Ziel mit einem klaren „Wie“ und „Warum“ ist ein attraktives Ziel.
• R – Realistisch (realistic): Stecke deine Ziele nicht zu hoch, sonst entsteht schnell Frustration. Ein gesundes Level an Herausforderung motiviert allerdings.
• T – Terminiert (time-bound): Setze deine Ziele immer in einem klar definierten und verbindlichen Zeitraum.

Weitere Informationen: SMART-Ziele Beispiele für Unternehmen

2. Plane voraus

Wenn du dir klare Ziele setzt, musst du auch deine Arbeitszeit im Voraus planen. So legst du automatisch Prioritäten fest und kannst kleine Zwischenziele oder Meilensteine planen, um motiviert zu bleiben. Plane dabei auch immer genügend Puffer-Zeiten ein, damit du nicht von Zwischenfällen und unvorhergesehenen Aufgaben aus der Bahn geworfen wirst. Die Faustregel hier lautet, dass du dir nur 60 % deines Arbeitstages verplanen solltest. Falls du merkst, dass du mehr schaffst, kannst du deine Planung natürlich jederzeit aktualisieren.

3. Nicht jeder Tag ist perfekt

Wer kennt es nicht: An manchen Tagen läuft man ständig gegen eine (symbolische) Wand und kommt einfach nicht weiter – aber das ist normal! Akzeptiere, dass du nicht jeden Tag 100 % geben kannst und dass es in Ordnung ist, Grenzen zu haben. Genau aus diesem Grund hast du bei deiner Planung ja mit Puffern gearbeitet. Wenn du also bereits seit Stunden an einer scheinbar unlösbaren Aufgabe sitzt und den Überblick verloren hast, genehmige dir eine Pause. Gehe an die frische Luft oder mache etwas früher Feierabend, du kannst die Zeit locker nachholen. Morgen ist ein neuer Tag mit neuer Energie und oft reicht dann ein frischer Blick auf das Problem, um schnell eine Lösung zu finden.

PS: Die Pause hat nicht geholfen und du steckst immer noch fest? Nutze die Schwarmintelligenz deines Teams und frage deine Kollegen um Rat.

4. Finde deinen persönlichen Zeitmanagement-Typen

Je nachdem, welcher Zeitmanagement-Typ du bist, benötigst du eventuell etwas andere Ansätze. Die folgenden 4 Typen haben unterschiedliche Probleme im Zeitmanagement und benötigen unterschiedliche Methoden, um diese zu lösen:

• Der Hilfsbereite: Du hilfst deinen Kollegen gerne und nimmst ständig neue Aufgaben auf Kosten deiner aktuellen To-do-Liste an.
  Tipp: Lerne „Nein“ zu sagen und delegiere Aufgaben mithilfe der Eisenhower-Methode.
• Der Aufschieber: Bei komplexen Aufgaben verlierst du schnell den Überblick und schiebst die Arbeit auf, weil du Angst vorm Scheitern hast.
  Tipp: Lege besonders Wert auf eine detaillierte Planung mit vielen Meilensteinen und kleinen Aufgaben-Häppchen. Die ABC-Analyse oder Timeboxing können dir dabei helfen.
• Der Macher: Du verschwendest keine Zeit und möchtest am liebsten alles sofort und alleine erledigen. Das führt zu einer höheren Fehlerquote und Überlastung.
  Tipp: Setze dir klare Prioritäten und übergib unwichtige oder zeitlich flexible Aufgaben an deine Kollegen. Eine Kombination aus Eisenhower-Methode und ABC-Analyse könnte das richtige für dich sein.
• Der Detaillierte: Du bist ein wahrer Perfektionist und erlaubst dir keine Fehler. Dadurch verwendest du unnötig viel Zeit für eine Aufgabe und verpasst Deadlines.
  Tipp: Plane dir mit Timeboxing bzw. Timeblocking fixe Zeiträume für die Bearbeitung einer Aufgabe ein und halte dich daran. Hinterfrage außerdem regelmäßig, ob der Detaillierungsgrad wirklich zu einem relevant besseren Ergebnis führt.

Die 3 besten Zeitmanagement-Methoden

Angepasst an deinem Zeitmanagement-Typen haben wir hier 3 beliebte und effektive Zeitmanagement-Methoden vorbereitet.

Eisenhower-Methode: Prioritäten setzen & Delegieren

Das Eisenhower-Prinzip ist eine Zeitmanagement-Methode, die nach dem US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt ist. Eisenhower hat seine Aufgaben über die folgende Matrix priorisiert:

A: Sofort selbst erledigen.

B: Planen und später selbst erledigen.

C: Delegieren.

D: Verwerfen, zumindest temporär. Zu einem späteren Zeitpunkt kann eine D-Aufgabe durch das Näherrücken einer Deadline auch zu einer C-Aufgabe werden.

ABC-Analyse: einfaches Zeitmanagement mit klaren Prioritäten

Ähnlich wie das Eisenhower-Prinzip dient die ABC-Analyse dazu, dein Zeitmanagement mittels klarer Prioritätensetzung zu verbessern. Bei der Bewertung der Priorität einzelner Aufgaben eines Projekts stellst du dir die folgenden zwei Fragen:

• Wie wichtig ist die Aufgabe für das Erreichen meiner Ziele?
• Wie viel Zeit muss in diese Aufgabe investiert werden?

Danach erstellst du einen Projektplan und teilst dir die Zeit basierend auf diesen Prioritäten ein:

• A: Sehr wichtige Aufgaben, um meine Ziele zu erreichen. (z. B.: Produktentwicklung) → 60 %
• B: Weniger wichtige, aber trotzdem relevante Aufgaben. (z. B.: monatliches Projektcontrolling) → 25 %
• C: Routineaufgaben. (z. B.: E-Mails beantworten) → 15 %

Timeboxing vs. Timeblocking: Zeitpläne erstellen & befolgen

Timeboxing und Timeblocking sind sehr ähnliche Zeitmanagement-Methoden. Bei beiden erstellst du einen Zeitplan für deine Aufgaben, der Unterschied liegt allerdings darin, worauf du dich fokussierst.

Timeboxing → Wie lange arbeite ich an einer Aufgabe?
Setze dir ein zeitliches Limit für die Arbeit an einer Aktivität, egal wann du damit anfängst. Halte dich mit der Hilfe von Arbeitszeiterfassung konsequent daran.

Timeblocking → Wann arbeite ich an einer Aufgabe?
Lege fest, wann du an welcher Aufgabe arbeitest. Du kannst dir dafür Blöcke in deinem Terminkalender einplanen. Logischerweise ist Timeblocking ohne Timeboxing nicht wirklich möglich, da du beim Planen deiner Blöcke eine zeitliche Begrenzung brauchst.

Wir wünschen dir viel Erfolg mit unseren Zeitmanagement-Tipps und Methoden!