Scrum-Projektmanagement + Zeiterfassung = ein perfektes Match?

Scrum-Projektmanagement ist eine beliebte Methode, die auf dem Agile-Framework basiert. Agiles Arbeiten wird vor allem in der Entwicklung und Verwaltung von Software angewendet. Das Hauptziel ist, kundenorientiert zu arbeiten. Dafür werden Projekte schrittweise durchgeführt, was die Planung übersichtlicher macht. So gibt es zwar mehr Deadlines, aber man hält sie dafür auch leichter ein.

Mittlerweile wird die Scrum-Methode in zahlreichen Branchen angewendet: in der Produktion, Unternehmensberatung und sogar im Bildungs- oder Gesundheitswesen. Im folgenden Blogpost findest du alle Infos rund um Scrum-Projektmanagement, Anwendungsbereiche der Methode und der Rolle von Zeiterfassung für Scrum-Teams.

Was ist agiles Projektmanagement?

Das Agile-Framework, auf dem auch die Scrum-Methode basiert, ist eine Herangehensweise im Projektmanagement, bei der Agilität, Flexibilität, Kundenorientierung, Selbstorganisation, Zusammenarbeit und kontinuierliche Verbesserung im Mittelpunkt stehen.

Im Gegensatz dazu steht das traditionelle Projektmanagement, bei dem ein Projekt erst vollständig geplant und dann vollständig ausgeführt wird. Im agilen Projektmanagement arbeitet ein Team schrittweise und strebt danach, kontinuierlich Wert für Kunden zu liefern. Der Prozess zeichnet sich durch die Aufteilung von Projekten in kurze schnelle Perioden (=Sprints) aus, wodurch man regelmäßig reflektieren und Erkenntnisse aus den einzelnen Projektabschnitten ziehen kann. Die Ergebnisse werden dem Kunden am Ende jedes Sprints präsentiert, sodass dieser am gesamten Prozess beteiligt ist und Feedback geben kann.

Das Agile-Framework umfasst verschiedene Methoden, von denen Kanban, Extreme Programming (XP) sowie Scrum-Projektmanagement die bekanntesten sind. Obwohl sich diese Ansätze alle leicht unterscheiden, basieren sie alle auf den grundlegenden Merkmalen von agilem Projektmanagement. In den folgenden Absätzen befassen uns heute genauer mit der Scrum-Methode im agilen Projektmanagement.

Was ist Scrum und wie funktioniert die Methode?

Scrum ist eine Methode im Projektmanagement, die in den frühen 90er Jahren entwickelt wurde. Die Erfinder Jeff Sutherland und Ken Schwaber sprachen erstmals während der OOPSLA-Konferenz 1995 in Texas darüber, was ihnen die Implementierung von Scrum gebracht hatte. Scrum legt den Fokus auf Flexibilität, Zusammenarbeit, schnelle Reaktionsfähigkeit und das Feedback des Kunden. Die kurzen Sprints werden in zwei bis maximal vier Wochen durchgeführt, wobei die Kundenorientierung im Mittelpunkt steht.

Am Ende jedes Sprints präsentiert das Scrum-Team seine Ergebnisse. Das fördert sowohl die Transparenz als auch die aktive Beteiligung des Kunden. So erhält das Scrum-Team wertvolles Feedback in regelmäßigen Abständen, welches in den nächsten Sprints berücksichtigt wird. Ist der Kunde nicht zufrieden oder will er das Projekt aufgrund der Einsichten plötzlich ändern, hat das Team „nur“ zwei Wochen verloren.

Wer ist in einem Scrum-Team?

• Product-Owner: Diese Person ist verantwortlich für das Produkt, bestimmt die Prioritäten und verwaltet in Absprache mit dem Kunden und anderen Stakeholdern die Wunschliste (Backlog). Während das Team „sprintet“, bereitet der Product-Owner den nächsten Sprint vor.
• Scrum-Master: Die Definition der Rolle lässt sich nicht mit „Projektmanager“ übersetzen, weil die Person hauptsächlich ein Prozessbegleiter und Coach ist. Ein Scrum-Master erleichtert die Arbeit, indem er etwa administrative Prozesse übernimmt, erstellt aber keine Pläne. Tritt allerdings ein Problem auf, das nicht vom Team selbst gelöst werden kann, wird das weitere Vorgehen vom Scrum-Master bestimmt.
• Entwickler: Scrum-Entwickler sind die Fachleute, die am Produkt arbeiten. In der IT-Branche handelt es sich hierbei häufig um Designer oder Softwareentwickler. Wie viele Entwickler in einem Scrum-Team arbeiten und welche Kompetenzen sie mit sich bringen, hängt natürlich vom Produkt oder Projekt ab.

Gut zu wissen: Personen aus verschiedenen Abteilungen sind im Scrum-Team vertreten. Vorzugsweise sind Scrum-Master und Product-Owner keine direkten Vorgesetzten der Entwickler.

Wie läuft ein Scrum-Sprint ab?

Wenn du mit Scrum-Projektmanagement arbeitest, teilst du das Projekt wie bereits erklärt in mehrere, gleich lang andauernde Sprints auf. Die optimale Dauer eines Sprints liegt zwischen zwei und maximal vier Wochen. Das Projekt erhält also einen festen Produktionsrhythmus, wodurch wichtige Phasen für das Team klar erkennbar sind.

1. Sprint-Planning (erster Tag des Sprints)

Das gesamte Scrum-Team ist beim Sprint-Planning anwesend. Die Organisation übernimmt der Product-Owner, während der Scrum-Master für einen geordneten Ablauf und Moderation sorgt. Wenn Stakeholder teilnehmen, nehmen diese eine passive Rolle ein. Plane nicht mehr als acht Stunden für dieses Meeting ein und legt darin gemeinsam das Sprintziel sowie die Aufgabenverteilung fest.

Orientiert euch dafür an diesen drei Fragen:

• Warum ist dieser Sprint wertvoll?
  Das Team legt das Sprintziel fest, das vom Product-Owner an die verschiedenen Stakeholder kommuniziert wird.
• Was kann im nächsten Sprint geliefert werden?
  Der Product-Owner verwaltet die Inhalte im Backlog und legt die Prioritäten fest. So kann er gemeinsam mit dem Team entscheiden, welche Aufgaben aus dem Backlog in das aktuelle Sprint-Log aufgenommen werden.
• Wie wird die Arbeit verteilt und ausgeführt?
  Product-Owner und Scrum-Master überlassen diesen Teil vollständig dem Team. Die Entwickler teilen also selbstständig die Tätigkeiten untereinander auf.

2. Daily Scrum (kurzes tägliches Meeting)

In einem Standup-Meeting von maximal 15 Minuten zu Beginn des Arbeitstages, beantwortet jeder im Team die folgenden Fragen:

• Was habe ich seit dem letzten Daily Scrum erreicht?
• Was werde ich heute tun?
• Welche Probleme habe ich und brauche ich Hilfe vom Team?

Der Product-Owner ist bei diesen Meetings nicht anwesend. Der Scrum-Master hingegen plant die Meeting-Reihe und stellt sicher, dass es auch tatsächlich stattfindet. Er muss allerdings nicht zwingend dabei sein. Das Meeting ist vorrangig für die Entwickler und sie sind auch die Hauptverantwortlichen. Dabei müssen sie dem Scrum-Master keinen Bericht erstatten. Dafür steht der gegenseitige Informationsaustausch und das gemeinsame Lösen von Problemen im Fokus. Zu Beginn kann der Scrum-Master häufiger anwesend sein und das Meeting (wenn nötig) nach 15 Minuten abbrechen, damit der Zeitrahmen eingehalten wird. So lernt das Team, sich kurzzuhalten.

3. Sprint-Review (letzter Tag des Sprints)

Am Ende des aktuellen Sprints kommt das gesamte Scrum-Team mit dem Kunden und allen Stakeholdern zusammen. Der Product-Owner organisiert das Meeting, übergibt das Wort allerdings einem Entwickler, der das Ergebnis des Sprints präsentiert. Anschließend können alle Stakeholder können Feedback geben. Der Product-Owner überprüft schließlich, ob die restlichen Inhalte im Backlog immer noch relevant für den Kunden sind. Der Zeitrahmen für einen Sprint-Review liegt bei maximal vier Stunden, in der Praxis wird das allerdings kaum ausgereizt.

4. Sprint-Retrospective (letzter Tag des Sprints)

Bei der Sprint-Retrospective wird die Arbeit des Teams intern noch einmal unter die Lupe genommen: Können Prozesse verbessert werden? Welche Schmerzpunkte gab es in vergangenen Sprints, die vermieden werden können? Dafür solltest du nicht mehr als drei Stunden einplanen. Der Scrum-Master sorgt hier für eine offene, gesunde Diskussionskultur und sicherstellt, dass jeder zu Wort kommt.

Projektmanagement mit TimeChimp

Wo wird die Scrum-Methode eingesetzt?

Obwohl Scrum-Projektmanagement ursprünglich für die Softwareentwicklung konzipiert wurde, kann die Methode auch außerhalb des IT-Sektors eingesetzt werden. Die Grundsätze und Prozesse sind flexibel und können an verschiedene Arten von Projekten und Teams angepasst werden. Ein Scrum-Projekt kann zum Beispiel je nach Branche so aussehen:

• Produktion: Scrum kann im Produktionsprozess für Elektronik, Geräte, Kleidung oder Möbel eingesetzt werden. Das Team nutzt Sprints, um Prototypen zu erstellen, Feedback zu sammeln und das Produkt so schrittweise zu verbessern.
• Marketing: Bei der Planung und Durchführung von Marketingkampagnen kann das Team Sprints verwenden, um verschiedene Aspekte der Kampagne zu entwickeln. Das betrifft die Erstellung von Inhalten, das Design von Anzeigen, die Durchführung von Tests sowie die Analyse von Ergebnissen.
• Bildung: Scrum-Projektmanagement findet auch in Bildungseinrichtungen Einsatz. Die Methode gibt Lehrkräften die Möglichkeit, den Lehrplan gemeinsam kontinuierlich weiterzuentwickeln. Aber auch Studierende können Sprints nutzen, um Aufgaben und Ziele zu planen, an Projekten zusammenzuarbeiten und regelmäßige Statusberichte zu erstellen.
• Eventmanagement: Der agile Ansatz der Scrum-Methode ist bei der Organisation von Veranstaltungen wie Konferenzen, Messen oder Festivals nützlich. In den jeweiligen Sprints werden verschiedene Aspekte der Veranstaltung koordiniert: von Programm und Location, über Promotion und Kommunikation bis hin zur Logistik.
• Human Resources: Egal ob beim Recruiting neuer Mitarbeiter, der kontinuierlichen Leistungsbeurteilung oder der Entwicklung von Weiterbildungsprogrammen – auch hier kann in Sprints gearbeitet werden. Die HR-Abteilung kann so leichter spezifische Ziele und Aufgaben innerhalb dieser Prozesse erreichen.
• Unternehmensberatung: In Consulting-Unternehmen kann die Scrum-Methode für das interne Projektmanagement verwendet werden. Zusätzlich können Berater die Prinzipien von agilem Projektmanagement sowie die Scrum-Methode auch bei ihren Kunden implementieren.

Zeiterfassung + agiles Scrum-Projektmanagement

Bei dem vielen Gerede über Zeitrahmen stellt sich natürlich die Frage nach der Bedeutung von Zeiterfassung und -management im Scrum-Projektmanagement. Obwohl Scrum sich auf die Planung und Verwaltung von Aufgaben in Sprints konzentriert, kann der Faktor Zeit nicht außer Acht gelassen werden. Verlässliche Zeiterfassung hilft bei der Organisation und Überwachung von Aufgaben pro Sprint und Mitarbeiter und sorgt für Übersicht im gesamten Projekt. Hier einige Bereiche im agilen Projektmanagement, die durch gutes Zeitmanagement verbessert werden:

• Aufgabenmanagement: In einer projektbasierten Zeitmanagementsoftware können das Produkt- und Sprint-Backlog verwaltet werden. Über das Zeit- und Projektmanagement-Tool kann das Team Aufgaben erstellen und priorisieren, verantwortliche Entwickler zuzuweisen und Deadlines hinzuzufügen. Das Team hat so einen klaren Überblick über abgeschlossene und offene Aufgaben.
• Projektzeiterfassung: Das Erfassen von Arbeitszeiten pro Aufgabe und Sprint ist entscheidend für die Sprint-Retrospective und allgemeine Leistungsbeurteilung des Teams. Mithilfe der erfassten Daten kannst du den Projektfortschritt verfolgen und mögliche Probleme im Workflow des Teams einfacher identifizieren.
• Reporting: Indem du Projekt- und HR-Dashboards aus den erfassten Daten erstellst, hast du immer Einblick in den Fortschritt von Aufgaben und kannst deine Sprints visuell darstellen. Dein Team kann seine eigenen Leistungen einfacher analysieren und gewinnt Einsichten, um zukünftige Sprints besser zu planen. Die Dashboards können natürlich auch mit dem Kunden und anderen Stakeholdern geteilt werden.
• Workflow-Optimierung: In der Regel kannst du deine Zeitmanagementsoftware auch mit anderen Programmen, die bereits in deiner Organisation verwendet werden, synchronisieren. Über intelligente Integrationen verknüpfst mehrere abteilungsübergreifende Workflows und du steigerst so die Effizienz im gesamten Unternehmen.

Der Einsatz eines Zeiterfassungstools hilft im Scrum-Projektmanagement nachhaltig dabei, wiederkehrende Aufgaben besser einschätzen und planen zu können. So hältst du Deadlines leichter ein und ziehst aus den Daten wertvolle Erkenntnisse, die du in der Scrum-Retrospektive nutzen kannst.

Fazit: Digitale Zeiterfassung hilft Scrum-Teams zu wachsen

Der Erfolg von Scrum-Projektmanagement basiert auf der Selbstorganisation und Professionalität des Entwicklungsteams. Alle Entwickler bestimmen gemeinsam mit dem Product-Owner, was sie in einem Sprint liefern werden, erstellen die Planung, lösen Probleme selbst und verwalten den Fortschritt mit Unterstützung des Scrum-Masters.

Das Ziel ist es, aus jedem Sprint zu lernen. Wurden Aufgaben falsch eingeschätzt? Hat das Team gut zusammengearbeitet und einander ausreichend geholfen? Oder wurden Probleme unterschätzt? Dabei geht es nicht darum, einen Sündenbock zu finden. Stattdessen setzt das Team auf eine positive Fehlerkultur und sorgt gemeinsam dafür, dass sich Fehler nicht wiederholen. Durch die Scrum-Methode im Projektmanagement werden Teams nachhaltig besser aufeinander abgestimmt.

Sorge dafür, dass sich dein Scrum-Team optimal entwickeln kann und nutze eine Software für projektbasierte Zeiterfassung wie TimeChimp. Starte noch heute dein kostenloses Probeabo und entdecke, wie du den Backlog effizient verwalten sowie den Erfolg eines Sprints auf einen Blick evaluieren kannst. Easy does it.